Funktionen kontaktorder är designad för att hjälpa dig att bygga och stärka relationer genom varje steg i din kontakt med kunden. Kontaktorder är ett enkelt och smart CRM-system*.
Till exempel:
- Lägg in uppgifter om nya kunder.
- Vem har du pratat med hos kunden?
- Vad pratade ni om?
- När och hur länge?
- Skriv minnesanteckningar.
- Boka tid för besök och möten.
- Ladda upp dokument som t ex avtal, offerter och kravspec från kunder.
En stor fördel med funktionen är att du som säljare jobbar i samma system som övriga i gruppen/företaget. Det gör att t ex servicetekniker kan skapa en kontaktorder och skicka den vidare till dig direkt när en säljfråga uppstår vid ett kundbesök eller service eller tvärtom.
Men kontaktorder kan också användas helt fristående från andra orderfunktioner i systemet.
Sök kontaktorder
Klicka på denna knapp för att filtrera din sökning.
Exempel: välj de som är tilldelade dig, avgränsa på datum, kund mm.
Vill du använda samma filter fler gånger kan du välja att Spara inställningarna (längst ner till höger i rutan).
Så här gör du för att lägga till en ny kontaktorder:
Alternativ 1:
- Logga in på ditt konto.
- Gå till Utför > Kontaktorder.
- Tryck på knappen med +tecknet till höger om sökrutan.
- Fyll i de nödvändiga fälten.
- Klicka på Spara längst ned på sidan för att spara din nya kontaktorder.
Alternativ 2: Lägg till en ny kontaktorder direkt via en kund, anläggning eller serviceobjekt. Gå till Register, klicka på det register du vill söka i. När du hittat den aktuella kunden, anläggningen eller serviceobjektet scrollar du dig längst ner och klickar på knappen Lägg till så får du fram ett antal val. Uppgifterna för kunden, anläggningen och/eller serviceobjektet läggs automatiskt till i den nya kontaktordern.
Har du redan en arbets- eller serviceorder öppen så klickar du på kunds namn och kommer direkt till kundkortet.
Alla kontaktordrar kopplade till en kund visas när du gått in på kunden.
Kontaktordrar (KO) visas också i Att-göra-listan och där ser du eventuella bokningar för kontaktordern.
Listan över kontaktordrar sorteras på planerad datum.
Här går vi igenom de olika fälten på en kontaktorder
Ämne
Under ämne beskriver du vad kontakten gäller. Det kan vara sådant som Försäljning, Angående service av maskin, Potentiell kund, Erbjudande eller kanske vilket arbetsområde kunden verkar inom. Du bestämmer vad som passar dig bäst.
Fältet är obligatoriskt.
Kund
Skriv kundens namn i rutan. Sökfunktionen (klicka på förstoringsglaset) hjälper dig att leta rätt på befintliga kunder. Finns inte kunden med i listan skriver du kundens namn så läggs kunden till i Kundregistret automatiskt med de kontaktuppgifter du fyller i.
Fältet är obligatoriskt.
Anläggning
Skriv kundens anläggningsnamn om det är tillämpligt. Sökfunktionen (klicka på förstoringsglaset) hjälper dig att leta rätt på befintliga anläggningar. Finns inte anläggningen med i listan skriver du anläggningens namn så läggs anläggningen till automatiskt i Anläggningsregistret.
Serviceobjekt
Här kan du ange ett serviceobjekt om kontaktordern gäller ett sådant.
Kontaktperson
Här fyller du i information om din kontakt. Endast en kontaktperson kan läggas in här.
Status
Med ett administratörskonto ställer ni själva in vilka statusar just ni vill använda och behöver. Se mer under Information till administratörer nedan.
Status visas i listan över Kontaktordrar och i Att-göra-listan.
Anteckningar + tidsåtgång
Klicka på +Lägg till kontaktpunkt eller klicka på Ändra för att fylla i.
Här gör du dina noteringar kring samtalet/mötet, vad du och kunden pratat om, upplevelse av kontakten, klistrar in mailkonversationer osv.
För varje anteckning du gör loggas datum och tid och vem som skrivit. Du själv och dina kollegor ser lätt vad du har gjort i förhållande till kunden och när.
Tiden du anger här skickas automatiskt till din tidsrapport.
I fältet Tidsåtgång kan du ange tid i timmar för att få en uppfattning av tidsåtgången för kontaktordern. I dagsläget summeras inte timmarna. Kontakta oss gärna om det skulle finnas ett behov och intresse för det.
Bokningar
Bokningar använder du för att boka in nästa kontakttillfälle med kunden: digital kontakt i olika former, fysiska möten eller telefonkontakt. Har du t ex kommit överens om att ta kontakt med den potentiella kunden om ett halvår igen lägger du in en bokning om det. Bokningen ligger i din kalender och i din Att göra-lista, du får en påminnelse (notifikation) när det är dags. Du kan också tilldela uppgiften till en kollega i din grupp.
I vilken form du får notifikationer (i systemet, via e-post, vis sms…) och att kunna tilldela är rättigheter som du ställer in med ett admin-konto.
Dags att klicka på Spara!
Bifoga dokument, tilldela mm
Ladda upp dokument kopplade till ordern, visa på en karta var kontakten finns och tilldela kontaktordern till medarbetare.
Som för övriga ordrar får medarbetaren en notifikation att hen blivit tilldelad en order.
Dags att skriva avtal?
Utmynnar kontakten i en försäljning använder du funktionen Försäljningsorder. Här kan du läsa mer om det: Skapa en försäljningsorder.
Avsluta kontakten?
Fick du inte napp och vill avsluta kontaktordern? Klicka på Avsluta så avslutas och arkiveras ordern (detta markeras med en mörkblå färg som i systemet betyder utförd/fakturerad). Den finns kvar i listan över kontaktordrar och du kan alltid gå tillbaka och se dina anteckningar och andra uppgifter kring ordern. Ingen risk att tappa bort eller glömma vad du gjort! Dokumentationen finns kvar.
Information till administratörer – Inställningar för kontaktorder
Logga in med ett admin-login.
Förslag för Status anger du under Gruppinställningar – Modulinställningar – Kontaktorderinställningar.
Inställningar för listläge
Om ordrarna, som standard, ska vara sorterade på löpnummer bockar du i rutan. Standard är annars sortering på datum. Avslutade ordrar ligger alltid sist, oavsett ditt val här.
Rättigheter för användare som berör kontaktorder: Visa, Visa (endast) tilldelade, Ändra, Skapa, Ta bort, Tilldela, Tilldela sig själv, Ta bort uppladdade filer kopplade till kontaktordrar.
*CRM = Customer relationship management, eller kundvård, omfattar styrning, organisering och administration av kunder och kundrelationer i ett företag.