Denna dokumentation beskriver hur du importerar serviceobjekt till systemet genom att använda en Excel-fil. För att det ska gå smidigt är det viktigt att Excel-filen är korrekt formaterad och innehåller nödvändig information.
Tips
- Säkerhetskopiera befintliga data innan du gör en import. Det gör du via länken Exportera register eller genom Export-knappen under de olika registren (kund, objekt, artiklar mm)
- Testa med ett mindre antal rader först så du ser att du skapat filen korrekt.
Förberedelse av Excel-filen
Allmän struktur
- Rubrikrad: Den första raden ska innehålla kolumnrubriker som identifierar vilken data som finns i varje kolumn.
- Data: Efter rubrikraden följer rader med data för varje serviceobjekt som ska importeras.
Kolumnrubriker och accepterade namn
Tabellen nedan listar alla möjliga fält som kan inkluderas, tillsammans med accepterade kolumnrubriker. Rubrikerna är inte skiftlägeskänsliga och kan vara på svenska eller engelska.
Obligatoriska fält
Minst ett av följande fält måste anges för varje serviceobjekt:
| Fält | Accepterade kolumnrubriker |
| Kundnummer | kundnr, kundnummer, customerid |
| Kundnamn | kundnamn, customername, customer |
| Serienummer | serie nr, serienr, serialno, serienummer, serialnumber |
| Anläggningsintegrations-ID | integrationreference |
Om ingen av dessa fält är ifyllda för en rad, kommer den raden att ignoreras vid importen.
Valfria fält
| Fält | Accepterade kolumnrubriker |
| Maskinnummer | maskinnummer, machineno, machinenumber, maskinnr, placering |
| Installationsdatum | installationsdatum, installationdate, installation |
| År | year |
| Beskrivning | beskrivning, description |
| Modell | model, modell |
| Anläggningsnamn | namn, anläggning, facilityname, facility |
| Anläggningsbeskrivning | plats, anläggningsbeskrivning, facilitydescription |
| Anläggningskommentar | anläggningskommentar, facilitycomment |
| Anläggningsadress | facilityaddress, gatuadress |
| Anläggningspostnummer | facilitypostnumber, facilitypostalcode, postnr |
| Anläggningsort | facilitycity, facilityplace, ort |
| Anläggningsland | facilitycountry, land |
| Kontaktperson namn | teknisk ref, facilitycontactname, kontaktperson |
| Kontaktperson telefon | facilitycontactphone, tel |
| Kontaktperson e-post | facilitycontactemail, email |
| Kollisionsintervall (dagar) | kollisionsintervall, collisioninterval, facilitycollisioninterval |
| Servicemall namn | servicetemplatename, servicemall |
| Serviceintervall (dagar) Villkor: att du har angett Servicemallens namn. | dayinterval, servicedayinterval |
| Kommentar | comment |
| Drifttidsbaserad | runtimebased |
| Fast serviceintervall | fixedserviceintervals |
| Longitude | longitude |
| Latitude | latitude |
| Drifttid vid installation | runtimeatinstallation, hour counter, runtime hours |
| Antal serviceordrar att generera | numberofserviceorderstobegenerated |
| Föräldraserviceobjekt | parent, serviceobjectparent, parentserialno, serviceobjectparentserialno |
| Visa anpassad info | showcustominfo |
| Räknare | counters |
| Uthyrd till kundnummer | rentedto, rentedtoid, rentedtono |
| Föregående servicedatum | previousservicedate, lastservicedate, servicedate |
Egenskapade fält
Har du speciella fält som du vill ha med i importen?
Skapa dessa fält i Serviceobjektsinställningar respektive Anläggningsinställningar först. HÄR kan du läsa om hur du gör det.
- Ang. Serviceobjektets egenskapade fält: Kolumner ska ha samma rubrik som det fält du skapat. Rubriken ska vara unika, dvs inte finnas i listan ovan.
- Ang. Anläggningens egenskapade fält: Kolumnrubriken ska börjar med facility följt av fältets namn, t.ex. facilityCustomField där ”CustomField” är namnet på det fält du skapat.
Dataformat och värden
- Datumfält: Använd formatet ÅÅÅÅ-MM-DD eller ett annat giltigt datumformat.
- Booleska fält: Använd true/false, ja/nej, eller 1/0.
- Numeriska fält: Endast siffror, inga specialtecken eller bokstäver.
- Räknare: Om flera räknare anges, separera dem med semikolon ;, t.ex. Räknare1;Räknare2.
Steg-för-steg-guide för import
- Skapa eller uppdatera Excel-filen enligt ovanstående riktlinjer.
- Kontrollera kolumnrubrikerna så de matchar de accepterade rubrikerna.
- Fyll i nödvändig data för varje serviceobjekt. Kom ihåg att minst ett av de obligatoriska fälten måste anges.
- Spara Excel-filen i ett kompatibelt format, t.ex. .xlsx.
- Gå till sidan Gruppinställningar. Scrolla längst ner och klicka på länken Ladda upp register.
- Starta importprocessen genom att klicka på välj fil och leta reda på den förberedda Excel-filen på din dator.
- Uppladdningen startar direkt. Du behöver inte vänta på att processen ska slutföras utan kan gå vidare till annan funktion/sida.
- När uppladdningen är klar visas hur många rader som importerats. Står det t ex 25 av 26 har en rad/ett objekt inte kunnat laddas upp.
Varför kom objektet inte med?
- Vanliga fel är:
- Saknade obligatoriska fält.
- Felaktigt dataformat (t.ex. ogiltiga datum eller numeriska värden).
- Stavfel i kolumnrubriker som gör att fältet inte känns igen.
Exempel på Excel-fil
Här är ett exempel på hur en enkel Excel-fil kan se ut:
| kundnr | kundnamn | serienr | installationsdatum | beskrivning | servicetemplatename | dayinterval | comment |
| 1001 | Företag A | SN12345 | 2023-01-15 | Pump X | Standardmall | 90 | Ingen kommentar |
| 1002 | Företag B | SN67890 | 2022-12-01 | Ventil Y | Avancerad mall | 180 | Kräver specialservice |
Vanliga frågor
Fråga: Kan jag använda egna kolumnrubriker som inte finns med i listan?
Svar: Ja, kolumner som inte matchar de fördefinierade fälten kommer att tolkas som egenskapade fält för serviceobjektet. Om rubriken börjar med facility tolkas den som ett anpassat fält för anläggningen.
Fråga: Vad händer om jag lämnar valfria fält tomma?
Svar: Valfria fält kan lämnas tomma och kommer inte att påverka importen av de obligatoriska fälten.
Fråga: Hur hanteras datumformat under importen?
Svar: Systemet försöker tolka datum enligt standardformat. Om datumet inte kan tolkas korrekt kan det leda till fel under importen. Använd gärna formatet ÅÅÅÅ-MM-DD.
Support
Om du stöter på problem eller har frågor kring importfunktionen kontakta supportavdelning.
