När du vill anlita kollegor eller underleverantör som ska utföra arbeten åt ditt företag, men samtidigt ha all dokumentation tillgänglig i serviceprotokoll.se, kan du ansluta dem som en extern resurs.
En extern resurs ser bara den information som du tilldelat resursen, normalt de tilldelade arbetsordrarna, information om kunden och anläggningen.
En extern resursen kan inte skapa egna ordrar.
Kostnad
Kostnaden för en (1) licens för extern resurs är 250:-/mån. Genom att lägga till en extern resurs godkänner du den utökade debitering per månad.
Lägg till en ny extern resurs så här:
- Logga in med admin-kontot.
- Gå till Gruppinställningar, klicka på Lägg till ny extern resurs (längst ner på sidan).
- Fyll i ett användarnamn till resursen. Användarnamnet ska vara en giltig e-postadress.
- Läs igenom och acceptera användarlicensen.
- Klicka på Lägg till ny användare. Den externa resursen får ett e-postmeddelande med inloggningsuppgifterna. Se bild nedan.
- Nu kan du ställa in vilka rättigheter användaren/resursen ska ha i systemet. De rättigheter som inte alls är aktuella för en extern resurs är utgråade och alltså inte valbara.
Har du många externa resurser kan du skapa en mall för inställningarna. Läs mer om rättighetsmallar, längst ner på sidan Skapa och använda mallar. - Spara ändringarna.
Inaktivera/aktivera
Vilka externa resurser du lagt till ser du längst ner under Gruppinställningar > Användare genom att ordet (extern) anges efter användaren. Exempel: namn.namn @ oo-software.com (extern)
Vill du inaktivera en extern resurs klickar du på användarnamnet och väljer Inaktivera. Genom att inaktivera licensen för den externa resursen istället för att ta bort den behåller du all dokumentation över utfört arbete.
Vilka inaktiva externa resurser du har ser du längst ner under Gruppinställningar > Inaktiva. Ett inaktiverat konto debiterar vi inte för.
Vill du aktivera kontot igen klickar du på användarnamnet och väljer Aktivera.
