Försäljningsorder

Försäljningsorder (FO) kan skapas på flera sätt:

• under menyn Utför > Försäljningsorder. Klicka på +tecknet.
• från en kund i kundregistret
• via avtalet med kunden

Här är vi inne på ett Avtal. Längst ner finns knappen Generera försäljningsorder.

Här är vi inne på en kund i kundregistret. Längst ner finns knappen Lägg till en ny försäljningsorder.

Sök Försäljningsorder 

Sortera listan

Vill du ändra ordningen dra kategorierna dit du vill ha dem.

Vill du ta bort en kategori drar du kategorien till +tecknet (samma som du klickat på för att lägga till) och släpper kategorin där.

Här går vi igenom de olika fälten i den ordning de ligger när du skapar en försäljningsorder.

Undergrupp

Om ni använder funktionen undergrupper väljer du vilken undergrupp som ska kopplas till försäljningsordern.

Har ni lagt till egendefinierade fält för en undergrupp kommer de fälten automatiskt att läggas till försäljningsordern.

Kund

Skriv kundens namn i rutan. Sökfunktionen (klicka på förstoringsglaset) hjälper dig att leta rätt på befintliga kunder. Finns inte kunden med i listan skriver du kundens namn. Du får då frågan om du vill lägga till kunden. Svara ja så läggs kunden till automatiskt. Vill du direkt fylla i fler uppgifter om kunden klickar du på +Lägg till kund. En ny flik i din webbläsare öppnas där du kan fylla i alla uppgifter i ditt Kundregister.
Fältet är obligatoriskt.

Faktureras annan kund

Fältet aktiveras i Försäljningsorderinställningar. Kräver admin-rättigheter. Läs mer om hur faktureras annan kund här.

Anläggning

Skriv kundens anläggningsnamn. Sökfunktionen (klicka på förstoringsglaset) hjälper dig att leta rätt på befintliga anläggningar. Finns inte anläggningen med i listan skriver du anläggningens namn. Du får då frågan om du vill lägga till anläggningen. Svara ja så läggs anläggningen till automatiskt.
Vill du fylla i mer uppgifter än bara anläggningens namn direkt klicka på +Lägg till anläggning så öppnas en ny flik i din webbläsare. Fyll i uppgifterna i ditt Anläggningsregister. Spara uppgifterna, stäng fönstret och gå tillbaka till första fliken.
Skiljer sig faktureringsadressen från serviceobjektens adress ska en anläggning väljas eller läggas till.

Serviceobjekt

Serviceobjekt inlagda på kunden i kundregistret kommer upp när du sätter markören i rutan.

Finns inte serviceobjektet i listan kan du lägga till det genom att klicka på + Lägg till ett nytt serviceobjekt.

Säljare

Välj namn i listan om du vill tilldela ordern till en medarbetare (benämns säljare på ordern). Alla i er grupp finns med i listan. Efter namnet på säljaren anges ursprunget för försäljningsordern t ex ett Avtal.

Egendefinierat fält

Har ni skapat egendefinierade fält visas de här.
Egendefinierade fält skapas, med admin-rättigheter, i Gruppinställningar – Försäljningsorderinställningar. Läs mer om egendefinierade fält.

Kontaktperson/beställare

Här kan du antingen söka på kontaktpersoner/beställare för kunden/anläggningen eller lägga till ny kontaktperson/beställare. Uppgifterna sparas så du snabbt kan söka fram dem till nästa gång.

Status

Status visas i listan över försäljningsordrar. Status kan skapas på flera olika sätt.

• Om du inte skriver något här väljer systemet automatiskt status = Mottagen när du skapar en ny försäljningsorder. När du sedan klickar på Klar för fakturering och Fakturerad ändras också status.
• Du kan skriva in valfritt annat uttryck för status. Ditt egenvalda uttryck står kvar även om du klickat på Klar för fakturering och Markera som fakturerad.
• Skapar du en försäljningsorder via Avtal kommer namnet på avtalet samt aktuell avtalsperiod att synas som status. Exempel: Serviceavtal: 2024-08-04 – 2025-08-04
• Skapar du en försäljningsorder via Offert hämtas status från uppdragets/objektets beskrivning. Om sådan inte finns hämtas standardbeskrivningen som du ställer in under Offertinställningar. Finns ingen sådan används systemets status dvs. Mottagen osv.

Vill du ändra den satta statusen klickar du på Ändra på ordern. Vill du använda systemets uttryck raderar du all text i fältet Status senast innan du väljer att markera som fakturerad.

Systemet sorterar försäljningsordern som fakturerad, dvs ordern läggs sist i listan över FO, oavsett vilket uttryck som angetts under Status när du klickar på Markera som fakturerad.

Kostnadsställe

Om ytterligare information angående kostnadsstället behöver finnas med på fakturan så kan den anges här.

Kundens ordernummer

Här anger du kundens ordernummer i förekommande fall.

Leveransdatum

Fyll eventuellt i leveransdatum.

Kommentarsfält

Välj om kommentarer här ska visas för kund eller inte. Som standard är Intern kommentar ikryssad.

Artiklar

Här lägger du till artiklar. Sök bland Senaste artiklarna eller i Artikelregistret.

Fältet Lev. Antal anges till 0 om du inte fyller i något där. Först när fältet Lev. antal är ifyllt med antal visas knappen Klar för fakturering. Se också information om delleverans.

Finns underartiklar på artiklarna visas de inte för kunden här.

Spara

När du sparat visas också följande information

Integrationsreferens

När ordern är skickad till bokföringsprogram ser du referensnumret här.

Genererad från:

Anger från vilket Avtal (namnet på avtalet) ordern är skapad.

Skapad av:

Anger när ordern är skapad och från vilket avtal.

Senast ändrad:

Listar vem som ändrat i ordern och när.
VILLKOR: Att ni valt Arbetsorderinställning – Visa senaste ändringar.

Felanmälan:

Om ordern är genererad från en Felanmälan anges det vilken här.

Epost skickad:

Här listas vem som skickat, när och till vilken epost.

När du sparat ordern och lev. antal är ifyllt kan du välja att:

• Ändra
• Markera som Klar för fakturering.
• I steg 2, dvs när du valt Klar för fakturering kommer följande val upp:
  • Markera som fakturerad
  • Generera restorder. Om du har levererat minst 1 av artiklarna kan du skapa restorder på de som inte levererats.
  • Skicka order till bokföringsprogram (om ni har ett sådant kopplat till systemet).

Du kan också (om du har de rättigheterna):

• ändra
• e-posta orderbekräftelse eller faktura
• skriva ut ordern (Standard) eller följesedel. På följesedel skrivs inte priser ut.
• tilldela ordern till tekniker/medarbetare
• ladda upp dokument
• generera faktura som pdf. Gäller för grupper som inte har integration med affärssystem.

Historik

Se aktiviteter på Försäljningsordern.

Information till administratörer

Delleverans?

Har ni gjort en delleverans? Logga in som admin, klicka på Ändra och fyll i antal i fältet Lev. antal. Glöm inte spara ändringen.

Modulinställningar som berör Försäljningsorder

Egendefinierat fält

Vill du lägga till ett egendefinierade fält skapas det, med admin-rättigheter, i Gruppinställningar – Försäljningsorderinställningar. Läs mer om egendefinierade fält.

Vyinställningar

• Visa faktureras till 
• Visa kundkommentar på order
• Fyll automatiskt i levererat antal när ordern ändras.
  Med denna inställning fylls fältet levererade (LEV.ANTAL) i automatiskt i med det antal som är beställt när du öppnar ordern, dvs klickat på Ändra.

Utskriftsinställningar

• Ta bort priser från utskrift
• Inkludera kommentarer i utskrift
  Markera denna om du vill få med kommentarer som visas för kund på den utskrivna pdf:en.

Du kan också ska egna utskriftsmallar för försäljningsorder. Läs mer om utskriftsmallar här.

Rättigheter för användare som berör försäljningsorder 

Visa, Visa (endast) tilldelade, Ändra, Ändra (endast) tilldelade, Skapa, Ta bort, Fakturera, Tilldela, Tilldela sig själv, Ta bort uppladdade filer