Offert

Offert-funktionen hjälper dig att snabbt skriva ihop en offert med alla nödvändiga uppgifter. Du hittar funktionen under Utför.

Offerten kan skrivas ut t ex som pdf eller e-postas direkt till kunden. Har ni aktiverat digital signering får kunden en länk för att acceptera och signera offerten.

När kunden godkänt offerten genererar du med ett enda klick en arbetsorder, försäljningsorder eller, om det gäller ett serviceobjekt, en service,

Sök offerter

I sökfältet söker du på kundens namn eller kundnummer.

Så här ser listan med dina skapade offerter ut. Klicka på ”kugghjulet” om du vill ändra, visa eller ta bort offerten. Du kan förstås också öppna offerten genom att klicka varsomhelst i fältet för respektive offert.

Färger och symboler

Färger och symboler är desamma som i systemets ordrar med tillägget att man ser om en offerten är skickad till kunden för godkännande.

Grön / telefon = Offerten är skriven men ej hanterad.

Orange = Offerten/försäljning är skickad till kunden för godkännande och signering (om ni aktiverat extern signering – se mer).

Lila = Offerten är godkänd och signerad av kunden och en order är skapad. Symbolerna visar vilken sorts order som är skapad (Arbetsorder/verktyg, Serviceorder/klocka osv)

Blå = Ordern är påbörjad/Klar för fakturering eller Fakturerad

Kund

Sök bland era kunder. Finns inte kunden fyller du i namnet och systemet lägger automatiskt till kunden i Kundregistret. Ange eventuell Referens och ”vår referens”.

Uppgifterna om betalningsvillkor och dröjsmålsränta hämtas från inställningarna ni gjort i Offertinställningarna. Se mer nedan under Inställningar för offert.

Anläggning

Välj anläggning om så önskas. Har du valt Kund redan listas endast kundens anläggningar.

Er referens och Vår referens

Fyll i om så önskas

Giltighetstid

Fyll i datum för offertens giltighetstid.

Leveransdatum

Fyll i om så önskas.

Egendefinierat fält

Har ni skapat egendefinierade fält visas det här.
Fälten skapar du inloggad som admin i Gruppinställningar – Offert. Läs mer om hur du skapar egendefinierade fält.

Serviceobjekt

Gäller offerten ett serviceobjekt listas kundens serviceobjekt när du sätter markören i rutan. Fyll i artiklar, tid och beskrivning. Artiklar på objektet hämtas inte.

Vill du lägga till ytterligare ett av kundens serviceobjekt klickar du på + Lägg till ett serviceobjekt under det blå fältet.

Finns inte objektet kan du lägga till det genom att klicka på + Lägg till ett nytt serviceobjekt . En ruta öppnas där du fyller i uppgifter om objektet. Kundens namn fylls i automatiskt.

Leveransadress

Fyll eventuellt i leveransadress.

Beskrivning och artiklar

För att ange en standardbeskrivning som automatiskt fylls i när du skapar en offert logga in med ert adminkonto och klicka på Modulinställningar/Offertinställningar. Se mer under Information till admin. Denna beskrivning kan ändras på offerten utan att det påverkar den i Offertinställningar angivna beskrivningen.

Beskriv innehållet i offerten och lägg till de artiklar som ska ingå i offerten. Artiklarna hämtas från artikelregistret.

Spara

Glöm inte att spara offerten.

Övrigt

Signera offerten om så önskas.

Ladda upp dokument

Du kan också ladda upp dokument kopplade till offerten, t ex villkorsbilagor, ritningar, foldrar …
Godkända filformat är .pdf, .jpg, .jpeg, .png, .xlsx, .doc, .docx.

Skriva ut och skicka offerten

Du kan e-posta pdf direkt genom att klicka på Skicka e-post eller så väljer du Skriva ut alt. Skriv ut prisförslag.

Offerten döps till OF. och numret på offerten. Detta kan du ändra när du skickar offerten.

Har du laddat upp filer på offerten får du frågan om de ska skickas med i e-postmeddelandet till kunden. Du kan välja alla eller enstaka filer.

Om ni lagt in en logga och valt att använda en sidfot kommer dessa med på den utskrivna offerten. Inställningar för detta gör du under Gruppinställningar – Modulinställningar – Utskriftsinställningar.

Du kan skapa egna utskriftsmallar för offerter. Läs mer här.

Godkänna och signera offerten digitalt (extern signering)

Använder ni digital signering (Offertinställning – Använd extern signering – se mer under Info till admin) skickas en länk med i e-postmeddelandet som kunden klickar på för att signera och därmed godkänna offerten. När kunden signerat ser du det genom att offerten byter färg till lila. Signaturen, namnförtydligande, datum samt en unik nyckel för signaturen läggs till på offerten.

Du kan också välja att få en notifikation när kunden signerat. Detta ställer du in på dina kontoinställningar genom att markera: Offert signerad via öppen-accesslänk.

Generera arbetsorder, serviceorder eller försäljningsorder

Klicka på generera arbetsorder, serviceorder eller försäljningsorder för att skapa en order utifrån offerten.

Generera avtal

Klicka på generera avtal för att skapa ett avtal utifrån offerten. Alla uppgifter inkl uppladdade filer följer med till avtalet. Avtalet kan editeras.

Följesedel

När du genererar en försäljningsorder skapas samtidigt en följesedel att skriva ut eller e-posta. På följesedeln anges också de eventuella villkor som skrivits in i offerten.

Information till administratörer – Inställningar för offert

Logga in med admin-rättigheter

Egendefinierat fält

Skapa egendefinierade fält för att anpassa informationen i offerten till era specifika behov. Läs mer om egendefinierade fält.

Gruppinställningar

• Använd extern signering.
  Denna funktion gör att du kan skicka offert med e-post för signering digitalt direkt av kunden. Signeringen görs via en extern krypterad tjänst och varje signering har en unik ”nyckel” som sparas på offerten. När kunden godkänt och signerat offerten visas det genom att offerten byter färg till lila.

Inställningar

• Använd betalningsvillkor 
  Du kan ställa in en standard i fältet Standardbetalningsvillkor (dagar)
• Använd dröjsmålsränta
  Du kan ställa in en standardränta (%) i fältet Dröjsmålsränta.
• Visa moms
  Markera om moms ska visas på offerten.
• Standardbeskrivning
  Här skriver du in den text som du vill ska läggas till på en offert automatiskt. Texten kan ändras på den enskilda offerten utan att det påverkar denna text.

Har du skapat en mall för era offerter laddar du upp den här.

Ändring i offertinställningarna påverkar inte redan skrivna och sparade offerter.

Rättigheter för användarinställningar som berör offert

Skapa, Visa, Ändra, Ta bort, Ta bort uppladdade filer kopplade till offert, Skicka, Makulera