Ny användarrättighet juli – 23: Lägga till artikelgrupper.
Artiklar som läggs till i artikelregistret kommer upp som förslag i diverse vyer i programmet när artiklar ska läggas till, som vid t.ex. i en arbetsorder, när artiklar har använts eller behöver beställas.
På artikelposten ser du i vilka ordrar mm som en artikel används, om artikeln har underartiklar och om artikeln förekommer som underartikel och var.
Använder ni lager-funktionen ser du också uppgifter om lagerstatus, reservationer och transaktionshistorik.
EDI-koppling
Artiklar kan levereras av flera leverantörer via EDI-koppling och leverantörens artikelnummer kan anges som koppling till den specifika leverantören om så önskas. Huvudleverantören visas i plocklistan. Se lista över leverantörer som stöds.
I artikelinställningarna kan du ange om du vill använda EDI för att uppdatera netto och/eller brutto-priser från leverantörer.
Ladda upp artikelregister
För att ladda upp ett befintligt artikelregister se sektionen Ladda upp register.
Inställningar
Vad du ser när du lägger in eller tittar på en artikel ställs in med ert admin-konto under Artikelinställningar.
Vill du dölja vissa artiklar för inloggade kunder och vid utskrifter ställer du in det med hjälp av Samlingsfunktionen.
Lägg till en artikel
- Logga in på ditt konto.
- Gå till Register > Artikelregister.
- Tryck på knappen med symbolen ”+” höger om sökrutan.
- Skriv in artikelns artikelnummer och beskrivning.
- Enhet och Pris behöver inte anges.
- Fyll eventuellt i Artikelgrupp.
- Fyll i övriga val.
- Visa vid tom sökning.
Artikeln visas om du inte skriver något i sökfältet. Som när det i sök-rutor står Sök. - Om artikeln kan vara rot/rut.
Valet aktiveras i Artikelinställningar ”Använd rot/rut”. - Om artikeln ska döljas för kund.
Det innebär att artikeln döljs för inloggade kunder när de tittar på ordrar, samt tas bort från PDF-printade utskrifter.
- Visa vid tom sökning.
- Anteckning
Här kan du skriva kommentarer kring artikeln. - Underartiklar.
Om den här artikeln består av en eller flera underartiklar så specificeras detta här.
Underartiklarna listas på en order när du lagt till artikeln. Inga priser hämtas från artiklar som angetts som underartiklarna. Se bild 1. - Välj om artikeln ska flyttas med till Tidsrapporter (kallas Tidsartiklar).
- Ange en enhet, t ex tim. En 1:a innebär att 1 timme anges som 1 timme på tidsrapporten. Om ni t ex anger siffran 2 här och har lagt 3 timmar på ordern flyttas 6 timmar (2 x 3 = 6) till tidsrapporten.
- Ange tidsrapporttypen som ska användas när den här artikeln skickas över till tidsrapporten. Ytterligare typer kan läggas till i tidsrapportsvyn (längst ner på sidan, användarrättighet).
- Leverantör
- Välj ev. leverantör genom att trycka på knappen ”+Lägg till leverantör”.
- Sökfunktionen hjälper dig hitta befintliga leverantörer.
- Anges en leverantör som inte finns registrerad läggs denna automatiskt till i registret över leverantörer. OBS! Kom ihåg att (när du är klar med artikeln :)) ge den nya leverantören ett leverantörsnummer. Du hittar leverantören i Register – Leverantörer. Detta nummer behöver sedan anges när du lägger till artiklar genom att ladda upp register.
- Klicka på stjärnan för att ange huvudleverantör om ni har två eller flera leverantörer för artikeln. Huvudleverantören är den som visas i plocklistan.
Anger du inte huvudleverantör när det finns två eller fler leverantörer visas ingen leverantör i plocklistan.
Finns endast en leverantör av artikeln visas den.
- Tryck på knappen ”Spara” längst ned på sidan för att spara den nya artikeln.
Information om var artikeln används
När en artikeln används på en order listas det under rubriken Används i. Använder ni Lager-modulen visas också antal i lager samt reserverade här.
Ang Lagerartiklar (lagervaror)
Förklaring på informationen under + I lager
I LAGER = Totalt i lager, alltså de som fysiskt ligger där inkl de som är reserverade.
RESERVERAT ANTAL: antal som är reserverade på ordrar.
TILLGÄNGLIGT: artiklar i lagret minus artiklar som är reserverade.
BES. ANTAL: antal beställda i Inköpsordrar.
DISPONIBELT: artiklar som är möjliga att reservera, i lagret och beställda.
När reserveras en artikel i lagret?
När du lägger en artikel på en arbetsorder eller försäljningsorder och väljer ett lager reserveras artikel i lagret.
För artiklar på en serviceorder gäller att de inte är reserverade. Först när du påbörjat utförandet av en serviceordern och klickat Spara reserveras artikeln. När du sedan signerar dras den från lagret (”Använd” i transaktionshistoriken).
Under fliken Reservationer ser du en sammanställning av reservationer. Det är en historik och den säger inte allt om artikeln.
Vill du se mer om transaktionerna – reservationer och när artikeln är använd, av vem mm, klickar du på Transaktionshistorik längst ner på artikelposten.
Mer om leverantörer
Innan du importerar befintliga artiklar men med nya leverantörer behöver du lägga till dessa i leverantörsregistret. Den nya leverantören läggs till i listan över leverantörer på artikeln. Det går inte att byta ut en leverantör mot en ny utan vill du inte ha kvar leverantören på artikeln behöver den tas bort från artikeln. Klicka Ändra för att ta bort.
Importerar du nya artiklar läggs leverantören automatiskt till i registret över leverantörer.
Artikelgrupper
Välj bland redan inlagda eller fyll i ett nytt namn på en artikelgrupp. Att kunna lägga till artikelgrupper är en användarrättighet. Har du inte den rättigheten kan du endast välja mellan redan befintliga artikelgrupper.
För att kunna använda funktionen Påslagsartiklar och/eller Rabattbrev behöver ni ha Artikelgrupper. Det går också att ange rabatter på artikelgrupper i avtal.
I modulinställningarna / artikelinställningar ställs in om artikelgrupper ska ha särskilda villkor kopplade till sig, tex en rabatt.
Övrigt
I sidfoten hittar du fler möjligheter.
Skriv ut
Skriver ut en QR-kod Läs mer om hur du skriver ut QR-koder här.
Ersätt artikel
Om artikeln har utgått kan du ersätta artikeln med en ny. Detta uppdaterar artikeln på kommande ordrar.
Ladda upp dokument
Alla kan ladda upp dokument på artikeln men att ta bort är en rättighet på användaren.
Historik
Under Historik ser du alla ändringar som gjort på artikeln och när.
Transaktionshistorik
Visar alla lageraktiviteter på artikeln.
Ta bort som lagervara
Tar bort artikeln från samtliga lager.
Ta bort artikel
Om en artikel finns på en order, lager eller leveranser kan den inte tas bort. Detta för att kunna behålla historiken på ordrar.
Finns artikeln inte på några ställen mer än i artikelregistret kan den tas bort. Ska du ta bort flera artiklar är det lättast att använda samlingsfunktionen.
Ändra artiklar eller artikelgrupper, sätt taggar, ange undergrupp mm
Ska du ändra artiklar eller artikelgrupper eller sätta taggar är det lättast att använda samlingsfunktionen. Gör en filtrering på artiklarna eller artikelgruppen och klicka på samlingsfunktionssymbolen. Markera artiklarna som ska ändras och välj vad du vill ändra. Läs mer om samlingsfunktionen.
Lägg till artikel i registret direkt på order mm
Finns inte artikeln i artikelregistret när du ska lägga till den på en order/offert/kund m fl ställen öppnas en popup där du kan lägga till uppgifter om artikeln. Artikeln sparas i registret.
Information till administratörer
Logga in med ert admin-konto för att ändra modulinställningar och användarrättigheter.
Rättigheter för användare som berör Artikelregistret
Visa, Visa pris, Ändra, Skapa, Ta bort, Ändra vilken användare som lagt till en artikel, Ange tidrapporteringsuppgifter, Lägga till artikelgrupper, Ta bort uppladdade dokument.
Rättigheter för användare som berör Leverantör
Visa, Ändra, Skapa, Ta bort
Modulinställningar / Artikelinställningar
- Eventuellt standardpåslag
%. Ange endast siffra.
Vid tilläggning av nya artiklar (dvs artiklar som inte finns i artikelregistret) eller där bruttot på artikeln är satt till 0:- läggs detta standardpåslag på artikelpriset. - Skanningsbara sträckkodsformat
Här väljer du vilka sträckkodsformat som kan/får användas av er. - Standard artikelgrupp.
Ange vilken artikelgrupp som är standard. - Om vyn ska separera tidsrapportartiklar.
Förinställda värdet är att inte visa Tid som en separat del i arbetsordrar utan under Artiklar. - Visa senaste ändringarna.
Lägger till fliken ”Senast ändrad:” Där ser du vem som ändrat artikeln och när. - Använd underartiklar.
Används om en artikel innehåller flera delartiklar. Fält för artikelnummer, beskrivning, enhet, pris mm läggs till. - Ange om ni vill kunna ange en artikel som rot/rut.
En kryssruta för detta läggs till på artikelposten. - EDI
Om ni väljer att uppdatera artikelpriserna via EDI får ni alltid aktuella priser i ert register och nya prislistor behöver inte laddas in. Välj vilka priser som ska uppdateras:
Uppdatera nettopriset från EDI
Uppdatera bruttopriset från EDI - Inkludera artikelgrupp i modellsök.
Här ställer du vilka artikelgrupper som man ska kunna söka på i modell/gruppens modeller för att underlätta sökning på objekt.
Artikelgrupperna anger du när du lägger in en artikel i Artikelregistret - Påslagsartiklar
Välj vilka artiklar som ska ha ett påslag i procent, ange maxpris och vilken artikelgrupp påslaget gäller.
OBS: Påslagsartiklar baseras på en artikelgrupp. Har ni inte artikelgrupper kommer du inte att se denna inställningsmöjlighet.
Inställningar i Fortnox-integrationen gällande artikelregistret
- Ta ej med gömda artiklar på order.
Artiklar som satts till ”Dölj för inloggad kund och vid utskrift” i artikelregistret tas då inte med på ordern. - m fl inställningar – se dokumentation för Fortnox