Tidsrapport

I Tidsrapporten ser du och/eller lägger in din arbetade tid. Tidsrapport hittar du under menyn Funktion. Ser du den inte har du inte fått rättighet till eller behöver inte använda tidsrapportfunktionen.

Systemet kan själv rapportera in tid från ordrar. Har detta ställts in för din grupp behöver du, i princip, inte lägga till något i tidsrapporten.

Tidsrapporten hämtar tider från ordrar, om artikeln (arbets- eller restidsartiklar – t ex arbetstid, restid, fast servicekostnad…) i Artikelregistret är registrerad som ”Flytta till tidsrapport”.

Exempel på tidsrapport med förklaringar

1. Överst i en tidsrapport ser du den arbetstid som du normalt arbetar. Tiden ställs in på dina Användarinställningar med ett admin-konto. Tiden kan ändras här vid behov.
   
   Har du inte arbetat en dag klickar du bara i EJ ARBETAT.
2. Systemet hämtar automatiskt tider från de ordrar du lagt en tidsartikel på. Det som kan behöva göra är att välja typ av arbetstid, det högra fältet i bilden ovan.
3. ”Vård av barn” är hämtat från Planeraren/Kalendern. Du klickar på en dag i Planeraren och väljer Övrigt så visas en lista med typer av ledigheter – semester, kompledigt mm. Informationen flyttas automatiskt in i din tidsrapport. Det går också att lägga till denna typ av uppgifter direkt här i din tidsrapport. Sätt markören i den högra fältet så visas de tidsrapporttyper som ni valt att använda.
4. Det går också att skriva fritext – som här ”lagerinventering” eller välja bland tidsrapporttyper som lagts in för just ditt företag. Det görs med admin-kontot.
5. Har ni valt att använda Tillägg visas det här. Fältet Tillägg kan användas när ni vill ange annat än timmar, t ex ett utlägg eller när ni får en fast summa för beredskap.
6. Här ser du summan av dina rapporterade timmar. Siffran till höger är din arbetstid enligt schemat.
7. När du är helt klar med att rapportera klickar du på Klarmarkera så vet din löneansvarig att du är klar. Det finns två olika inställningar för Klarmarkera. Se mer i avsnitt ”Fri klarmarkeringen eller inte?”
8. Glöm inte spara!

Ändringar kan göras genom att klicka på dagen du vill ändra tid för.

Gör så här för att lägga in arbetstid – om ni inte använder den automatiska funktionen att hämta tid från ordrar

1. Klicka på den dag du önskar fylla i.
2. Klicka på + Lägg till rad under Tid.
3. Fyll i beskrivning eller välj från dropdown-listan.
4. Fyll i tid.
5. Välj typ från listan.
6. Klicka i Klarmarkera.
7. Spara.

Du ser att det finns osparade tider på två olika sätt:
Dels genom att rutan runt tiden är grå. Har ändringarna sparats är ramen runt rutan blå. Se exempel i bild 3.
Dels när du håller muspekaren över en dag och texten Innehåller osparade ändringar.

Har ni fältet TILLÄGG aktiverat fyller du även i det vid behov. Fältet är kopplat till specifika tidskoder i ert administrativa system. Kopplingen görs med ert admin-konto. Läs mer under Information för administratörer.

Är du klar för dagen klickar du på Klarmarkera.

En klarmarkerad dag markeras med en bock i högra hörnet.

Tidsrapporten går att skriva ut, exportera till Excel eller Visma för den som använder det systemet. Skriv ut ger en sammanfattning av den användare du är inne på, medan Export visar en sammanfattning av alla användare, men då i Excelformat.
Läs mer om Export här.

Fri klarmarkering eller inte?

Det finns två olika inställningar som kan göras för klarmarkering – fri klarmarkering eller ej. Detta görs genom att logga in med admin-kontot. Se mer under Information för administratörer.

Standardinställningen är att när du klarmarkerat kan du inte ändra i din tidsrapport längre.

Har ni fri klarmarkering kan du bocka ur klarmarkeringen, klicka på spara och därefter ändra tiderna.

Det går att klarmarkera en tidsrapport även om inlagd tid inte överensstämmer med angiven arbetstid. Med admin-rättigheter kan du alltid ta bort en klarmarkering. Se mer under Se Information för administratörer.

Om timmarna hämtade från arbetsordrar skiljer sig mer än 1 tim från din arbetstid visas en kommentar (Tid från order: 0h) (se 1) samt texten (Fördelade timmar överensstämmer ej med angiven arbetstid) (se bild 3).

Exempel:

I skärmdumpen ovan (bild 3) är siffran i en av tiderna ”Tid från order” 4h (1) men tiden i rutan 2h. Det beror troligen på att du ändrat tiden på ordern efter att du sparat tidsrapporten.

Skillnaden i ordertid kontra rapporterad tid ser du också längst ner i din tidsrapport.

Om det finns osparad tid på en order adderas den till tidsrapporten när du öppnar tidsrapporten.

Om du ändrar tid i en order

Ändrar du antal timmar på en order uppdateras din tidsrapport automatiskt.

Har du tagit bort arbetstid helt från en order kan du ta bort den från din tidsrapport genom att klicka på röda krysset så tiden ställs till 0. Spara dagen. Öppna dagen igen så kan du helt ta bort arbetstiden genom att klicka på röda krysset igen och spara.

Stämmer inte tiderna?

I bild 4 får vi forfarande ett felmeddelande. Detta beror på att din rapporterade tid är 10 tim (inkl Övertiden). Här kan du välja att ändra i fältet ARBETSTID, så att tiderna stämmer med din faktiskt arbetade tid. Se bild 5.

Informationstexten behöver inte betyda att något är fel, utan är en signal på att tider inte överensstämmer mellan order, tidsrapport och på användaren inlagd arbetstid. Antingen ändrar du i tidsrapporten genom att korrigera tiderna eller ARBETSTID (om du t ex arbetat övertid) eller så sparar du. Dagen kan inte klarmarkeras om inte tiderna stämmer överens men går alltid att spara och attestera.

Om ni har Tidsrapportinställningen Fri klarmarkering är informationstexten om differens i tiden svart istället och dagen kan klarmarkeras även om tiderna inte överensstämmer.

Systemet utgår från att du arbetar 8 tim/dag. Du ser hela tiden en summering av timmarna i den vänstra siffran under Totalt. Den högra visar den arbetstid en administratör lagt in för dig. Finns ingen arbetstid inlagd på dig kommer ett felmeddelande att visas tills du klickat på spara.

Har du sparat och signerat en order och upptäcker att du råkat ange fel?

Har du rätt att rensa signaturer börjar du med att gå in på ordern och klicka på Rensa signaturer.

Har du inte den rättigheten ber du en administratör med rätt att rensa signaturer om hjälp att ändra.

När signaturerna är rensade går det att klicka på Ändra och ändra arbetstid. Spara ordern. Tidsrapporten uppdateras automatiskt OM tidsrapporten inte är sparad än (blå ram). Är tidsrapporten sparad (röd eller grön ram) behöver du ändra timmarna själv.

Beskrivning av färgerna

• Blå ram i öppen dag – ej sparad tid finns
• Grön ram, sparad, arbetad tid överensstämmer med inlagd arbetstid
• Orange ram – tiderna stämmer inte med inlagd arbetstid, övertid inlagd
• Röd ram – tiderna stämmer inte med inlagd arbetstid, för få timmar redovisade
• Gul/guldig ram – du kan debitera alla dina timmar till kund. Bra jobbat! Se bild 2 för exempel.

För att ändra färgerna inom ramarna och beskrivningsförslag behövs användarrättigheter. Se mer under För arbetsledare.

Varning om du inte rapporterat

En admin kan ställa in ett antal dagar du tillåts vänta innan du fyllt i din Tidsrapport. Först får du en varning att du måste tidsrapportera och om du inte gör det efter ett inställt antal dagar så kan du inte jobba innan du kan komma vidare.

Lördag och söndag räknas inte. Helgdagar räknas. Läs mer under Användarutställningar.

Tiden från det du tidsrapporterat lagras lokalt på din enhet. Det innebär att du kan bli låst om du byter enhet eller om en admin registrerar din tid.

För arbetsledare

Klicka på attestera för att godkänna tidsrapporten. Efter det är tidsrapporten låst och kan inte ändras. Använder ni Fortnox Lön skickas rapporten dit efter attestering.

Är tidsrapporten sparad/klarmarkerad så hämtas inte den raden igen. Det innebär att det går att reglera tiden på en order utan att det ändrar tidsrapporten. Det innebär också att om en tid ändras på en order och tidsrapporten är sparad behöver man uppdatera tiden i tidsrapporten manuellt.

För att ta bort en klarmarkering, klicka ur rutan Klarmarkera och klicka spara. Nu går det att ändra på tidsrapporten.

Via ert admin-konto kan ni ställa in att klarmarkering går att göra även om inlagd tid inte överensstämmer med den rapporterade tiden. Denna inställning underlättar om din arbetstid varierar mycket. Se Information för administratörer.

Vill du ändra i tidsrapporten eller tidsrapportera för en annan användare?
Detta kräver att du har användarrättigheten att Visa alla och Ändra alla under Tidsrapport. Se Information för administratörer. Som admin kan du alltid klarmarkera – även om ni inte valt inställningen Fri klarmarkering.

Gör så här:

1. Klicka på namnet längst upp på tidsrapporten. En meny med alla personer i gruppen fälls ut.
2. Klicka på den person du vill tidsrapportera för.

Export av lista

Klicka på Export längst ner under timrapporten.

För att se Export-knappen behöver du ha rättighet för Tidsrapport – Exportera.

En popup öppnas där du väljer vilken typ av export du vill göra.

Om du väljer Excel

OBS! Detta är endast ett exempel på kolumner. Vilka kolumner som visas beror på vad som lagts in i era tidsrapporter och vilka tidsrapporttyper ni använder, men ordningen är alltid densamma.

Kolumnerna visar:

• A: teknikerns namn
• B: antal möjliga timmar beräknade efter inställd arbetstid i användarinställningarna. 
• C –  K : visar timmar inlagda på olika tidsrapporttyper.
  Dessa rader varierar i antal och innehåll beroende på vilka tidsrapporttyper ni använder och om det finns information att visa. Har till exempel ingen angivit VAB finns inte tabell för VAB med i listan.
• L: Summering på alla poster som finns under kolumnerna innan, i exemplet C – K, dvs all tid som inte är redovisade på ordrar.
• M: Summering av tid som lagts på ordrar.
• N: Antal ordar som en tekniker lagt tid på.
• O: Snittid per order (arbetstiden för varje order).
• P: Antal jobb. Har en tekniker t ex varit på samma ställe för samma order 2 ggr räknas det som 2 jobb.
• Q: snitt per jobb, enligt ovan.

Om ni använder Tidsrapportinställningen – Statistikfördelning kan man också få ut beläggning/tekniker. Då krävs ytterligare ett steg. Arbetstiden som ska räknas med behöver ställas in som ”valid” under Ändra beskrivningsförslag.
Alla tidstyper som är arbetad tid markeras genom att klicka i rutan Valid. Sådant som semester, VAB mm ska inte markeras.

Information för administratörer

Rättigheter för användare – Ändra användarinställningar

Varning om du inte rapporterat

För varje användare kan anges ett antal dagar man tillåts vänta innan man fyllt i sin Tidsrapport – TIDSRAPPORT DAGAR TILLS VARNING och TIDSRAPPORT DAGAR TILLS LÅST. Överskrider användaren det antalet dagar kommer en varning upp och man kan inte komma vidare innan man tidsrapportera. Kontroll av antal dagar görs endast när man loggar in.
Lördag och söndag räknas inte. Helgdagar räknas.

Modulinställningar – Tidsrapportinställningar

• ange beskrivningsförslag för tidsrapporter. Dessa kan också ändras och läggas till på Tidsrapport om du ha rättigheten att Redigera tidstyper.
• Välja Fri klarmarkering, vilket innebär att alla kan ta bort en klarmarkering även om inlagd arbetad tid inte överensstämmer med angiven arbetstid.
• ställa in om ordrar ska kunna exkluderas från tidssummeringen.
• Tillägg – lägger till ett TILLÄGG-fält i tidsrapport där ni kan ange tidskoder från Fortnox. Används närmast för att kunna ange ANTAL istället för TID.
• Använd statistikfördelning.
  Med denna inställning öppnas särskilda fält där teknikerna får ange hur man fördelat sin arbetade tid under dagen. (se bild 10). Med denna inställning måste alla timmar fördelas av användaren själv. Systemet kontrollerar mot arbetstiden angiven i dina användarinställningar. Ändras arbetstiden på tidsrapport kommer systemet att varna.
  Detta är en speciallösning och innan du väljer denna inställning rekommenderar vi att du tar kontakt med oss för mer information.
• Inkludera alla bokningar från planeraren.
  Denna inställning registrerar alla bokningar på ordrar och/eller i Planeraren i tidsrapporten. Antal bokade timmar anges. Tid som anges som artikel på en order visas i tidsrapporten som en separat registrering.
• Steglängd. Antal decimaler.
  Här anger du minsta tidsintervaller i era tidsrapporter. Standard är 0.25, dvs 15 min.
  Exempel:
  0.5 = minsta tid är 30-minutersintervaller i tidsrapport.
  1 = minsta tid är 1 timme
  
  

Tidsrapporttyper – benämning och färg

Tidsrapporttyperna (t ex vabb, övertid, restid) har olika färger. Färgerna visas även i Planeraren när ni valt en tidsrapporttyp där. Vill ni välja andra färger än de förinställda gör så här:

1. Klicka på Ändra typer längst ner på Tidsrapport.
2. Klicka på färgfältet för den typ du vill ändra. Dra i färgmarkörerna till önskad färg eller skriv in en RBG-kod. 
3. Klicka på Spara.

Här ställer du också in de tidkoder ni vill använda för arbetad tid, semester, sjukdom o dyl. 

Har vi aktiverat funktionen Tillägg i Tidsrapportinställningar visas också länken Lägg till typer (Tillägg) alt Ändra typer (Tillägg). Här anger ni och kopplar ihop övriga valfria tidskoder i ert administrativa system med tidsrapport.

Fältet Tillägg är kopplat till Register – Lönearter och koder samt Lön – Anställd – Kalendarium – Registrera – Övrigt i Fortnox Lön. Det gör att ni kan ange andra enheter än timmar, t ex kr eller st.

Funktionen kan kopplas ihop med en tidsartikel. Läs mer om tidsartiklar.
Tips: Tidrapporten kan användas för att fakturera till exempel externa resurser eller rapportera övertid. Skriv ut rapporten (på skärmen eller som excel) för att skapa ett underlag.

Integration med ett administrationssystem

Har ni integration med ett administrationssystem och vill att tider ska skickas vidare till detta behöver ni ställa in Tidsrapporttyper så de överensstämmer med ert administrationssystems koder.

• Klicka på Ändra typer längst ner på Tidsrapport.
• Sätt markören i den tidstyp du vill koppla. En scrollista dyker upp med alla tidskoder från ert administrationssystem.

Beskrivningsförslag

För att förenkla och snabba upp registreringen av ditt arbete kan du lägga in beskrivningsförslag för arbetsuppgifter genom att klicka på Ändra beskrivningsförslag längst ner på tidsrapportsidan. Klicka på +Lägg till beskrivningsförslag. Finns redan beskrivningsförslag står det istället Ändra beskrivningsförslag.

Har din grupp aktiverat funktionenTillägg i Tidsrapportinställningar visas också länken Lägg till beskrivningsförslag alt Ändra beskrivningsförslag (Tillägg).

Vill du ändra ordningen på förslagen? Håll muspekaren över de tre prickarna. Dra och släpp fältet där du vill ha det. (Endast på dator.)

Dessa kan du sedan välja mellan för att beskriva ditt arbete. Klicka på +Lägg till rad och sätt markören i fältet så får du fram alla dina beskrivningsförslag.

Rättigheter för användare som berör tidsrapport

Under Ändra rättigheter för en användare ställer du bl a in om hen ska ha rättighet att använda tidsrapportfunktionen samt kunna redigera tidsrapporttyper.

Visa, Visa alla (i gruppen), Ändra, Ändra alla (i gruppen), Attestera, Visa orderrader när summan är exkluderad, Redigera typlista, Exportera,
Visa orderrader när summan är exkluderad (Ordrar listas i tidsrapporten men timmar visas inte och räknas inte ihop utan ska fyllas i manuellt.)