E-post/sms

Serviceprotokoll.se innehåller flera olika vägar att skicka meddelande till kunder – bokningsbekräftelse, orderbekräftelse, protokoll, meddelanden till och från kund direkt i en order mm samt meddelande inom er grupp.

Först presenterar vi e-postfunktioner till era kunder därefter mer interna e-postmeddelanden och notifikationer.

Allmän info

Vill du skicka meddelandet till fler personer samtidigt skriver du adresserna med ett komma emellan men utan mellanslag. Exempel: namn.namn@mail.com,namn2.namn@mail.com

Mobilnummer vid SMS anges alltid med +landskod och utan 0:an i numret. Ex: +46705123456

Avsändarnamnet för SMS ställer du in under Modulinställningar – Epostinställningar. Namnet kan innehålla max 11 tecken inkl mellanslag. Detta är en begränsning i sms-funktionen och inget vi kan påverka.

Information om när, till vem och vem som skickat meddelande visas överst (E-post skickad:) på detaljvyn på en Offert, Arbetsorder eller Serviceprotokoll.
OBS: Gäller e-post skickad fr o m 1 dec 2022.

Om en ändring har gjorts på ordern kommer informationen om utskicket eller bokningen att markeras i rött. Överväg att skicka ett nytt e-postmeddelande med den uppdaterade informationen/bokningen.

Välj till vem du ska skicka

För att välja vilken epostadress/kontaktperson du vill skicka till sätter du markören i fältet ADRESS. Finns det en kontaktperson på ordern visas den direkt i adressfältet.

Listan sorteras alfabetiskt på förnamnet. Finns inget namn kommer namnet först. Fakturaadressen listas men kommer

Använda egen mailserver

Vill ni använda er egen mail server för era utskick gå till Gruppinställningar – Epostinställningar och fyll i inställningar för SMTP.

Adminrättigheter krävs.

Bifoga filer i utskick

Under Gruppinställningar – Epostinställningar kan du välja att markera ”Ta med uppladdade filer vid sändning”. Då kan du välja vilka filer som ska bifogade filer på när du gör epostutskicket.

På Serviceprotokoll måste du också ha valt inställningen ”Visa bilder” för att detta ska fungera. Inställningen gör du på Serviceprotokollsinställningar.

Er logga i utskick

Ersätt serviceprotokoll-loggan med er företags-logga i alla epostutskick. Loggan som skickas med är den ni laddat upp i Gruppinställningar.

Adminrättigheter krävs.

Gör så här:

1. Logga in som admin.
2. Klicka på Epostinställningar.
3. Markera ”Visa logga”
4. Spara.

Gäller Arbetsorder

Skicka arbetsorder vid Klar för fakturering

När du klickar på Klar för fakturering på en arbetsorder får du frågan om du vill skicka arbetsordern som pdf till kunden om du valt ”Skicka arbetsorder: Ja” på kontaktpersonen för kunden eller anläggningen.

E-post/SMS (längst ner på en arbetsorder)

Dessa funktioner finns:

• E-posta orderbekräftelse
• E-posta protokoll
• E-posta med mall
• Skicka meddelande
• Skicka bokningsbekräftelse

E-posta med mall

Den här funktionen kan du använda om du till formulera lite längre e-postmeddelande, skicka med en enkät e dyl. Funktionen lägger till en sidfot med era uppgifter.

Gör så här:

• Logga in som admin
• Gå till Modulinställningar
• Klicka på Epostinställningar/mallar
• Fyll i ämne och texten du vill skicka. Meddelandet kan innehålla kod. Du kan ha flera olika meddelande. Klicka på + Skapa en ny mall för att skapa fler.

För att skicka:

• Gå till ordern du vill skicka från.
• Klicka på E-post/SMS i sidfoten och välj E-posta med mall.
• Finns en kontaktperson på arbetsordern fylls denna i automatiskt. Annars skriver du in en e-postadress.
• Sätt markören i fälten för ÄMNE så dyker din/dina mallar upp och kan väljas. När du valt din mall fylls texten i automatiskt. Texten i meddelandet kan ändras vid behov. Ändringar i ett enskilt utskick ändrar inte dina grundinställningar i din mall.

Skicka meddelanden

Vill du formulera egen text för utskick av meddelande kopplat till en arbetsorder? Till exempel meddelande om att en beställd vara finns att hämta? Meddelandet kan skickas som e-post och/eller sms.

Gör så här:

• Logga in som admin
• Klicka på Ändra arbetsorderinställningar
• Fyll i din text i fältet Meddelande vid klar för fakturering (längst ner i popupen).

För att skicka:

• Öppna Arbetsordern du vill skicka meddelandet ifrån.
• Klicka på e-post i sidfoten – välj Skicka meddelande.
• En popup visas med ditt meddelande. Du kan ändra i meddelandet om det skulle behövas.
• Välj hur du vill skicka. Sätt markören i fälten för att få fram inlagda kontaktpersoners adress/mobilnr.*
• Klicka på Skicka.
  

*Välj kontaktperson att skicka meddelande till

När du skickar meddelande på en arbetsorder listas kontaktpersoner från ordern, kunden, anläggningen och “faktureras annan kund”. Epost-adress och namn visas i en lista när du sätter markören i fältet för epost.

Skicka bokningsbekräftelse

(Gäller både Arbetsorder och Serviceorder)

Automatiskt utskick

När du lägger till eller ändrar en bokning på en service- eller arbetsorder och sparar ordern får du frågan: ”Vill ni skicka ett epost till kontaktpersonen med bokningsbekräftelse?”

Frågan kommer endast upp om det finns en kontaktperson på ordern. Observera att endast e-post skickas med denna automatiska funktion.

Skicka (ny) bokningsbekräftelse

En bokningsbekräftelse kan skickas med e-post och/eller SMS.

Du kan vilja skicka en ny bekräftelse om bokningen ändras eller om kunden ber om det. Gör så här:

• Klicka på Skicka bokningsbekräftelse vid rubriken Bokad utan att öppna (Ändra) ordern. En popup öppnas med valmöjligheten att skicka e-post och/eller SMS.
• Klicka i det eller dom sätt du vill skicka på.
• Sätt markören i fälten så kommer förslag på telefonnummer eller e-postadress upp.

Texten är förinställd eller hämtas från er bokningsbekräftelsemall (se nedan), om ni skapat en sådan, men kan ändras i popupen om man så vill.

Bokningsbekräftelsemall

Skapa en bokningsbekräftelse efter egna önskemål om innehåll och uppställning av informationen. Du kan skapa olika mallar för arbetsorder, serviceorder och kontaktorder.

Att skapa egna mallar kräver admin-rättigheter.

Gör så här:

1. Gå till Gruppinställningar – Epostinställningar.
2. Fyll i din mall/dina mallar under fältet Bokningsbekräftelsemall.
3. Spara

Använd dessa taggar för att få in information i mallen:

{company} = Ert företag.

{futureBookings} = Namn, datum och tid för alla kommande bokningar listas

{orderRef} = Ordernummersreferens

{nextBooking} = Namn, datum och tid på nästa bokning

{nextBookingName} = Namnet på teknikern (användaren) som är på nästa bokning

{nextBookingDate} = Datum för nästa bokning

{nextBookingTime} -=Tidsintervall för nästa bokning

{facilityOrCustomer} = Kunden eller anläggningen (om den finns)

{facility} = Anläggningens namn

{address} = Anläggningsadress, om inte sådan finns hämtas besöksadress och om inget av det finns så tar den faktureringsadressen.

{customerOrderNumber} = kundens ordernummer. Om nummer inte finns skrivs texten ”saknas” ut

{serviceObjects} = printar ut alla serviceobjekt separerat med , (komma)

Här ett exempel:

Mall:

Hej, {facilityOrCustomer}

Vår servicetekniker {nextBookingName} kommer till er {nextBookingDate}, {nextBookingTime}

Arbetet gäller {orderRef}

Hälsningar {company}

Resultat:

Hej, kund

Vår servicetekniker Börje kommer till er fredag 06 oktober, 07:00 – 10:00.

Arbetet gäller Ordernummer: AO462

Hälsningar Mitt bolag

Meddelande till/från kunder via Kommentarsfältet på en order

Meddelande kan också skickas via kommentarer till/från kundanvändare på en arbetsorder. Läs mer om hur detta fungerar under Kommentar på arbetsorder.

Gäller Serviceprotokoll

Protokoll skickas automatiskt till en serviceorders kontaktperson om du angett detta på kontaktpersonen för kunden eller anläggningen. Vid fältet för kontaktpersonen klickar du i ”Skicka serviceprotokoll: Ja”. När du skapat ett serviceprotokoll får du då frågan om du vill skicka protokollet.

Texten är förinställd och kan inte ändras.

Om mottagaren är kundanvändare eller användare av systemet får hen en direktlänk till ordern, annars bara pdf:en som bifogad fil.

Vill du skicka till ytterligare personer klicka på E-posta protokoll längst ner på sidan. Vill du skicka meddelandet till fler personer samtidigt skriver du adresserna med ett komma emellan men utan mellanslag. Exempel: namn.namn@mail.com,namn2.namn@mail.com

Ändra protokollets (PDF-ens) filnamn

 Inställning för att Ta med maskinnummer i PDF-ens filnamn görs så här:

• Logga in som admin
• Gå till Modulinställningar
• Klicka på Ändra inköpsorderinställningar
• Välj Ta med maskinnummer i PDF-ens filnamn

Interna e-postmeddelanden

Arbetsorder

Inställningar för Epost för artiklar att beställa m fl.

Gör så här:

• Logga in som admin
• Gå till Modulinställningar
• Klicka på Ändra arbetsordersinställningar
• Fyll i e-postadress
  

Här kan du ställa in följande för arbetsordrar:

• Epost för artiklar att beställa
• Epost för beställda artiklar
• Epost för levererade delar

Serviceorder

Inställning för Epost för artiklar att beställa.

Gör så här:

• Logga in som admin
• Gå till Modulinställningar
• Klicka på Ändra serviceordersinställningar
• Fyll i e-postadress

Inköpsorder

Standardepost for sändning av inköpsorder ställs in så här:

• Logga in som admin
• Gå till Modulinställningar
• Välj Ändra inköpsorderinställningar
• Fyll i en e-postadress

Ändra hur notifikationer skickas inom din grupp

Inställning för Planeraren: Skicka notifikation på bokning med övrig tid.

Gör så här för att ställa in:

• Logga in som admin
• Gå till Modulinställningar
• Ändra inställningar för Planeraren

Ändra hur notifikationer skickas till dig

Meddelande om när du tilldelats order, bokats eller när ordrar skapas eller ändras eller om du vill ha servicepåminnelse ställer du själv in via dina egna Kontoinställningar. Klicka på ditt användarnamn för att komma till dina Kontoinställningar.

Inställningen att e-post/SMS ska skickas kan också ändras av admin under Användarrättigheter på person. Välj Ändra användarinställningar. Däremot kan admin inte ändra vilken sorts meddelanden som ska skickas. Det gör alltid användaren.