Serviceprotokolls statusfunktioner hjälper dig att hålla koll på vad som händer med en order.
- Uttrycken (och färgerna) som visar var i er arbetsprocess en order befinner sig (Ej hanterad, Påbörjad, Utförd m fl). Du kan läsa mer om begreppen och färgerna i artikeln Symboler, färger och begrepp.
- För serviceorder finns också en särskild uppsättning status som du kan använda till exempel om artiklar behöver beställas innan ordern kan utföras. Se mer under Serviceorder i nästa avsnitt.
- Utöver standarduttrycken för status kan du också välja att skapa det vi kallar egendefinierade statusar. För dessa väljer du uttryck utifrån era behov.
Funktionen egendefinierade status finns på serviceorder, arbetsorder och felanmälan. Du skapar dina egna statusar i Modulinställningar på respektive funktion. Detta kräver admin-rättighet.
Vilken status visas i detaljvyn?
Är det en serviceorder visas alltid egendefinierad status – om sådan finns.
Om det är en arbetsorder som har en beskrivning är det beskrivningen som visas – även om det finns en egen status. Om arbetsordern är skapad utifrån en offert är det offertens beskrivning eller serviceobjekt som visas.
Här är ett exempel på hur det kan se ut i Att göra – detaljvyn.
- En arbetsorder som fått en egendefinierade status (Akut).
- En arbetsorder som har en beskrivning – då visas beskrivningen.
- En serviceorder som har en egendefinierad status (Obekräftad).
- En serviceorder utan egendefinierad status visar systemets status (Ej hanterad).
Serviceorder
På en serviceorder finns ett antal förinställda statusar:
Statusfältet ser du när du skapat och sparat en serviceorder och så länge du har möjlighet att Ändra.
Under utförandet av service kan du inte ändra valen av systemets standardstatus.
Välj mellan:
- Ej hanterad
- Väntar på leverans
- Klar för service
- Fritextfält där du skriver i valfritt uttryck
Ej hanterad
En order har status Ej hanterad tills du klickat på Utför service eller valt någon av de andra statusarna.
Väntar på leverans
Denna status använder du om det behövs beställas delar till ordern. Markera Väntar på leverans så öppnas extra fält på Delar (under Serviceobjektet) där du kan ange om artiklarna och om de är beställda samt kan ange, om du har, leveransdatum. När du sparar ordern går ett meddelande till den epostadress ni ställt in under ”Epost för artiklar att beställa” i Serviceorderinställningar för detta.
Klar för service
När artiklarna du beställt anlänt ändrar du till Klar för service.
Fritextfältet
Klicka i knappen och fyll i valfri text.
Du kan via filterfunktionen söka fram ordrar som du valt en fritextstatus på genom att under VISA BARA klicka i valet ”Egen status.”
Inställningar du kan göra för serviceorder och status
Beroende på vad ni valt för serviceorderinställning kan du se:
- systemets fält Status (se bild 1). Denna inställning är standard.
- systemets Status och EGEN STATUS (egendefinierad status). Så fort du skapat en egen status visas både systemets status och fält för din egen status.
- endast EGEN STATUS (egendefinierad status). Vill du endast se era egendefinierade statusar avmarkerar du ”Visa status” i Serviceorderinställningar. Kräver adminrättighet.
Egen status
Egendefinierad status kan du skapa för arbetsorder, serviceorder och felanmälan. Uttrycken för dessa bestämmer du helt själv utifrån era behov.
Att skapa egna statusar kräver admin-rättighet.
- Gå till Gruppinställningar – Modulinställningar och klicka på den funktion du vill skapa egendefinierad status på. Scrolla ner tills du ser fältet Egendefinierade statusar.
- Klicka på +Lägg till status. I ett textfält skriver du in de olika uttryck för status ni vill använda.
- Välj färg för statusen genom att klicka på färgrutan. Du kan antingen dra i reglagen eller skriva in en RBG-kod. Färgen läggs som en smal remsa på symbolen för ordern – se exempel på arbetsorder i bild/symbol nedan samt som en prick efter statusen på en order.
- Det går att ändra ordningen på statusfälten genom att dra i de tre prickarna till vänster.
- SPARA.
Nu har du ett nytt fält för EGEN STATUS med en dropdown-lista med dina statusförslag.
När det finns en egen status på en order läggs en smal färgremsa med din valda färg för statusen till vänster, i bilden en röd rand på en arbetsordern och blå rand på en serviceorder.
På serviceordern ser du dessutom till höger ”Kunden ringer när det är dags” – den texten är inlagd i är systemets statusfält för fritext. Se bild 2.
I listvyn kan du dessutom välja att visa kategorin Egen status. Kategorier väljer du genom att klicka på den lilla +-symbolen längst till höger (se bild 7). Denna möjlighet finns även i Att göra.
Var ser jag egendefinierad status?
- På en order.
- I planeraren när du gör en bokning.
- Egen status kan också väljas som kategori i listvyerna för ordrarna. Klicka på det lilla krysset längst till höger i listvyn.
- I detaljvyn som en smal rand till vänster.
- Via sökfunktionen (blå knappen med bocken) kan du snabbt sortera ut/filtrera ordrarna utifrån status. Alla dina statusar finns listade här.
Felanmälan och status
Om statusen du väljer för en felanmälan matchar (dvs är exakt samma som) ett uttryck för status du lagt i arbetsorderinställningar kommer denna status att ställas in automatiskt på arbetsorden när du genererar en arbetsorder från felanmälan.
Exempel: Du har Arbetsorderinställning – Egen status: AKUT samt Felanmälaninställning – Egen status: AKUT.
Du väljer ”AKUT” på felanmälan.
Genererar en arbetsorder.
Arbetsorders Egen status blir då automatiskt ”AKUT”.
Skriver du däremot ”akut” på ett av ställen kommer systemet inte att förstå det.
Inställningar i arbetsorder gällande status
I Arbetsorderinställningar finns ett antal val att göra som gäller status.
- Under Vyinställningar
Ta med egendefinierad status på PDF, dvs protokollet - Kräv egendefinierad status för att spara order.
Du kan inte spara ordern utan att ha valt en egendefinierad status. - Under Signaturinställningar
Kräv egendefinierad status för att signera ordern.
Du kan inte signera ordern utan att ha valt en egendefinierad status.
Visa statusfärg i planeraren
I Planerarinställningar kan du ställa in om du vill använda färgen på den egna statusen som textfärg.
- Visa egendefinierad status som textfärg
När du gör en bokning i Planeraren kan du välja egen status eller ändra den valda egna statusen.
