Import av avtal från excel

Tips

• Testa gärna med några få avtal först innan du laddar upp hela registret.
• Om du importerar från ett äldre system är det bäst om filen innehåller ett stabilt externt nummer, till exempel avtalsnummer eller projektnummer.
• Om du planerar att kunna exportera och importera samma fil senare är det bäst att använda tydliga rubriker för både avtalsfält och prisradstyp.

Förberedelse av Excel-filen

Allmän struktur

Excel-filen ska ha:

• en rubrikrad först
• därefter en rad per avtalsrad/prisrad

Samma avtal kan förekomma på flera rader i filen. Importen slår då ihop dessa till ett avtal och lägger respektive prisrad i rätt lista.

Kolumnrubriker och accepterade namn

Rubrikerna är inte skiftlägeskänsliga och kan vara på svenska eller engelska.

Importen känner igen både:

• rubriker från extern filstruktur
• interna/native propnamn*
• svenska och engelska varianter

1. Identifiering och uppdatering

Importen använder i första hand följande logik för att hitta rätt avtal:

1. Serienummer / avtalsnummer om det finns i filen
2. annars OrderNo + kundnummer om det finns och ett avtal redan finns i gruppen
3. annars skapas ett nytt avtal

Accepterade rubriker för avtalsnummer / identitet

• serial
• serialnumber
• agreementnumber
• agreementno
• avtalsnummer
• avtalnr
• project
• projekt

Accepterade rubriker för externt order-/projektnummer

• orderno
• ordernumber
• ordernr
• orderno.

Om filen saknar avtalsnummer helt kommer importen ändå att fungera. Då grupperas raderna först ihop till rätt avtal inom filen, och importen skapar därefter nya avtal.

2. Avtalsfält Avtalsnamn

• name
• agreementname
• beskrivning
• description

Obs: I vissa externa filer används Beskrivning två gånger. Då tolkas:

• första Beskrivning som avtalsnamn
• andra Beskrivning som prisradens beskrivning

Kundnummer

• customerid
• customerno
• kundnr
• kundnr.

Kundnamn

• customer
• customername
• kund
• kundnamn

Anläggning

• facility
• facilityname
• anläggning
• anlaggning
• anläggningsnamn
• anlaggningsnamn

Startdatum

• fromdate
• start
• startdate
• från datum
• frandatum

Slutdatum

• end
• enddate
• agreementend
• agreementenddate
• giltig till

Skapad datum

• creationdate
• created
• skapad

Kostnadsställe

• costcenter
• kostnadsställe
• kostnadsstalle

Avtalstyp

• type
• agreementtype
• avtalstyp
• fakttyp
• fakttypt

Faktureringsfrekvens / intervall i månader

• invoicingperiodmonths
• invoicefrequency
• faktureringsfrekvens

Stödda värden för faktureringsfrekvens:

• 1, m, må, månad, month, monthly → 1 månad
• 3, kv, kvartal, quarter, quarterly → 3 månader
• 6, halvår, halfyear, semiannual → 6 månader
• 12, år, year, yearly, annual → 12 månader

Autogenerera faktura

• autogenerateinvoice
• autofaktura
• autogenererafaktura

Slutregleras ekonomiskt

• financiallysettle
• financialsettle
• slutreglera
• slutregleras

3. Prisrader

Importen kan läsa både fakturerade rader och inkluderade rader i samma fil.

Prisradstyp

• rowtype
• articlelist
• includedorinvoiced
• target
• rowtarget
• radtyp

Stödda värden:

• included
• ingår
• ingar

→ raden importeras till Included

Stödda värden:

• invoiced
• fakturerad
• fakturerat

→ raden importeras till Invoiced

Om kolumnen saknas eller värdet inte känns igen hamnar raden i Invoiced.

Radnummer

• linenumber
• line
• row
• rad
• radpåfaskturan
• radpåfakturan

Artikelnummer

• artno
• article
• articleno
• articleid
• artikelnr
• artikelnummer

Prisradsbeskrivning

• desc
• artdesc
• artikelbeskrivning

Dessutom kan andra förekomsten av Beskrivning i vissa externa filer tolkas som prisradsbeskrivning.

Antal

• amount
• antal

Om antal saknas eller är 0 används 1.

Enhet

• unit
• enhet

Pris / bruttopris / belopp

• grossprice
• price
• pris
• belopp

Rabatt

• discount
• rabatt

Extern räknare

• externalcounter
• counter
• externteller

Externt räknarvärde

• externalcountervalue
• countervalue
• externtellarvärde
• externtellarvarde

4. Egenskapade fält

Kolumner som inte känns igen som standardfält tolkas som egendefinierade fält.

För att ett egendefinierat fält ska sparas som ett riktigt egendefinierat avtalsfält måste motsvarande fält redan finnas upplagt i gruppens Avtalsinställningar. Om fältet inte finns upplagt i inställningarna läggs värdet i stället till i avtalets beskrivning vid import.

Dataformat och värden

Datum ska vara giltiga datum, boolska värden ska vara tydliga, och numeriska fält ska innehålla siffror.

Datum

Använd gärna:

• YYYY-MM-DD

Andra giltiga datumformat kan också fungera, men rekommendationen är att använda ett tydligt datumformat som ÅÅÅÅ-MM-DD.

Booleska värden

Följande tolkas som true:

• true
• 1
• yes
• y
• ja
• j

Tomma eller andra värden tolkas som false.

Numeriska värden

För numeriska kolumner som:

• antal
• pris
• rabatt
• räknarvärde

bör du endast använda numeriska värden.

Saknat artikelantal

Om antal inte anges på en prisrad används 1.

Steg-för-steg-guide för import

1. Skapa eller uppdatera Excel-filen enligt riktlinjerna ovan.
2. Kontrollera att kolumnrubrikerna stämmer med accepterade rubriker.
3. Säkerställ att varje avtal kan identifieras så stabilt som möjligt, helst med avtalsnummer eller externt order-/projektnummer.
4. Spara filen som .xlsx eller annat kompatibelt Excelformat.
5. Gå till Gruppinställningar.
6. Scrolla längst ner och klicka på Ladda upp register.
7. Välj Ladda upp avtal.
8. Välj filen från din dator.
9. Uppladdningen startar direkt.
10. När importen är klar visas hur många rader som importerats. Om till exempel 25 av 26 importerats har minst en rad inte kunnat läsas in.

Hur importen fungerar

När ett avtal uppdateras

Importen försöker först hitta ett befintligt avtal genom:

1. SerialNumber
2. annars OrderNo + kundnummer

Om ett avtal hittas uppdateras det med nya värden.

När ett nytt avtal skapas

Om inget matchande avtal hittas skapas ett nytt avtal.

När avtalsnummer saknas

Om avtalsnummer saknas i filen:

• raderna grupperas ändå ihop till rätt avtal inom samma fil
• ett nytt serialnummer skapas internt för importen
• samma fil kan därför importeras korrekt även utan serialnummer

Blandade prisradstyper

Om filen innehåller både:

• Included
• Invoiced

kommer raderna att hamna i rätt lista per rad.

Om radtyp saknas går raden till Invoiced.

Dubbletthantering för prisrader

Importen försöker undvika dubbletter genom att jämföra:

• radnummer
• artikelnummer
• beskrivning
• antal
• pris

Om samma rad hittas uppdateras den i stället för att läggas till igen.

Varför kom avtalet inte med?

Vanliga orsaker är:

• inget användbart avtals- eller radinnehåll på raden
• ogiltigt datumformat
• numeriska fält innehåller text
• kund går inte att matcha mot kundregistret
• stavfel i rubriker så fältet inte känns igen
• avtalet innehåller egenskapade fält som inte finns upplagda i avtalsinställningarna

Tänk på att:

• om kunden inte kan matchas blir avtalet normalt inte skapat korrekt
• om avtalsnummer saknas men övrig information är otillräcklig kan rader inte grupperas som avsett

Exempel på Excel-fil

Exempel 1 – extern fil med fakturerade rader

projekt	beskrivning	kundnr	från datum	giltig till	faktureringsfrekvens	rad på fakturan	desc	belopp
1001	Serviceavtal hiss A	20010	2026-01-01	2026-12-31	12	1	Årsavgift	12000
1001	Serviceavtal hiss A	20010	2026-01-01	2026-12-31	12	2	Tillägg jour	2500

Detta blir:

• ett avtal
• två rader i Invoiced

Exempel 2 – blandad native-import* med radtyp

serialnumber	agreementname	customerid	startdate	enddate	rowtype	linenumber	artno	desc	amount	grossprice
5001	Fullserviceavtal	3001	2026-01-01	2026-12-31	invoiced	1	AVTAL	Årsdebitering	1	9000
5001	Fullserviceavtal	3001	2026-01-01	2026-12-31	included	2	FILTER	Filterbyte ingår	2	0

Detta blir:

• ett avtal
• en rad i Invoiced
• en rad i Included

Exempel 3 – fil utan avtalsnummer

agreementname	customerid	startdate	enddate	rowtype	desc	grossprice
Pumpavtal A	3001	2026-01-01	2026-12-31	invoiced	Serviceavgift	4500
Pumpavtal A	3001	2026-01-01	2026-12-31	included	1 st tillsyn ingår	0

Detta blir:

• ett nytt avtal
• serialnummer skapas automatiskt
• raderna grupperas ihop till samma avtal

Vanliga frågor

Kan jag importera både inkluderade och fakturerade rader i samma fil?

Ja. Använd kolumnen för radtyp, till exempel rowtype, target eller radtyp, och ange included eller invoiced.

Vad händer om radtyp saknas?

Raden importeras som Invoiced.

Vad händer om avtalsnummer saknas?

Importen försöker ändå gruppera ihop raderna till rätt avtal inom filen och skapar sedan ett nytt serialnummer.

Vad händer om jag kör samma fil igen?

• Om avtalsnummer finns, eller om OrderNo + kundnummer kan matchas, uppdateras befintliga avtal.
• Om filen saknar stabil identifiering kan samma avtal skapas igen som nytt.

Kan jag använda egna kolumnrubriker?

Ja, men endast rubriker som matchar kända fält tolkas som standardfält. Övriga kolumner tolkas som egenskapade fält.

Vad händer om jag lämnar valfria fält tomma?

Tomma valfria fält hindrar normalt inte importen.

*native-import innebär att direkt importera en fil som exporterats ur systemet