Förberedelse av Excel-filen
Allmän struktur
Excel-filen ska ha:
- en rubrikrad först
- därefter en rad per avtalsrad/prisrad
Samma avtal kan förekomma på flera rader i filen. Importen slår då ihop dessa till ett avtal och lägger respektive prisrad i rätt lista.
Kolumnrubriker och accepterade namn
Rubrikerna är inte skiftlägeskänsliga och kan vara på svenska eller engelska.
Importen känner igen både:
- rubriker från extern filstruktur
- interna/native propnamn*
- svenska och engelska varianter
1. Identifiering och uppdatering
Importen använder i första hand följande logik för att hitta rätt avtal:
- Serienummer / avtalsnummer om det finns i filen
- annars OrderNo + kundnummer om det finns och ett avtal redan finns i gruppen
- annars skapas ett nytt avtal
| Accepterade rubriker | |
|---|---|
| avtalsnummer / identitet | serial serialnumber agreementnumber agreementno avtalsnummer avtalnr project projekt |
| externt order-/projektnummer | orderno ordernumber ordernr orderno. |
Om filen saknar avtalsnummer helt kommer importen ändå att fungera. Då grupperas raderna först ihop till rätt avtal inom filen, och importen skapar därefter nya avtal.
2. Avtalsfält
| Avtalsfält | Accepterade rubriker |
|---|---|
| Avtalsnamn | name agreementname beskrivning description Obs: I vissa externa filer används Beskrivning två gånger. Då tolkas: första Beskrivning som avtalsnamn andra Beskrivning som prisradens beskrivning |
| Kundnummer | customerid customerno kundnr kundnr. |
| Kundnamn | customer customername kund kundnamn |
| Anläggning | facility facilityname anläggning anlaggning anläggningsnamn anlaggningsnamn |
| Startdatum | fromdate start startdate från datum frandatum |
| Slutdatum | end enddate agreementend agreementenddate giltig till |
| Skapad datum | creationdate created skapad |
| Kostnadsställe | costcenter kostnadsställe kostnadsstalle |
| Avtalstyp | type agreementtype avtalstyp fakttyp fakttypt |
| Faktureringsfrekvens / intervall i månader | invoicingperiodmonths invoicefrequency faktureringsfrekvens Stödda värden för faktureringsfrekvens: 1, m, må, månad, month, monthly → 1 månad 3, kv, kvartal, quarter, quarterly → 3 månader 6, halvår, halfyear, semiannual → 6 månader 12, år, year, yearly, annual → 12 månader |
| Autogenerera faktura | autogenerateinvoice autofaktura autogenererafaktura |
| Slutregleras ekonomiskt | financiallysettle financialsettle slutreglera slutregleras |
3. Prisrader
Importen kan läsa både fakturerade rader och inkluderade rader i samma fil.
| Prisrader | Accepterade rubriker |
|---|---|
| Prisradstyp | rowtype articlelist includedorinvoiced target rowtarget radtyp Stödda värden: included ingår ingar → raden importeras till Included Stödda värden: invoiced fakturerad fakturerat → raden importeras till Invoiced Om kolumnen saknas eller värdet inte känns igen hamnar raden i Invoiced. |
| Radnummer | linenumber line row rad radpåfaskturan radpåfakturan |
| Artikelnummer | artno article articleno articleid artikelnr artikelnummer |
| Prisradsbeskrivning | desc artdesc artikelbeskrivning Dessutom kan andra förekomsten av Beskrivning i vissa externa filer tolkas som prisradsbeskrivning. |
| Antal | amount antal Om antal saknas eller är 0 används 1. |
| Enhet | unit enhet |
| Pris / bruttopris / belopp | grossprice price pris belopp |
| Rabatt | discount rabatt |
| Extern räknare | externalcounter counter externteller |
| Externt räknarvärde | externalcountervalue countervalue externtellarvärde externtellarvarde |
4. Egenskapade fält
Kolumner som inte känns igen som standardfält tolkas som egendefinierade fält.
För att ett egendefinierat fält ska sparas som ett riktigt egendefinierat avtalsfält måste motsvarande fält redan finnas upplagt i gruppens Avtalsinställningar. Om fältet inte finns upplagt i inställningarna läggs värdet i stället till i avtalets beskrivning vid import.
Dataformat och värden
Datum ska vara giltiga datum, boolska värden ska vara tydliga, och numeriska fält ska innehålla siffror.
Datum
Använd gärna:
- YYYY-MM-DD
Andra giltiga datumformat kan också fungera, men rekommendationen är att använda ett tydligt datumformat som ÅÅÅÅ-MM-DD.
Booleska värden
Följande tolkas som true:
- true
- 1
- yes
- y
- ja
- j
Tomma eller andra värden tolkas som false.
Numeriska värden
För numeriska kolumner som:
- antal
- pris
- rabatt
- räknarvärde
bör du endast använda numeriska värden.
Saknat artikelantal
Om antal inte anges på en prisrad används 1.
När ett avtal uppdateras
Importen försöker först hitta ett befintligt avtal genom:
- SerialNumber
- annars OrderNo + kundnummer
Om ett avtal hittas uppdateras det med nya värden.
När ett nytt avtal skapas
Om inget matchande avtal hittas skapas ett nytt avtal.
När avtalsnummer saknas
Om avtalsnummer saknas i filen:
- raderna grupperas ändå ihop till rätt avtal inom samma fil
- ett nytt serialnummer skapas internt för importen
- samma fil kan därför importeras korrekt även utan serialnummer
Blandade prisradstyper
Om filen innehåller både:
- Included
- Invoiced
kommer raderna att hamna i rätt lista per rad.
Om radtyp saknas går raden till Invoiced.
Dubbletthantering för prisrader
Importen försöker undvika dubbletter genom att jämföra:
- radnummer
- artikelnummer
- beskrivning
- antal
- pris
Om samma rad hittas uppdateras den i stället för att läggas till igen.
Varför kom avtalet inte med?
Vanliga orsaker är:
- inget användbart avtals- eller radinnehåll på raden
- ogiltigt datumformat
- numeriska fält innehåller text
- kund går inte att matcha mot kundregistret
- stavfel i rubriker så fältet inte känns igen
- avtalet innehåller egenskapade fält som inte finns upplagda i avtalsinställningarna
Exempel på Excel-filer finns här
*native-import innebär att direkt importera en fil som exporterats ur systemet
En ändring
