Arbetsorder

En arbetsorder är ett arbete som ska utföras, men inte räknas som en återkommande service. Används vid t.ex. reparationer och installationer.

Det finns en mängd inställningar för att anpassa arbetsorder efter ditt företags behov. Därför är dokumentationen här en (1) version av hur det kan se ut och om du inte ser funktioner som presenteras här på sidan beror det på de inställningar som ni valt.

Du kan skapa en arbetsorder genom att klicka på Utför – Arbetsorder, i samband med en felanmälan och efter en utförd service. Du kan också skapa en Arbetsorder direkt från Planeraren eller från ett serviceprotokoll om det finns saker som måste åtgärdas på serviceobjektet.

När du skapar en arbetsorder utifrån ett serviceprotokoll kommer arbetsordern att få serviceprotokollets nummer + en siffra. T. ex. 518-1. 

Så här gör du för att lägga till arbetsorder:

1. Logga in på ditt konto.
2. Gå till Utför > Arbetsorder.
3. Tryck på knappen med symbolen ”+” höger om sökrutan.
4. Fyll i de nödvändiga fälten.
5. När du är klar trycker du på knappen Spara längst ned på sidan för att spara den nya arbetsorder.

Du kan också skapa en ny arbetsorder genom att duplicera en befintlig. Klicka på Duplicera längst ner på ordern.

När arbetsordern sparats visas datum för skapandet och (om ni valt den inställning – se mer under Gruppinställningar) i en dropdown-lista ser du datum och namn när och av vem ordern ändrats.

Sök Arbetsorder 

Klicka på denna knapp för att filtrera din sökning.
Exempel: välj de som är tilldelade dig, avgränsa på datum, kund mm.

Vill du använda samma filter fler gånger kan du välja att Spara inställningarna (längst ner till höger i rutan). Läs mer om att Spara som favorit.

Du kan bläddra mellan arbetsordrarna, dels genom att klicka på en order i listan, dels genom att bläddra med pilarna i övre högra hörnet inne på en order.

Har du använt ett filter för din sökning bland ordrar bläddrar du bland det urvalet.

Vill du söka fram en specifik order och känner till numret kan du skriva en asterisk * före numret.

Genom att klicka på denna symbol kan du få fram listor över arbetsordrar och kan hantera flera ordrar samtidigt, t ex Skriva ut listan, Skicka order till bokföringsprogram, signera…

Sortera listan

Du kan sortera arbetsordrarna i listan. Gör så här:

1. Klicka på den högra delen av symbolen (bild 1: vyinställning).
2. Klicka på det lilla plustecknet (bild 2) till höger över listan.
3. Välj kategorier som ska synas.

Vill du ändra ordningen dra kategorierna dit du vill ha dem.

Vill du ta bort en kategori klickar du på plustecknet och avmarkerar kategorin i listan som fälls ut.

Ta ut lista över arbetsordrar

Välj först hur du vill filtrera din lista genom att klicka på filter-knappen och göra ditt urval. Läs mer om att Spara som favorit.

Klicka sedan på denna knapp. Listan skapas som en csv-fil.

Här går vi igenom de olika fältet på en arbetsorder i den ordning de ligger när du skapar en arbetsorder.

Vilka fält och funktioner du ser beror på vilka inställningarna ni valt, om du skapar en nya arbetsorder eller utför uppdraget i arbetsordern. Dessa inställningar görs genom att logga in med ett admin-konto. Läs mer om inställningar och rättigheter för arbetsorder längst ner på denna sida.

Egendefinierade fält är sådana ni skapar själva så exemplen här är helt påhittade och anges här som Eventuell.

Undergrupp

Om ni använder funktionen undergrupper väljer du vilken undergrupp som ska kopplas till arbetsordern.

Har ni lagt till egendefinierade fält för en undergrupp kommer de automatiskt att läggas till arbetsordern.

Planerad

Ange datum för när arbetet planeras att utföras.

Kund

Skriv kundens namn i rutan. Sökfunktionen (klicka på förstoringsglaset) hjälper dig att leta rätt på befintliga kunder. Finns inte kunden med i listan skriver du kundens namn. Du får då frågan om du vill lägga till kunden. Svara ja så läggs kunden till automatiskt. Vill du direkt fylla i fler uppgifter om kunden klickar du på +Lägg till kund. En ny flik i din webbläsare öppnas där du kan fylla i alla uppgifter i ditt Kundregister.
Fältet är obligatoriskt.

Kontrollera eller ändra kundens uppgifter

När du valt kund kan du kontrollera adress mm på kunden genom att klicka på pennan.

Gör dina ändringar och klicka på Ändra.

Anläggning

Fyll i anläggningens namn. Sökfunktionen (klicka på förstoringsglaset) hjälper dig att leta rätt på befintliga anläggningar.

Finns inte anläggningen med i listan skriver du in anläggningens namn så sparas den automatiskt i Anläggningsregistret.
Vill du fylla i adress för anläggningen samtidigt klicka på +Lägg till anläggning så öppnas en ruta där du kan fylla i adressen. Klicka på Lägg till när du är klar.

Vill du ange fler uppgifter än adressen om anläggningen, klicka direkt på knappen Mer så öppnas anläggningen i ditt Anläggningsregister. (Öppnas i en ny flik i din webbläsare.) Fyll i och spara uppgifterna. Nu kan du stänga den fliken och gå tillbaka till fliken med din arbetsorder.

Skiljer sig faktureringsadressen från serviceobjektens adress ska en anläggning väljas eller läggas till.

Finns det artiklar knutna till anläggningen kommer dessa att läggas till under Artiklar.

Eventuella Egendefinierade fält

I ett egendefinierat fält bestämmer ni själva vad som ska efterfrågas. Det skulle t ex kunna vara ett fält kallat “SÄRSKILDA UPPLYSNINGAR”. Dessa fält skapas med hjälp av ett administratörslogin. Läs mer HÄR. Ni kan skapa valfritt antal egendefinierade fält.

Ordertyper

Välj ordertyp. Har ni inte lagt in några ordertyper visas inte fältet.

Läs mer om hur du skapar ordertyper här.

Kontaktperson/beställare

Här kan du antingen söka på kontaktpersoner/beställare för kunden/anläggningen eller lägga till ny kontaktperson/beställare. Uppgifterna sparas så du snabbt kan söka fram dem till nästa gång.

Faktureras annan kund

Här anger du information som behövs när annan kund än den som angetts på arbetsordern ska faktureras.

Faktureras annan kund visas när du i Gruppinställningar – Modulinställningar – Arbetsorderinställningar markerat valet: Visa faktureras till. För att göra denna inställning krävs admin-rättighet.

Har du angett att serviceobjektet ska faktureras annan kund visas den informationen i fältet Uppdrag under serviceobjektet.

Kostnadsställe

Om ytterligare information angående kostnadsstället behöver finnas med på fakturan så kan den anges här.

Kundens ordernummer

Fyll i vid behov.

Eventuell Egen status

Egen status är fält som formuleras och ställs in av er själv, t ex om det ska vara obligatoriskt att ange egen status. Inställningarna för detta görs via ert administratörskonto. Se mer under Information till admin.

UPPDRAG

En arbetsorder kan innehålla flera uppdrag. Ett uppdrag innehåller en beskrivning, åtgärder och artiklar. För att lägga till ett nytt uppdrag klickar du på Lägg till uppdrag-knappen. Ett uppdrag ligger i eget fält med blå bakgrund för att du lätt ska se uppdragets olika delar.

Duplicera uppdrag

När du sparat en arbetsorder kan du duplicera ett uppdrag för att slippa fylla i samma uppgifter igen. Serviceobjektet dupliceras inte eftersom man inte kan ha samma objekt i två uppdrag på en arbetsorder. För att ändra i uppgifterna för det duplicerade uppdraget klickar du på Ändra längst ner på arbetsordern.

När du jobbar i mobilen med en arbetsorder finns en ruta längst upp i mobilen som anger vilket uppdrag som visas (serviceobjektet och beskrivningen av uppdraget). Trycker du på rutan kommer du längst upp i det uppdraget.

Bryta ut ett uppdrag

Vill du bryta ut ett uppdrag från en arbetsorder som innehåller flera uppdrag, t ex om du inte blev klar med ett uppdrag men vill fakturera de övriga, klickar du på denna symbol i övre högra hörnet för det uppdrag du vill bryta ut.Du får en fråga om du vill detta och när du klickar ja skapas en ny arbetsorder på just det uppdraget.

Vill du ta bort ett uppdrag öppnar du ordern genom att klicka på Ändra och sedan på det röda krysset.
Ångrar du ett borttag klickar du på ångra-symbolen i nedre vänstra hörnet.
alt Shift + Z

QR-symbolen

Ser du denna symbol kan du använda mobilens kamera för att läsa av qr-koden på serviceobjekt. Då fylls alla uppgifter inlagda på serviceobjektet i automatiskt.

Serviceobjekt

Serviceobjekt inlagda på kunden i kundregistret kommer upp när du sätter markören i rutan.

Behöver du ändra på informationen om objektet klickar du på pennan till höger om namnet på objektet. En popup öppnas där du kan göra dina ändringar. Här kan du också ladda upp bilder och dokument.

Finns inte serviceobjektet i listan kan du lägga till det genom att klicka på + symbolen och en popup öppnas (se bild nedan). Serviceobjektet läggs då, förutom på arbetsordern, till i ert register över serviceobjekt.

”Lägg till-fältet” ger dig möjlighet att lägga in basuppgifterna om objektet. Behöver du komplettera uppgifterna (markera på kartan, ange kontaktperson, koppla till avtal mm) gör du det sen i registret.

Beskrivning

Beskrivningarna används för att identifiera arbetsordern. Skriv en kort beskrivning av vad som behöver göras. Beskrivningen visas i listan över arbetsordrar som stöd för identifiering.

Fel/Orsak

Om det gäller en felanmälan anger du felet här. Fel/Orsak kan även anges utan att man öppnat ordern.

Åtgärder

Under åtgärder listar du vad som gjorts och datum för åtgärden.

Tid

Om ni valt att separera tid från artiklar finns fält för detta här. Detta är en inställning som görs med ett admin-konto.

Artiklar

Ange artiklar som behövs för uppdraget och använda artiklar. Du kan se vem som lagt till artiklarna och priset för dessa om ni har valt den inställningen. 

Artikelsökfunktionen hjälper dig att hitta rätt. Du ser senast använda artiklar samt det valda serviceobjektets artiklar. Detta gäller för alla artikelsökfält. Priser hämtas från artikelregistret.

Att se pris, netto/brutto och rabatt är en inställning på användarrättigheter som görs med ett admin-konto.

Streckkodssymbolen visar att du kan använda mobilens kamera/streckkodsläsare för att läsa av en streckkod för att lägga till artiklar.

Har du angett en anläggning och det finns det artiklar på den läggs artiklarna till automatiskt här. Klicka på röda krysset om de ska tas bort.

Artiklar att beställa

Klicka på +Lägg till artikel för att lägga till artiklar som behöver beställas för att slutföra uppdraget. Sätt ev. status för beställningen.

När artikeln sedan har anlänt och det är dags att fakturera behöver du konvertera den beställa artikeln till använd artikel, dvs flytta den från rubriken Artiklar att beställa till Artiklar.

Gör så här:

• Öppna ordern genom att klicka på Ändra.
• Klicka på den gröna pilen till höger om artikeln så flyttas artikeln upp och anges som använd. 

Gör du inte detta och klickar på Klar för fakturering kommer du att få ett meddelande om att det finns artiklar att beställa på ordern. Beställda artiklar kan inte skickas med till fakturan, oavsett status (t ex ”levererad”).

Egenkontroll

Här lägger du till eventuella egenkontroller. En egenkontroll skapar du under menyn Funktion > Egenkontroll. Se mer under Skapa mallar.

Har ni valt att ställa in en tvingande egenkontroll läggs den till automatiskt. Se mer här.

Övriga artiklar

Övriga artiklar kan vara sådana som inte direkt hör till uppdraget. Det är en separation som kan användas om du vill särskilja i statistiken.

Har ni valt att separera tid/artiklar så kommer det upp Tid och Artiklar både under Uppdraget och under Övriga artiklar.
Detta är en inställning som görs med admin-kontot i Modulinställningar – Arbetsorderinställningar.

Totalt

Här summeras tidsartiklar och artiklar.

Bokad

Ange vem/vilka som ska utföra uppdraget (resurs) samt bokad dag och klockslag. Klicka på +Lägg till en bokning. Resursens arbetstider fylls i automatiskt – om du angett dessa under Rättigheter för användare.
En varningstriangel dyker upp om du försöker boka en resurs som redan är bokad på annan order.

När du sparar en bokning får du frågan om du vill skicka en bokningsbekräftelse till kontaktpersonen för ordern, detsamma gäller när du ändrar en bokning. Datum för när bokningsbekräftelse har skickats visas i ordern och om bokningen ändrats efter att bekräftelse skickats.

Bokningsbekräftelsen innehåller namn på den bokade teknikern, datum samt ordernumret. Om kontaktpersonen för ordern är en kundanvändare med egen inloggning finns också en länk till ordern. Vill du skicka bokningsbekräftelse igen klicka på Skicka bokningsbekräftelse. Du kan välja att skicka som e-post och/eller sms.

Kommentarer

Här kan du lägga ytterligare information. Kommentarerna visas som standard inte för kunden. Vill du låta kunden se kommentarerna kan du ändra det när du sparat ordern. Läs mer om kommentarer här.

Denna symbol med en siffra visar att det finns kommentarer i en arbetsordern. Symbolen visas i listorna med arbetsordrar (dock ej om du valt listläget).

SPARA

När du fyllt i alla uppgifter för arbetsordern klickar du på Spara. När du sparat ser du också om det finns ett avtal kopplat till serviceobjektet som ordern gäller.

Signera

För att godkänna en utförd arbetsorder krävs en signatur. Denna signatur kan antingen ansvarig tekniker, kunden eller båda fylla i. Är arbete på arbetsordern utförd vid flera olika tillfällen delsigneras arbetsordern.

Ska både teknikern och kunden signera behöver ni ha aktiverat den inställningen i Arbetsorderinställningar. Teknikern signerar då först och sedan kunden.

Även om du signerat ordern kan du fortfarande lägga till rader (artiklar, åtgärder) i arbetsorder men inte ändra i de redan signerade raderna. Klicka på Ändra.

Ett namnförtydligande ligger automatiskt för det namn du angett under dina kontoinställningar. Om du ber en annan användare eller en kund signera arbetsordern skriver du in ett nytt namnförtydligandet i fältet. 

När du signerat ordern kan du, beroende på vilka rättigheter du har för arbetsorder, markera den som Klar för fakturering och/eller Skicka order till bokföringsprogram. Nu går det också att Generera faktureringsunderlag.

Här kan du läsa om rättigheter för arbetsorder.

När en arbetsorder är skickad till bokföringsprogram (gäller Fortnox och Visma) läggs fältet Integrationsreferens till. Numret är referensnumret till motsvarande order i ekonomisystemet. Klicka på numret så visas orderbekräftelsen.

Mer att göra

Ändra, Tilldela, Ladda upp dokument, E-posta/SMS bekräftelser och protokoll, Makulera, Ta bort, Göra till återkommande, Duplicera, Visa faktura (endast vid Fortnox-integration), Historik.

Ang Ta bort/Makulera

Om du väljer att ta bort en order försvinner den helt, inklusive historiken kring ordern. Väljer du makulera finns historiken kvar och markeras med ett stort rött kryss i listan över arbetsordrar och i Att göra.

Ang Ladda upp dokument

För att kunna ta bort dokument behövs en särskild rättighet som en administratör kan tilldela dig.
Behöver du byta namn på ett dokument gör du det lokalt på din enhet, laddar upp dokumentet igen och ta bort det gamla. Det går inte att byta namn på ett redan uppladdat dokument.

Använder du mobil för att ta foton som bifogade dokument skickas fotot direkt till arbetsordern. De sparas inte på din mobil.

Ang Duplicera

Duplicera hela arbetsordern med alla uppgifter så skapar du snabbt en ny AO. Den nya AO är inte på något vis kopplad till den du duplicerat utan kan redigeras.

Du kan också duplicera själva uppdraget. Se bild under Uppdrag.

Ang Visa faktura

Endast vid Fortnox-integration. Fakturan visas som pdf utan att du behöver logga in på Fortnox.

Ang Historik

Under Historik ser du alla ändringar som gjort på en arbetsorder.

Ang skicka epost/SMS

Under denna knapp finns flera möjligheter att meddela kunden – bokningsbekräftelse, egenkontroller, protokoll… Läs mer i artikeln Epost/SMS.

Har ni valt Epostinställning ”Ta med uppladdade filer vid sändning” kommer även bifogade filer att skickas med.

När du väljer Skicka meddelande listas kontaktpersoner från ordern, kunden, anläggningen och “faktureras annan kund”. Epost-adress och namn visas i en lista när du sätter markören i fältet för epost.

Generera restorder

När du signerat och markerat ordern som Klar för fakturering kan du snabbt skapa en restorder om t ex något behöver åtgärdas som ingick i ordern men inte blev klart eller om kunden återkommer för att felet kvarstår, genom att klicka på Generera restorder. Restordern får med sig alla uppgifter om kund, uppdrag och objekt. Ordern får samma nummer kompletterat med en -1, exempel 421-1. Bara att komplettera med eventuella åtgärder och artiklar.

För att söka fram en order och dess restorder lägger du till semikolon ; efter ordernumret, ex 421;

Återställ

Om något råkat bli fel på ordern och detta upptäckts efter att den fakturerats kan ordern återställas för att åtgärda felet. Detta bör en admin göra och endast i nödfall och sådant som inte berör faktureringen.

Klicka på Återställ, därefter på Ändra. Du får en varning – svara Ja, gör ändringarna och spara sedan.

När du är klar klickar du på Klar för fakturering, välj Nej när systemet frågar om ordern ska skickas till fakturering igen och till sist Markera som fakturerad.

Information till administratören

Det finns en rad inställningar för arbetsorder och rättigheter som kan göras. Läs gärna också:

• Lägga till egendefinierade fält.
• Om kommentarer i arbetsorder.

Lista på modulinställningar / #arbetsorderinställningar

• Epost för artiklar att beställa.
  Ange en epostadress som ska ta emot epost om artiklar som behöver beställas. Dessa skickas automatiskt när en arbetsorder sparas.
• Epost för beställda artiklar.
  Ange epostadress som ska ta emot epost om artiklar som har beställts. Dessa skickas automatiskt när en arbetsorder sparas.
• Epost för levererade delar.
  Ange epostadress som ska ha epost när delar levererats. Dessa skickas automatiskt när en arbetsorder sparas.
  
• Beskrivningsförslag.
  Ange förslag på t ex vanligt förekommande beskrivningar av uppdraget.
  
• Åtgärdsförslag.
  Ange förslag på t ex vanligt förekommande åtgärder för uppdraget.
  
• Utskriftsinställningar:
  • Visa signaturer (på utskriften).
  • Visa bilder (på utskriften).
  • Visa hela egenkontroller (på utskriften).
  • Ta bort priser från utskrift.
    Notera att detta gäller alla utskrifter. Dessutom påverkar det när du inte har integration med ett affärssystem och genererar faktura från t ex ett serviceprotokoll eller en försäljningsorder.
    
• Inställningar för listläge:
  • Sortera på löpnummer som standard.
  • Sätt till påbörjad vid tilläggning av artiklar. Om denna inte är markerad ändras status till Påbörjad på ordern först när man öppnat den, dvs klickat på Ändra.
  • Visa undergruppsskiftare.
    De olika undergrupperna syns som menyflikar över arbetsorderlistan så att du snabbt kan välja att se arbetsordrar för respektive undergrupp.

Egendefinierade statusar

Klicka på +Lägg till status. I ett textfält skriver du in de olika uttryck för status ni vill använda. Välj färg som statusen ska få i listan över arbetsordrar. Färgen läggs som en smal remsa på symbolen för arbetsordern – se bild/symbol nedan.
Det går att ändra ordningen på statusfälten genom att dra i de tre prickarna till vänster.
En drop-down-meny skapas på arbetsordern där du sedan väljer vilken status som gäller för den aktuella ordern.
Ska det vara obligatoriskt att ange status väljer du den inställningen – se längre ner i denna lista under Kräv egendefinierad status för att signera ordern respektive spara order.

Skapa ordertyper

Ange ett namn på ordertypen. Välj färg på fältet (1). Färg (2) är textfärg och behöver inte ställas in. Färgen finns med som en prick efter typen.

Vyinställningar

• Visa kundkommentar på order.
  Kommentarer du lagt på Kunden i Kundregistret visas på ordrar under kundens namn.
• Visa anläggningskommentar på order.
  Kommentarer du lagt på Anläggningen i Anläggningsregistret visas på ordrar under anläggningens namn.

• Visa serviceobjektskommentar på order.
  Kommentarer du lagt på serviceobjekt i serviceobjektregistret visas på ordrar under serviceobjektets namn.
• Inaktivera klarmarkering om det finns artiklar att beställa.
  När du klickar på Klar att fakturera kommer en ruta upp som informerar om att det finns artiklar att beställa och ordern kan därför inte markeras som Klar att faktureras.
  En order kan inte skickas till fakturering om det finns artiklar att beställa. Artiklar att beställa måste först flyttas till Artiklar för att komma med på fakturan.
• Tilldela användaren som signerar ordern till ordern automatiskt.
• Ta med egendefinierade fält på PDF.
• Ta med egendefinierad status på PDF.
• Ta med skapad-datum på PDF.
• Kräv åtgärder för att skicka order.
  Du måste ha angett en eller flera åtgärder innan du kan skicka ordern till bokföringsprogrammet.
• Kräv serviceobjekt för signering.
  Arbetsordern går inte att signera utan att det finns ett serviceobjekt kopplad till ordern.
• Kräv drifttid på serviceobjekt om räkneverk finns.
  Arbetsordern går inte att spara utan att aktuell drifttid fyllts i.
• Kräv egendefinierad status för att signera ordern.
  Du kan inte signera ordern utan att ha valt en egendefinierad status. Egendefinierad status skapar ni utifrån era egna behov. Se Egendefinierad status.
• Kräv egendefinierad status för att spara order.
  Du kan inte spara ordern utan att ha valt en egendefinierad status. Egendefinierad status skapar ni utifrån era egna behov. Se Egendefinierad status.
• Visa knapp för att lägga till åtgärd i detaljvyn.
  Knappen + Lägg till åtgärd syns under fältet UPPDRAG – Åtgärder så att du snabbt kan lägga till åtgärder. Du behöver alltså inte klicka på Ändra först.
• Kräv pris på samtliga artiklar.
  Pris måste anges för alla artiklar du lägger till på ordern.
• Visa adress.
  Visar besöksadressen (i text) på arbetsordern.
• Visa senaste ändringar.
  I översta delen av ordern visas fältet Senast ändrad:. I en dropdown-meny ser du när och vem som gjort ändringar på ordern. Fältet visas först när det finns ändringar.
• Kräv kontaktinformation för att spara ordern.
  Du måste ange en kontaktperson för att kunna spara arbetsordern.
• Kräv att artiklar hämtas från artikelregistret.
• Dölj fel/orsak.
  Detta döljer snabbinläggningsfunktionen (dvs utan att klicka på Ändra på en order) för att ange fel/orsak.
• Visa beställare.
  Detta skapar ett fält för kontaktuppgifter till beställare.
• Visa ”övriga artiklar”.
  Fält för övriga artiklar. Kan vara artiklar som inte direkt har med ordern att göra.
• Visa artiklar att beställa.
  Visar fält för artiklar att beställa.
• Visa bokningar.
  Visar fält för att lägga bokningar för en order.
• Använd planeratdatum. 
  Visar fältet Planerad överst på en order samt i listvyerna.
• Visa faktureras till.
  Skapar ett fält Faktureras annan kund
• Visa egendefinierad status.
• Använd snabbtilläggning av artiklar.
  Detta visar snabbinläggningsfunktionen (dvs utan att klicka på Ändra på en order) för att kunna lägga till artiklar.
• Lägg till nya modeller i modelldatabas.
  När du lägger till ett serviceobjekt och anger en ny modell läggs den till i ”Gruppens modeller”.
• Föreslå dagens datum som planerat datum vid skapande av arbetsorder.
• Lägg till tillagda artiklar i artikelregistret. 
• Skicka till bokföringsprogram direkt vid klar för fakturering.
  
  

Signaturinställningar

• Använd kundsignaturer
  Gör att en kund kan signera efter att en vanlig signatur har gjorts. Logik som utförs under en vanlig signatur kommer istället att utföras efter att kunden har signerat.
• Kräv kundsignaturer
  Ordern kan inte avslutas utan att en kund signerat .
• Kräv serviceobjekt för signering
  Ett serviceobjekt måste finnas med på ordern för att den ska kunna signeras.
• Kräv egendefinierad status för att signera ordern.
  Du måste ha valt en egendefinierad status för att kunna signera ordern.
• Kräv att egenkontroller är klara för att signera ordern.
  Egenkontrollerna måste vara klara och signerade för att själva ordern ska kunna signeras.

Artiklar för snabbtilläggning

Här kan du lista artiklar som alltid ska komma upp som förslag när du skapar en arbetsorder. Det går då inte att lägga till andra artiklar än de i listan.
Har ni undergrupper ställer du in om alla eller bara valda undergrupper ska få upp artiklarna.

Har ni lagt tidsartiklar i Artiklar för snabbtilläggning kommer dessa artiklarna upp under Lägg till tid på AO. Blandar ni tidsartiklar och standardartiklar separeras dessa automatiskt för att komma upp under Lägg till tid resp. Lägg till artiklar.

Egendefinierade fält

Läs mer om egendefinierade fält HÄR.

För er som använder Fortnox finns ett specifikt egendefinierad fält för att hantera ROT, ROT m fl avdrag. Fältet ska heta ”ROT/RUT” och som har de olika valen för bidrag (ROT, RUT, Grönt, inget) som förslag.

På arbetsorder får du då ett fält där du väljer avdrag. Valet skickas med till Fortnox och hanteras där.

Tvingande egenkontroller

Ange en eller flera egenkontroller som ska vara tvingande, dvs man måste utföra egenkontrollen innan ordern kan slutföras. Egenkontrollen läggs automatiskt till på nya skapade ordrar.

Meddelandemall

Detta fält använder du för att skriva ett meddelande som skickas till kund t ex när en vara finns att hämta eller en bekräftelse på att en arbetsorder mottagits. Endast en version av meddelande kan anges här men meddelandetexten kan ändras i samband med att du skickar meddelandet på en arbetsorder. Klicka på ”Skicka meddelande” längst ner på ordern.

Läs om Utskriftsmall samt Utskriftsmall för egenkontroll

Ordertyp

Rättigheter för användare som berör arbetsorder

Visa, Visa (endast) tilldelade, Ändra, Ändra (endast) tilldelade, Skapa, Ta bort, Fakturera*, Generera faktura*, Tilldela, Tilldela sig själv, Utföra**, E-posta protokoll, Visa bokningar, Hantera bokningar, Skicka bokningsbekräftelse, Sätt till återkommande, Signera, Ta bort uppladdade filer, Ta bort egenkontroll från order, Ändra användare på åtgärd, Sätt redo för fakturering*, Duplicera.

Beskrivning av de olika faktura-varianterna*

Sätt redo för fakturering – användaren ser knappen Klar för fakturering men kan inte göra något mer vad gäller fakturan.

Fakturera – användaren ser knappen Klar för fakturering och kan sätta Markera som fakturerad samt Generera restorder.

Generera faktura – Ger användaren rätt att generera en faktura samt rätt att skicka denna direkt till fakturering. När du klickar klar för fakturering får du frågan om ordern ska skickas till bokföringsprogram men har också knappen Skicka till bokföringsprogram.

Utföra**

Om ni vill att en medarbetare bara ska kunna utföra och inte kunna ändra något på en arbetsorder väljer ni denna rättighet. Medarbetaren kan forfarande lägga till en Egenkontroll.

Övrigt 

Rensa signaturer
Samtliga signaturer på en order tas bort.

Rättigheter för användare som berör qr-verifiering

Aktivering och Utföra.
Aktivering innebär att användaren har rätt att aktivera qr-verifiering på serviceobjekt.

Rättigheter för Serviceobjekt, Kund och Anläggning påverkar också vad du kan göra på en arbetsorder.