Funktionen för personalliggare gör det möjligt att registrera arbetspass via systemets timerfunktion och exportera dessa i Skatteverkets XML-format för byggbranschen.
Personalliggaren utgår från Projekt och bygger på att Timer används.
Förutsättningar
För att kunna skriva ut en personalliggare med information om arbetstider på en arbetsorder krävs dessa saker:
- Personnummer i teknikernas användarinställningar.
- Korrekta uppgifter om din grupp.
- Specifika egendefinierat fält.
- Att arbetsordern är kopplad till ett projekt som innehåller rätt data för personalliggare. Detta kan kopplas i efterhand.
- Att teknikerna använder timers för att registrera start- och sluttid på en arbetsorder.
- Att eventuella rättelser görs i timerlistan.
- Att export görs i timerlistan (kräver admin-rättighet).
Punkt 1 – 3 samt 7 kräver admin-rättighet.
1. Personnummer
Lägg till personnummer i en användares inställningar.
Gör så här:
- Gå till sidan Gruppinställningar
- Klicka på en användare och välj Ändra
- Fyll i personnummer i fältet Personnummer
- Spara ändringen.
2. Kontrollera era företagsuppgifter
Din grupp är det utförande bolaget, alltså Byggverksamhetsbedrivare.
Det betyder att din grupp måste ha korrekta företagsuppgifter på sidan Gruppinställningar. Kontrollera att dessa är rätt angivna:
- företagsnamn
- organisationsnummer
3. Skapa egendefinierade fält
Gå till Gruppinställningar, klicka på Projektinställningar och lägg till dessa egendefinierade fält:
- ConstructionIdentityNumber eller Identifikationsnummer byggarbetsplats
- DeveloperOrganizationNumber eller Byggherre organisationsnummer
- DeveloperName eller Byggherre namn
Det viktigaste fältet är Identifikationsnummer byggarbetsplatsen. Utan detta kan projektet inte exporteras till Skatteverket. Var noga med stavningen när du skapar de egendefinierade fälten.
Läs hur du skapar ett egendefinierat fält.
4. Koppla arbetsorder till ett projekt och tillse att rätt data är ifyllt
- 4.1. Gå till ett projekt eller skapa ett nytt projekt och fyll i värden i de egendefinierade fälten.
Projektet ska innehålla:
- byggarbetsplatsens identifikationsnummer
- byggherrens namn
- byggherrens organisationsnummer
Om byggarbetsplatsens identifikationsnummer saknas kommer projektet inte att visas som valbart i exportfiltret. Byggherre hämtas från projektet. Det betyder att samma grupp kan vara utförare i flera projekt men olika byggherrar kan anges projektvis.
- 4.2. Lägg till arbetsordrar på projektet genom att klicka på +-symbolen till höger om rubriken Arbetsordrar. Här finns mer information om hur du lägger till order på ett projekt.
5. Vid utförande av ordern
Den som utför en arbetsorder kopplad till ett projekt använder timerfunktionen för att registrera start- och stopptid för arbetet på ordern.
6. Rätta en felaktig timer
Både användaren som lagt till timern och en med admin-rättighet kan rätta tiderna i timers.
Gör så här:
- Gå till timerlistan.
- Klicka på “Alla timers”.
- Klicka på Ändra.
Du kan t ex ändra:
- starttid
- sluttid
- kilometer
- som admin kan du också ändra vilken användare timern är kopplad till
Orsak till rättelse
När en ändring görs i en timer ska en rättelseorsak anges. Den sparas i historiken på timern och läggs som kommentar i “rättelseaktiviteten” som skickas med till Skatteverket.
Historiken visar:
- när timer skapades
- när arbetsorder kopplades
- när sluttid sattes
- om användare ändrades
- om start eller slut rättades
- om borttagning eller makulering skedde
- vilken rättelseorsak som angavs
7. Hur exporten fungerar
Var exporterar man?
Exporten görs i timerlistan. Klicka på Alla timers. Admin-rättighet krävs för att exportera personalliggare-XML.
Exportdelen visas bara om det finns minst ett projekt som har byggarbetsplatsens identifikationsnummer ifyllt.
Vad kan man välja i exporten?
I exportdelen kan man ange:
- projekt/bygge
- från
- till
- inkludera borttagna
- ögonblicksbild
Hur väljs projekt?
Endast projekt som har ett giltigt byggarbetsplats-ID visas i projektlistan. Projektets byggarbetsplats-ID visas också i texten i listan så att det ska vara lätt att välja rätt bygge.
Problem? Kontrollera detta:
Om exportknappen inte syns
Kontrollera:
- att du har admin-rättigheter
- att det finns minst ett projekt med byggarbetsplatsens identifikationsnummer ifyllt
Om ett projekt inte går att välja
Kontrollera:
- att projektet har korrekt ifyllt byggarbetsplats-ID
- att det egendefinierade fältet har rätt namn
Om en timer inte kommer med i exporten
Kontrollera:
- att timern är kopplad till arbetsorder
- att arbetsordern är kopplad till rätt projekt
- att projektet är samma som valts i exporten
- att timern ligger inom valt datumintervall
- att timern inte filtreras bort av användarfilter
Om exporten ger fel om person
Kontrollera:
- att användaren har personnummer registrerat i sina Användarinställningarna
- att du filtrerat på rätt person
Om byggherre saknas i filen
Kontrollera:
- att projektets byggherrefält är ifyllda
- att namnet på det egendefinierade fältet är rättstavat
- att projektet verkligen är det som arbetsordern är kopplad till
