Planeraren – Kalender och Resurs

I Planeraren ser du som användare dina tilldelade ordrar eller alla aktuella bokade ordrar, beroende på vilka rättigheter du har i systemet.

Du kan också skapa och boka in Arbetsordrar direkt i Planeraren.

Som arbetsledare kan du i Planeraren tilldela resurser bokade ordrar och planera dagens, veckans och månadens arbete. Vi rekommenderar att du jobbar i Planeraren via en dator då funktionen inte är optimerad för små skärmar och mobila enheter.

Vill du koppla ihop Planeraren med en google-kalender går du till dina kontoinställningar genom att klicka på ditt användarnamn. Scrolla längst ner på den sidan så hittar du knappen Koppla samman med google-konto.

Det går också att abonnera på kalendern. Läs hur här.

I Planeraren finns tre flikar – Kalender, Resurs och Uthyrning. Uthyrning är än så länge i beta-version och aktiveras i Planerarinställningarna.

Fliken Resurs ger dig en snabb överblick över vem som är upptagen eller tillgänglig för akuta arbeten. 

Resurser är här lika med medarbetare och användare av systemet. I dokumentationen här använder vi ordet resurser.

Det finns en hel del inställningar som kan göras för Planeraren. Läs mer om admin-inställningar för planeraren.

Längst ner eller till höger om kalendern (beroende på vilken inställning du valt) ser du resurserna i din grupp men kan också välja att se en enskild resurs eller ej tilldelade ordrar. Resurser kan också vara indelade i grupper. Detta görs av en administratör under Modulinställningar – Användargruppsinställningar.

Inställningar du kan göra

Inställningar

Vill du ändra hur Kalendern och Resurs visas (fullskärm, tidsintervall, lördag/söndag) klicka på kugghjulet i övre vänstra delen. Klicka på kugghjulet igen för att stänga. Ändringarna sparas automatiskt. Sidan kan behöva laddas om för att ändringar i dina val ska visas.

Lägg resurserna vid sidan flyttar listan över resurser till vänster om Kalendern. Standard är att listan finns under Kalendern.

Mindre resursdagar gör fälten i kalendern under Resurs mindre.

Har ni inställningen Visa tilldelade planerade ordrar visas planerade ordrar som inte är bokade. OBS! Gäller endast i månadsvy. Se mer ang färgkodning för dessa under Vad betyder färgerna?

Dessa ordrar kan inte flyttas i planeraren utan det måste göras genom att gå in på ordern och göra en bokning.
När du bokat ordern försvinner den från planeraren, då den nu är bokad.

Ställ in klockslag. T ex om du bara vill se den tid du är i tjänst t ex 07:00 – 16:00. Har ni arbete dygnet runt kan ni välja att ange 00:00 – 23:59.

Ställ eventuellt in max antal bokningar som visas på en resurs per dag. Finns det fler är inställt antal visas det med ett + och en siffra.

Fler användare per bokning gör det möjligt att boka flera tekniker på samma order.

Gå direkt till ordern vid klick på bokningen gör att du kommer direkt till ordern istället för popupen Ändra bokning.

Kompakta ordrar ger en kompaktare lista över ordrar i Resurs-vyn. Utplanerade ordrar får en grå bakgrund i listan.

Vilken vy vill du ha?

Vill du bläddra månads- och veckovis klicka på pilsymbolen.

Ser du månad i kalendern men vill se vecka, eller kunna välja vilket? Läs mer om inställningar för planeraren. 

Klicka på kalendersymbolen (fyrkanten med en siffra) så kan du bläddra i kalendern månadsvis via ett popup-fönster samtidigt som aktuell månad/vecka ligger kvar i bakgrunden.

I resurs finns flera vyer att välja samt Program som skapar en lista på ordrar under en dag eller två. Se bild.

Vill du skapa större arbetsyta kan du fälla in menyn genom att klicka på pilen över ”kugghjulet.”

Vad betyder färgerna?

Systemet är färgkodat så du snabbt ser status på en order.
Här kan du läsa mer om färger och symboler.

Rött – missad order, alltså en bokning som förfallit tidsmässigt
Orange – påbörjad
Grön – ett framtida datum
Lila – klar för fakturering
Blå – utförd/fakturerad
Ljusblå *– planerad, ej tilldelad eller bokad
Grå * – planerad, tilldelad, ej bokad

*Vill du inte se dessa ordrar klickar du på kugghjulet och bockar ur Visa tilldelade planerade ordrar.

OBS! Färgerna beror också på om ni använder bokningstyper och/eller ordertyper och vilka val ni gjort för dessa. Läs mer om inställningarna för detta.
Läs mer om bokningstyper.
Läs mer om ordertyper.
Alla skärmdumpar på denna sida är med standardinställningen.

Vit trekant

Om du anger en beskrivning på bokningen, genom att klicka på bokningen i Planeraren, läggs en vit flik till i högra hörnet för att det ska synas tydligt att det finns en beskrivning även om fältet är litet.

Har ni valt Planerarinställningen – Visa alltid beskrivning visas också beskrivningen i fältet för bokningen i Planeraren.

Det går också att ställa in att texten får färgen från en egendefinierad status.

Färg och uttryck på ”Övrig tid”

Under TYP kan du välja om du jobbar med en order eller är ledig av olika anledningar. Här finns också valet Övrig tid. Vilken arbetstidstyp som kopplas till Övrig tid ställs in i Planerarinställningar. Den valda tidstypen hämtar sin färg från inställningar under Tidsrapport. Textfärgen kan också hämtas från färgen på egendefinierad status.
Läs mer om hur du ändrar typ och färg.

Personliga färger

Som standard är alla resurser blåa men det kan vara praktiskt att ge dem olika färger. Detta ställer du in såhär:

1. Logga in med ert admin-konto.
2. Gå till Gruppinställningar.
3. Scrollar ner till Användarinställningar.
4. Klicka på användaren du vill ändra.
5. Välj färg under Färg i Planeraren (högerspalten).
6. Spara.

Tidigare har färgen för tekniker blivit svart OM någon varit inne på användarinställningarna för teknikern och sparat utan att välja färg. Sedan 24-02-02 behålls den blåa färgen.

Begrepp

Planerad order – detta är ett datum då ordern bör utföras. 

Tilldelad order – en tekniker/användare är tilldelad en order och bör utföras ordern, alternativ är ansvarig för ordern.

Bokad order – en tekniker/användare ska utföra ordern och på en specifik dag och tid.

Vilket namn visas när du gör en bokning?

Om du klickar på en dag i resursvyn så kommer resursen vars rad du klickade på komma upp som vald i bokningspopupen.

Om du klickar på dag i kalendern så är det du (din användare) som är markerad som vald i bokningspopupen.

Kalender

Lägg till en bokning

När du gör en bokning på en tekniker kommer denna att också bli tilldelad ordern.

Klicka på den dag du vill lägga till en bokning. Ett popup-fönster öppnas där du fyller i nödvändiga uppgifter – väljer resurs, anger tid och väljer vilken order bokningen gäller. Klicka på Lägg till.

Har du aktiverat Flera användare per bokning (görs under kugghjulet) kan du boka flera tekniker på en bokning.

Har ni egendefinierad status för ordrar visas dessa när du valt en order. Du kan ändra status även här.

Har du redan lagt ut ordern på flera tekniker men på olika tider och bestämmer att arbetet ska göras tillsammans vid samma tid drar du varje tekniker till den bestämda gemensamma tiden. De kommer då att ”samlas” ihop.

Är din eller vald resurs arbetstid inlagd i användarinställningarna (görs med ett admin-konto) är arbetstiden förinställd, annars står det 00:00.

Ändra datum för en bokning

Dra och släpp ordern i kalendern alternativ klicka på ordern så popupen öppnas och ändra där.

Ta bort bokning

Klicka på bokningen och välj Ta bort och därefter Spara ändringen.

Ändra dag, tid eller tilldelning för en bokning

Klicka på bokningen. Aktuell order är markerad i listan med en blå ram. Gör ändringar och klicka på Spara.

Lägg in ledigheter, sjukdom mm

Klicka på aktuell dag så att bokningsfönstret öppnas. Välj resurs och ange typ av ledighet under TYP. Informationen skickas automatiskt över till tidsrapporten. Klicka på Lägg till.

Lägg till en ny arbetsorder, serviceorder eller kontaktorder

• Klicka på en dag.
• Välj resurs.
• Ange klockslag.
• Klicka på +-tecknet efter sökrutan
• Välj vilken sorts order du vill lägga till.
• En ny order skapas.
• Fyll i ordern och klicka på spara.

Resurs

Resursfliken har en lite annan vy än Kalendern. Du kan välja att se dag (två varianter), vecka eller månad (inkl 3-månader). Vad du vill se ställer du in (med ert admin-konto) under Planerarinställningarna i Gruppinställningar.

Scrolla i sidled (scroll under kalendern) om du vill se längre fram i tid. Använd pilarna för att hoppa till annan månad.

Har du valt att se Månad ser du tillgängliga resurser på vänster sida och ordrarna som de är bokade på i kalendern. Har du valt dag ligger resurserna överst.

Genom att klicka på den lilla fliken till höger öppnar du listan med ordrar.

Program skapar en lista på ordrar.

Dina sparade favoritfilter från Att göra finns längst upp på resurs-fliken så att du snabbt kan filtrera din sökning.

Tilldela resurs ett arbete

Dra och släpp en bokad ordern till spalten för en resurs och fältet för bokad datum och starttid. För att ändra tiden drar du i nederkanten till vald sluttid. Bokningar kan du flytta genom att dra och släppa på annan resurs eller tid.

Du kan tilldela samma order till flera resurser genom att hålla nere shift-tangenten och dra ordern.

Lägg till en bokning på resurs

Du kan förstås även i Resurs-fliken klicka på den dag du vill lägga till en bokning. Ett popup-fönster öppnas där du fyller i nödvändiga uppgifter – väljer resurs, vilken order bokningen gäller och anger tid. Klicka på Lägg till.

När du blivit bokad på ett jobb får du en notifikation.

Information kring admin-inställningar

Rättigheter för användare som berör Planeraren: Visa, Ändra, Tilldela*.

*Utan rättigheten Tilldela visas inte användaren i Planeraren/Resurs.

Det finns en hel del modulinställningar som kan göras för Planeraren och som påverkar hur användaren ser planeraren.

Klicka på Planerarinställningar:

Vyinställningar

• Visa serienummer på bokningar 
  Dvs. ordernumret. Läggs först i informationen om bokningen.
• Visa kundnamn på bokningar 
• Visa anläggningsnamn på bokningar
• Visa månadsvy på kalender 
• Visa veckovy på kalender
• Visa dag på resursvyn 
• Visa månad på resursvy (inkl en 3-mån)
• Visa vecka på resursvy
• Visa alltid beskrivning
• Skicka notifikation på bokning med ”övrig tid”.
• Använd uthyrning
  Aktiverar modulen Uthyrning i Planeraren samt lägger till fältet ”Uthyrningsbar” på ett serviceobjekt.
• Visa egendefinierad status som textfärg.
• Visa bokningstyp som bakgrundfärg
  både i Kalender och Resurs.
• Visa ordertyp som bakgrundsfärg
  både i Kalender och Resurs.

Övrig tid

Välj vilken tidsrapporttyp som ska kopplas till Övrig tid i Planeraren. I listan visas alla era tidsrapporttyper. Samma färg som den valda tidsrapporttypen har visas också i Planeraren.
Gör ni inget val är den valda typen Normal och svart.

För att se och ändra färgen gör så här:

• Gå till Tidsrapport
• Scrolla längst ner på sidan
• Klicka på Ändra typer
• Leta reda på typen. Till höger om varje typ finns ett färgfält. Klicka på fältet så öppnas en färgpalett där du kan ändra färgen.
• Spara din ändring.

Välj egna bokningstyper

Vill ni använda helt egna typer att välja på vid bokningar fyller du i dem här och väljer färg för bakgrund (första färgfältet) och färg på text (andra färgfältet).

Välj också i vyinställningarna om bokningstyperna ska visas som bakgrundsfärg i Planeraren – Resurs.

Bocka i sista rutan (se bild nedan) om typen gäller en order. Då öppnas listan med era ordrar när du ska göra en bokning. Lämnar du rutan tom blir typen en ”övrig typ” och listan med ordrar öppnas inte.

Tänk på att du måste ange alla varianter ni behöver. Använder ni denna funktion hämtas inga av de som ligger som standard i systemet (order, övrig tid, semester, sjuk, vård av barn …).