Skapa ett serviceprotokoll

Utför en service och ett serviceprotokoll skapas automatiskt.

Klicka på den serviceorder i Att-göra-listan du vill hantera.

Gå längst ner på sidan. Genom att klicka på Utför service eller, om service är påbörjad, Fortsätt kommer du direkt till ett serviceprotokoll och kan börja utföra service och fylla i uppgifterna kring servicen.

Klicka på Ändra om du vill ändra i uppgifterna eller lägga till något.

Under Bifoga dokument kan du vill ladda upp dokument, bilder, ta foto o dyl.

Anläggningens servicepunkter

Finns det servicepunkter lagda på anläggningen listas dessa under Anläggning. Du kan lägga till en servicepunkt genom att klicka på +Lägg till servicepunkt.

Saknas ett serviceobjekt?

När du behöver lägga till ett nytt serviceobjekt väljer du att Spara den påbörjade serviceordern. Scrolla sedan längst ner på protokollet och klicka på länken Skapa nytt serviceprotokoll. Ett nytt protokoll öppnas som får originalorderns nummer samt en siffra, t ex 1234-2. När du fyllt i alla uppgifter om objektet sparar du. Serviceobjektet finns nu på ursprungsordern och du kan fortsätta med ditt protokoll.

Utföra service

Delutföra, slå ihop eller separera?

Delutföra

Att kunna Delutföra är en användarrättighet. Har du den rättigheten finns alltid knappen Delutför service – även om det endast är ett (1) objekt på serviceordern. Vill du inte delutföra scrollar du ner och väljer Utför service.

I exemplet nedan har 124035: Tvättstuga påbörjats och ett protokoll skapats. Protokollet får serviceorderns nummer + ett löpnummer: ex 107-1, 107-2 osv.

När du är klar med ett av objekten/uppdragen markeras med knappen Visa protokoll i direkt anslutning till objektet du servat klart.

I protokollet ser du uppgifter om det delutförda objektet inklusive artiklar/delar som använts på just det protokollet.

Observera att ny service genereras först när alla objekt är utförda och signerade.

Slå ihop serviceprotokoll

Använder du Delutföra och sedan vill lägga ihop protokollen gör du så här:

• Leta reda på den ursprungliga serviceordern. I exemplet ovan SO107.
• Scrolla längst ner på ordern och klicka på Slå ihop serviceprotokoll.
• Klicka på Slå ihop i dialogrutan. OBS! Sammanslagningen kan inte ångras men du kan alltid välja Avbryt.
• Signera det sammanslagna protokollet och nästa service genereras.

Villkor: Alla delservicar måste vara klara och signerade för att du ska kunna slå ihop till ett protokoll.

Separera

Flika ihop

OBS: Detta är en inställning som görs av administratör.
Har du två eller flera serviceobjekt på en serviceorder markeras de som du är klar med med en grön ring runt en blå bock(se bild nedan). Informationen om serviceobjektet ”flikas ihop” för att spara plats i din mobil/dator.

Vill du öppna informationen om objektet klickar du på plustecknet till vänster om objektets namn.

Komplettera information om objektet

Vill du snabbt komplettera eller ändra informationen om serviceobjektet klickar du på ”pennan” efter objektet och en ruta öppnas där du fyller i de nya uppgifterna.

SERVICEPUNKTER

Lägga till punkter

Servicepunkterna och material som behövs för servicen hämtas från själva serviceordern men du kan lägga till både servicepunkter och material genom att klicka på +Lägg till servicepunkt och/eller +Lägg till del.

Vill du lägga till en servicemall sätter du markören i fältet MALLAR så listas era befintliga mallar.

Vill du skapa en helt ny mall klicka på +tecknet till höger i fältet så öppnas en ny flik i din webbläsare där du kan skapa din nya mall.

När du valt mall får du frågan om du vill ersätta den mall du redan har på protokollet eller lägga till den.

Väljer du ersätt tas den gamla mallen bort, väljer du lägg till har du kvar den gamla plus den nya.

Justerad – Bör åtgärdas

Väljer du Justerad eller Bör åtgärdas öppnas ett kommentarsfält där du kan skriva in kommentarer eller väljer bland era förinställda förslag. Läs mer om hur du lägger till kommentarsförslag under Information för admin.

Väljer du Bör åtgärdas visas knappar för att skapa en arbetsorder eller offert när du sparat ordern.

Dessutom finns en symbol för Inte tillämpbar. Om du väljer den stängs servicepunkten men du kan alltid gå tillbaka till den och den finns kvar för nästa service.

Soptunna använder du för att ta bort servicepunkten helt. Ser du inte soptunnan har du inte rättighet att ta bort servicepunkter.

Genom att klicka på Lägg till bild kan du ta ett foto eller välja ett foto från din mobil eller dator och ladda upp direkt på servicepunkten. Bilden kan ändras eller tas bort. Vill du ladda upp fler bilder klickar du på Lägg till bild igen.

Hjälp

Finns det en beskrivning och/eller bild som instruktion till servicepunkten ser du ett frågetecken till höger om servicepunkten. Klicka på frågetecknet för att öppna beskrivningen.

Värde

Har du fältet Värde i ditt protokoll?

Gamla mätvärdena visas utgråade så du lätt kan jämföra och följa upp.

Läs mer om servicemallar här.

Serviceobjekt

Ange driftstid, om det är aktuellt för serviceobjektet. ”Utgråat” ser du den drifttid som systemet räknat fram utifrån förra service och de satta serviceintervallen på serviceobjektet. Drifttid vid nästa service räknas ut automatiskt och förs över till nästa serviceorder.

Nästa serviceintervall

Här ser du vilket/a serviceintervall som finns för serviceobjektet.

Klicka på den blåa symbolen till höger så ser du vilka artiklar som krävs för servicen. Finns det flera serviceintervall kan du se artiklar för varje enskild service.

QR-symbolen

Scannar du en QR-kod på ett objekt innan du klickat på Påbörja servicen på en order leder koden direkt till informationen om serviceobjektet.

Använder ni QR-verifikation scannar du koden på serviceobjektet när du gör servicen. När du läst av QR-symbolen, med din mobils kamera, ändras pricken från röd till grön.

Skulle du vilja ändra tillbaka, om du t ex av någon anledning inte hann med servicen, kan du klicka på symbolen och välja att ta bort valideringen.

Tid

Här anger du arbetad tid. Tidsartiklar visas i listan.

I rubriken ”Tid” ser du vilket objekt det gäller ex: Tid (T1: Toyota)

Delar

Här lägger du till material kopplat till serviceobjektet. Ser du symbolen för lager kan du ange från vilket lager du plockar materialet.

Finns delar på objektsposten och servicen har genererats av systemet har dessa delar lagts till automatiskt.

I rubriken ”Delar” ser du vilket objekt det gäller ex: Tid (T1: Toyota)

TOTALT PRIS *

Klicka i rutan under TOTALT PRIS så öppnas ett fält där du kan ange mer uppgifter om priset.

Priser hämtas från artikelregistret, alternativt kan du mata in pris själv. Finns avtal, kundartiklar eller rabattbrev kopplade justeras priset automatiskt efter dessa. Systemet söker information i den ordningen: avtal, kundartiklar och sist rabattbrev.

Rättigheter för användare v.g. pris: Visa nettopriser, Visa bruttopriser och Visa prisrabatt.

Kommentarer ang serviceobjektet

Här kan du lägga kommentar gällande serviceobjektet och du ser eventuella kommentarer från förra serviceprotokollet.

Övrigt material

Här kan du ange artiklar som du inte vill koppla till serviceobjektet eller uppdraget.

Har du lagt in artiklar här men vill att artikeln istället ska ingå i serviceobjektets artiklar klickar du på gröna pilen så flyttas posten till Material/Arbete.

Kommentarer om servicen

Kommentarer om den utförda servicen läggs här och förs automatiskt över till nästa service om du valt den inställningen (se Information till administratörer). T.ex om något som bör kontrolleras nästa gång. Den teknikern som ska utföra nästa servicen ser då din kommentar. Dessa kommentarer visas inte för kunden. Tänk på att tidigare kommentarer kan behöva rensas från protokollet så bara aktuella kommentarer följer med till nästa service.

Spara, signera och skicka protokoll

Blir du inte klar med protokollet kan du välja att Spara ändringarna tills du kan fortsätta.

Har du missat att lägga in drifttid markeras det fältet med rött och protokollet kan inte sparas förrän du fyllt i tiden.

Har du missat att fylla i ett värde i en servicepunkt kan du spara protokollet men inte signera det innan värdet är ifyllt.

När servicen är utförd klickar du på Signera. Ett protokoll skapas som du kan skicka via epost eller skriva ut som pdf.

Kommentarsfält

Du kan lägga till kommentarer till en serviceorder. Kommentarerna kan ändras eller tas bort, visas för kund eller endast internt. Kommentaren följer med till serviceprotokollet. 

Nästa service

Nästa service genereras automatiskt utifrån serviceobjektets inställda serviceintervaller.

E-posta protokollet

Har du på kundkortet kryssat i för kontaktpersonen – Skicka serviceprotokoll: Ja – får du frågan om protokollet ska skickas. Protokollets filnamn ställs in under Serviceprotokollsinställningar – Mailinställningar men går att ändra i samband med att du e-postar det.

Se mer om vilka namninställningar som kan göras under Information till administratör – Mailinställningar nedan.

Ska protokollet e-postas till annan än kontaktpersonen klickar du på E-posta protokoll längst ner på sidan. Ska flera personer ha protokollet skriv adresserna med ett kommatecken emellan och utan några mellanslag. Exempel: ekonomi@mittforetag.se,kunden@kunden.se

Några anmärkningar? Skapa en arbetsorder!

Finns det anmärkningar i protokollet (Bör åtgärdas) visas länken Skapa arbetsorder och du kan direkt skapa en arbetsorder för att åtgärda anmärkningarna. Klicka på Skapa arbetsorder och markera de åtgärder som ska ingå i arbetsordern.

Arbetsordern får samma nummer som serviceordern/protokollet med ett löpnummer efter. Ex 586-1

Några anmärkningar? Skapa Offert!

Finns det anmärkningar i protokollet visas länken Skapa offert och du kan direkt skapa en offert för att åtgärda anmärkningarna. Klicka på Skapa offert och markera de åtgärder som ska ingå i offerten.

Dags att fakturera? Skapa faktureringsunderlag

När du sparat protokollet kan du generera ett faktureringsunderlag.

I Modulinställningar – Serviceprotokollinställningar väljer du vilka fält som ska komma med i en utskrift. Se Information till administratörer nedan.

Har din grupp/företag inte integration med ett ekonomisystem tänk på att Arbetsorderinställningen ”Ta bort priser från utskrift” under Vyinställningar också påverkar om pris visas på fakturan eller ej.

Integrationsreferens

Har ni integration med bokförings- och ekonomisystem läggs en integrationsreferens till på ordern när den är skickad till bokföringsprogrammet. Fältet Integrationsreferens läggs till i huvudet på protokollet. Klicka på referensen (siffran) för att öppna en pdf med rubriken Orderbekräftelse.

Var hittar jag protokollet?

Protokollet hittar du sedan under Meny > Service > Serviceprotokoll, i Kundregistret på aktuell kund och på det aktuella Serviceobjektet.

Ta ut lista över serviceprotokoll

Det går att ta ut/exportera listor över serviceprotokoll.

Välj först om du vill filtrera din lista genom att klicka på filter-knappen och göra ditt urval.

Klicka sedan på denna knapp. Listan skapas som en csv-fil.

Information till administratörer

Rättigheter för användare som berör serviceprotokoll

Visa, Visa (endast) tilldelade, Skapa, Ändra, Ändra (endast) tilldelade, Ta bort, Fakturera, Generera faktura, E-posta protokoll, Ta bort servicepunkter, Signera, Ta bort uppladdade filer, QR-verifikation.

Modulinställningar – Serviceprotokollinställningar

Allmänna vyinställningar

• Flika ihop servicepunkter vid utförande av service.
  Den här funktionen sparar plats på din mobil. Servicepunkterna flikas ihop inne på ett serviceprotokoll när du Utför service. Punkterna blir dolda och du behöver aktivt ta fram dessa för att göra en ändring t ex.
• Använd dagens datum som standardnamn när en ny servicepunkt läggs till på ett serviceprotokoll.
  Namnet kan förstås ändras när du lägger till servicepunkten.
• Sök på servicepunktsvärdet.
  Om du, i en service, vill använda ett verktyg som ska vara sökbart kan du ange ett nummer för verktyget i fältet Värde under servicepunkter på protokollet.
• Visa faktureras till. 
• Visa”övriga artiklar”.
  Vill du inte att dessa artiklar ska följa med på utskrift klickar du även i ”Dölj övriga artiklar” under Utskriftsinställningar.

Mailinställningar

Markera de uppgifter som ska finnas med i filnamnet på serviceprotokollet förutom serviceorderns nummer. Du kan välja flera. Väljer du inget får protokollet bara ordernumret, ex. SO222.pdf

• Ta med maskinnummer i PDF-ens filnamn
• Ta med datum i filnamn
• Ta med anläggning i filnamn
• Ta med serviceobjektsbeskrivning i filnamn

Kommentarsförslag

Här lägger du till beskrivnings- och kommentarsförslag. Kan t ex vara sådana beskrivningar och kommentarer ni använder ofta i samband med servicepunkter. Kommentarsförslagen visas i en dropdown på servicepunkter när du utför en service, om du valt Justerad eller Bör åtgärdas. Förslagen visas på servicepunkter på anläggning och serviceobjekt.

Tvingande egenkontroller

Här anger du vilken/vilka egenkontroller som ska vara tvingande, dvs egenkontrollen måste utföras innan teknikern kan komma vidare med servicen.

Exportinställningar

• Ta med anläggningens egendef. fält vid export
  Alla fält som du skapat för anläggningen kommer med i exporten.

Utskriftsinställningar

• Visa utförd av.
  Namnet på den som utfört och och signerat ordern läggs till i utskriften.
• Visa anläggning.
  Namnet på anläggningen läggs till i utskriften.
• Visa nästa service.
  Datum för nästa service läggs till i utskriften.
• Visa kostnadsställe längst upp.
  Väljer du denna variant visas kostnadsstället i högra delen av ”huvudet”. Som standard visas det i en rad längst ner i utskriften. Se bild längre ner.
• Visa kundens ordernummer längst upp.
  Väljer du denna variant visas kundens ordernumret i högra delen av ”huvudet”. Som standard visas det i en rad längst ner i utskriften. Se bild längre ner.
• Visa servicenamn.
  Visa namnet du angett på serviceobjektets serviceintervall, t ex ”veckoservice”.
• Ta med serienummer för serviceobjektet.
  Serienumret läggs till i utskriften.
• Visa bilder.
  Bifogade foton kommer med på utskriften. Bilderna ska vara i jpg eller png.
• Visa stora bilder.
  Bifogade foton kommer att fylla en hel sida i protokollet. Kräver att Visa bilder också är vald.
• Visa egenkontroller.
  Alla fält som ingår i en egenkontroll kommer med på utskriften.
• Separera serviceobjekt vid utskrift.
  Om du har flera serviceobjekt på en order skapas en egen sida för varje objekt all information (kundnamn, ordernummer, artiklar mm.)
• Visa servicepunktsbeskrivningslista i slutet av protokollet.
  Samtliga servicepunkter listas.
• Dölj Övriga artiklar.
• Ta bort priser från utskrift.
• Inkludera kommentarer i utskrift.
  Markera detta val om du vill ha med kommentarer som visas för kund i utskriften av pdf:en.

Övriga Utskriftsinställningar som är bra att göra

• Sidfot – se mer om sidfot under modulinställningar – utskriftsinställningar.

Header

Här skriver du in vad det ska stå i headern (huvudet) vid utskrift av serviceprotokollet.

Här ser du var headern placeras och när du ställt in att kostnadsställe ska visas längst upp och ordernummer på sin standardplats längst ner.

Kommentarsinställningar

• Behåll kommentarer på nästa protokoll.
  Kommentarer som skrivs i kommentarsfältet för en servicepunkt behålls tills du aktivt rensar den från servicepunkten.

Signaturinställningar

• Använd kundsignaturer.
  Gör att en kund kan signera ett protokoll. En särskild knapp läggs till bredvid den vanliga Signera-knappen.
• Kräv kundsignaturer.

Utskriftsmall

Lär hur du skapar en egen utskriftsmall för serviceprotokoll.