Behöver ni hjälp att installera tjänsten och konfigurera kontakta Robin Dorbell som är den som sköter detta hos oss.
Visma har bytt namn till Spiris men nedan använder vi fortsatt begreppet Visma för just de tjänster som är beskrivna här – så länge.
Integration med Visma 500 / 1000 / 2000
För att koppla en Visma-integration med Serviceprotokoll.se så behövs det installeras en integrationsmodul på den server ni har Visma på.
När installationen är klar så behöver även port 12163 öppnas i brandväggen för att systemet ska komma åt integrationen.
För att kontakt med Vismas API ska kunna ske så behöver det specificeras inloggningsuppgifter till Visma i modulen. Detta görs i filen ”settings.xml” som ligger i installationsmappen för integrationmodulen. Vanligtvis ”/Program Files/OO
Software/Vismaintegration/settings.xml”.
Där finns två rader, den ena är username och den andra är password. Viktigt: om ni lägger till en ny användare för detta så var noga med att logga in på den i Visma först, annars blir den inte ”aktiv” och kan inte användas av integrationer.
Det går att testa integrationen antingen genom att logga in med admin-rättigheter i serviceprotokoll.se eller genom att gå till adressen “företagets gruppnamn i serviceprotokoll”.serviceprotokoll.se:12163/test.
”företagets gruppnamn i serviceprotokoll” är vanligtvis det namn ni använde när ni skapade kontot.
Gör så här för att ställa in integrationen i Serviceprotokoll
- Gå till sidan Gruppinställningar (kräver admin-rättigheter)
- Klicka på Lägg till integration, längst ner på sidan.
- Välj er Visma-version i listan.
- Skriv in nyckeln (integrationslicens) som ni fått från Visma.
- Om ni har undergrupper väljer ni vilken undergrupp som ska kopplas till integrationen.
OBS! Detta sätter kunder för internfakturering för den här undergruppen. Fungerar bara om gruppen har flera integrationer med olika undergrupper och kommer att skapa en faktura mellan undergrupperna. För att detta ska bli rätt krävs att användarna också är kopplade till undergrupper. - Ange adress, företag och internfakturerad kund.
- Markera önskade inställningar (se listan nedan).
Inställningarna kan du ändra vid behov genom att välja integrationen på sidan Gruppinställningar och klicka Ändra. - Spara
INTEGRATIONSINSTÄLLNINGAR Visma
- Ta med serienummer
Om vald så inkluderas serienumret på serviceobjekten när en order skickas till Visma. - Lägg kostnadsställe bland orderrader
- Lägg kostnadsställe i referenskod
- Fråga vid tilläggning av nya artiklar
Fråga om artiklar som inte finns ska läggas till. Nya artiklar läggs annars alltid till. - Fråga vid tilläggning av nya kunder
Fråga om kunder som inte finnas ska lägga till. Nya kunder läggs annars alltid till. - Sätt som fakturerad vid sändning
- Ta med datum på åtgärd
- Sortera på åtgärder
- Ta med beskrivning och fel/orsak
Det går också att välja beskrivning eller fel/orsak. Se längre ner i listan. - Ta med serviceobjekt på orderrad
- Ta med inloggningstext
- Ta med servicepunktskommentarer
- Synka uppdaterade kunder
- Synka uppdaterade artiklar
- Synka försäljningsordrar.
Plockade ordrar i Visma förs över till serviceprotokoll.se och uppdateras därefter. - Synka inköpsordrar.
Utskrivna beställningar i Visma förs över till serviceprotokoll.se och lägger till leverantören i serviceprotokoll.se om den saknas där. - Ta med texten ”Serviceobjekt:”
- Ta med beskrivning
- Lägg ’tilldelad’ i vår referens
- Ta med kundnamn
- Ta med anläggningsnamn
- Sätt kontaktperson som Er referens
Finns kontaktperson på ordern sätts denna som Er referens. - Sätt AO/SO som orderrad
- Ta med ”Beskrivning: ”
- Använd anläggningsadress som leveransadress
- Ta med egendefinierade fält
- Ta med ”Åtgärder: ”
- Ta med fel/orsak
- Ta med ”Fel: ”
- Inkludera egendefinierad status
- Sätt signerad som vår referens
- Ta med användare och datum på varje artikelrad
- Sätt kundnamn till adress (leveransadress)
STANDARD KONTOKOD
Se mer på Vismas hemsida
STARTVÄRDE FÖR SERIENUMMER
Inköpsorderinställning som styr
- Skicka automatiskt till ERP vid leverans
Gör att ordern skickas direkt när leveransen har signerats
Integration med Visma Business
Kontakta Robin för hjälp.
Integration med Visma Mamut
Kontakta Robin för hjälp.
Få med egna kommentarer till Visma
Vill ni ha ett fält för att få med egna kommentarer till Visma gör så här:
Under Arbetsorderinställningar och Serviceorderinställningar skapar du ett egendefinierat fält med namnet KOMMENTAR TILL EKONOMIAVDELNINGEN. Text som skrivs i fältet skickas med till Visma.
Lager och Visma
Manuella leveranser skapade i Visma synkas inte, däremot synkas manuella leverans i vårt lagersystem med Vismas. Så gör ALLTID manuella leveranser i vårt lagersystem om ni använder Vismas lager.
