På sidan Kontoinställningar kan du ändra det namn som ska synas i systemet, byta lösenord, koppla samman med ett googlekonto, ladda upp en profilbild, lägga in en signatur, välja startsida och språk, se din Aktivitetslogg och Meddelandelogg mm.
Här väljer du också hur du vill få meddelande från systemet.
För att komma till dina kontoinställningar klickar du på ditt användarnamn som finns i övre högra hörnet om du använder en dator. Använder du en mobil enhet klickar du på de tre prickarna, sedan kontosymbolen och sist ”Inställningar” (se bild 1).
Vilka inställningsmöjligheter du ser beror på vilka rättigheter du har. Har du frågor om det prata med er administratör.
Ändra namn
För att ändra ditt namn scrolla längst ner på sidan.
- Klicka på Ändra namn.
- Sidan öppnar namnfältet så du kan ändra ditt namn.
- Klicka varsomhelst på sidan så sparas ändringen.
Du kan endast ändra ditt visningsnamn. Ditt användarnamn kan inte ändras. Behöver du det pga att företaget byter e-postadress t ex kontakta oss så hjälper vi dig.
Ladda upp profilbild
Klicka på +Lägg till bild. vill du ändra bilden laddar du upp en ny.
Vill du ta bort bilden klickar du på Ta bort.
Ändra lösenord
- Klicka på Ändra lösenord längst ner på sidan.
- Fyll i nuvarande lösenord.
- Fyll i det nya lösenordet
- Bekräfta
- Klicka på Ändra lösenord.
Aktivitetsloggen
Längst ner på sidan hittar du aktivitetsloggen. I loggen sparas alla dina aktiviteter i systemet, en (1) dag listas men du kan själv ställa in datumintervall för din sökning. Med admin-rättigheter för Aktivitetsloggen, Visa alla, kan du se allas logg-filer denna vägen.
Meddelandelogg
I meddelandeloggen listas alla e-postutskick du gjort. Loggen hittar du längst ner på sidan.
Har du admin-rättigheter (Aktivitetsloggen, Visa alla) kan du också välja vilken användare du vill se loggen för, precis som i aktivitetsloggen och i tidsrapport.
Spara din signatur
Trött på att skriva signaturen? Spara din signatur i din kontoinställningar så läggs den till automatiskt.
Gör så här:
- Klicka på Skapa en signatur. Den vanliga signeringsrutan öppnas.
- Skriv din signatur.
- Spara.
Blir du inte nöjd är det bara att göra om.
Glömt lösenord
Har du glömt ditt lösenord klicka på länken ”Har du glömt ditt lösenord?” i inloggningsrutan. Fyll i ditt användarnamn. Meddelandet med återställningslänk kommer till e-postadressen kopplat till ditt användarkonto (dvs ditt användarnamn).
Byta grupp
Är du administratör för flera grupper/företag? Klicka på Byt grupp som finns längst ner på sidan. Du kommer då till startsidan – Välj portal – och kan välja vilken grupp du vill ändra grundinställningar mm för.
Samarbetar din arbetsgivare/ditt företag med andra företag som också använder Serviceprotokoll.se?
För att slippa betala dubbla licenser behöver du göra en inställning i dina Kontoinställningar.
Du kan vara användare i flera grupper/företag som använder Serviceprotokoll.se men bara betala licens i serviceprotokoll via ”din grupp”, dvs den grupp/företag där du är anställd.
Så här gör du:
- Avtala med din samarbetspart att lägga till dig som användare hos sig.
- De ställer in vilka rättigheter du ska ha i sin grupp.
- När det är klart väljer du i dropdown-listan ”Huvudgrupp” den grupp som ska debiteras din licens, dvs den grupp/företag där du är anställd. Görs inte detta debiteras licens för båda kontona.
Inställningar som kan göras
Välj startsida
Ändra vilken din startsida ska vara när du loggar in i serviceprotokoll.se. Ingår du i flera grupper kan du välja startsida för varje enskild grupp. Förvald startsida är Att göra. Har ni valt att inte använda Att göra är startsidan Arbetsorder.
Har du valt en startsida som du inte har tillgång till (t ex om dina rättigheter ändrats) så hamnar du på sidan Kontoinställningar så du kan välja en ny startsida.
Har du admin-rättighet kan du också välja Grupp för att starta på sidan Gruppinställningar. Dessutom får du en snabbväg till gruppinställningar – klicka på er logga eller namn längst uppe till vänster!
Aktivera offline-läge
Den här inställningen används för att spara register på din lokala enhet. Om kryssrutan är ibockad kommer de register som stöds att laddas ned och lagras lokalt på din enhet. Det innebär att du kan komma åt t ex Att göra-listan och dina inställningar i listvyer även om du inte har Internet-åtkomst.
Ställ in vilka notifikationer du vill ha och hur
För varje funktion kan du välja hur du vill ha notifikationen – e-post, SMS och/eller pushnotis. När det gäller notiser för ordrar skickas information om vilken order det gäller och kund.
För taggnotiser via SMS skickas ett kort meddelande, t.ex. “AO1234 har taggats med AKUT”.
Börja med att ange hur du vill ha notiser – se bild 5 nedan där alla varianterna är markerade. Klicka sedan på +-symbolen efter rubriken Notifikationer för att öppna listan på möjliga val. Endast de sätt du valt kan markeras, dvs har du inte valt ”Skicka epost vid notifikation” visas inte rutorna för det valet.
”Avslutad” är en order när du klarmarkerat den, dvs satt den till Klar för fakturering.
En administratör kan också ställa in vilka notifikationer du ska få. Det görs i så fall via Ändra användarinställningar.
Skicka epost vid notifikation
Skickar ett e-postmeddelande till din e-postadress när en ny notifikation skapas.
Skicka SMS vid notifikation
Skriv in ditt mobilnummer i fältet Telefon. Numret måste anges med landskod med ett ”+” före men fyller du inte i landskoden lägger systemet till det åt dig.
Du får en ett SMS som bekräftar att notifikationer är aktiverat.
Ändra mobilnummer?
Behöver du ändra nummer gör så här:
- avaktivera SMS-notifikationer
- ändra mobilnumret
- markera igen aktivera SMS-notifikationer
Skicka pushnotis vid notifikation
Aktiverar pushnotiser för din enhet. Detta gör det möjligt för systemet att skicka notifikationer även när du inte är inloggad i systemet.
OBS! Detta fungerar bara på vissa webbläsare och telefoner. Om rutan är “utgråad” så har du antingen nekat tillåtelse till notifikationer eller så stöds inte din webbläsare/telefon ännu.
Prenumerera på taggar
Klicka på + Taggprenumerationer för att ställa in vilka taggar du vill prenumerera på och hur du vill ha notisen när en tagg används. Du får ingen notis om en tagg tas bort. Du markerar dina val på samma sätt som för Notifikationer – se bild 6.
En användare med admin-rättighet kan se och ändra dina inställningar för taggprenumerationen.
Notifikationer som inte kräver inställning
Notifikationerna visas uppe i övre högra delen av skärmen när du är inloggad i systemet. Dessa är standard och kräver ingen inställning av dig.
Klicka på symbolen så ser du alla dina notifikationer. Ta bort en notifikation genom att klicka på det röda krysset.
Längst ner på listan över notifikation finns också knappen Rensa alla notifikationer. Lokalt sparade ordrar tas inte bort utan dessa måste du först spara. Klicka på ordern så kommer du till den och kan slutföra och spara.
Ej sparade ordrar markeras med symbolen som ser ut som ett överstruket moln.
Påminnelse på ordrar som inte ändrats
Aktiverar en påminnelse i form av en notifikation som visas för öppna ordrar som inte har ändrats på över en vecka. Det innebär alltså också ordrar som inte ändrats sedan skapatdatum.
Om du har markerat ”Skicka epost vid notifikation” får du även ett epost-meddelande med informationen.
Du får en notifikation eller ett e-postmeddelande (om du valt det) för arbetsordrar och en för serviceordrar.
Servicepåminnelse
Aktiverar en påminnelse i form av en notifikation. Den kommer att visas en vecka innan en planerad och obokad service inträffar. Servicepåminnelse kan fås på tilldelade serviceordrar eller på alla serviceordrar.
Här kan du också ställa in om du vill ha fokus (dvs var markören ställer sig på) på artikelnumret eller beskrivningen av artikel.
Få en kopia när du skickar epost från systemet
E-post som du skickar ut från systemet får alltid din e-postadress som Reply-to. Vill du ha en kopia på mailet klickar du i här.
Aktivera Flerstegsverifiering
För att öka din och systemets säkerhet krävs att du aktivera flerstegsverifiering (tvåfaktorautenticering). Fyll i ditt mobilnummer i fältet Telefon. Du får en kod med sms till din mobil när du loggar in. Har du inget mobilnummer angivet kommer meddelandet till din e-postadress (samma som ditt användarnamn).
Om du arbetar regelbundet i systemet kommer du troligtvis inte att märka så mycket av detta, men efter en längre ledighet kommer det att krävas att du loggar in med tvåfaktorautenticering.
Med admin-rättighet kan du även ställa in detta för andra användare i din grupp. Klicka på användarnamnet (för den person du vill ställa in för) på sidan Gruppinställningar, välj Ändra användarinställningar.
Gör så här för aktivera tjänsten:
- Fyll i ditt mobilnumret i fältet Telefon. Systemet lägger automatiskt till landsnumret.
- Markera Flerstegsverifiering aktiverad.
- Du får ett meddelade till din mobil att tjänsten är aktiverad.
Aktivera sidomeny
Sidomenyn är under utveckling men testa gärna om du är nyfiken. Funktionen lägger alla menyer till vänster istället för överst.
Språk
Systemet känner av vilket språk du valt för din dator/mobil. Vill du ändra så gör du det här, på sidan med dina kontoinställningar. Ändrar du språket ändras det för alla sidor och för alla funktioner.
Detta ändras INTE:
– texter som du själv skrivit på en order eller i era modulinställningar
– om du sparat en arbetsorder e dyl och sedan byter språk kommer inte ev. notifikationer kopplade till den ordern att översättas.
– valda kategorier i listvyer. För att ändra språk på kategorierna(rubrikerna) behöver du först avmarkera dem och sedan välja dem igen.
Tidszon
Här kan du ställa in din tidszon.
Koppla samman med ett googlekonto eller outlook
- Klicka på länken längst ner på sidan ”Koppla samman med Google”.
- Följ instruktionerna från Google. Google kommer att skriva en varning att appen inte är verifierad än. Klicka på avancerat och godkänn kopplingen.
- Alternativ i Iphone: Kopiera länken, klicka på Kalendrar – Lägg till kalender – Lägg till abonnerad kalender. Här öppnas ett fält där du klistrar in länken.
För att aktivera synkningen igen klickar du bara på länken ”Koppla samman med Google-konto” igen.
Outlook
Gör så här:
- Kopiera länken.
- Leta efter ”Lägg till abonnerad kalender” eller ”Prenumerera på kalender” i din kalendertjänst – vilket beror på vilken tjänst du använder.
- Klistra in länken i din kalendertjänst.
När månaden närmar sig sitt slut kommer du att få en notifikation när du loggar in att synkningen upphör.
Vilket konto du kopplat samman med och hur länge den gäller visas under ditt namn längst upp på kontoinställningar.
Information till administratörer
Rättigheter för användare som berör aktivitetslogg.
Visa alla
