Leverantörsfakturor hittar du i menyn under Funktion.
Funktionen är under utveckling. En mindre kostnad per uppladdad (tolkad) faktura kan tillkomma när utvecklingen är klar.
Här laddar du upp leverantörsfakturor som du fått som pdf samt ser leverantörsfakturor som kommit in till er unika inbox. Du kan lägga till dem på ordrar eller i ett lager samt skicka in fakturorna till ert ekonomi- och bokföringssystem.
Ser du inte rubriken i menyn har du inte rättigheter för funktionen. Kontakta en hos er som har admin-rättighet.
Under sökrutan finns adressen till din grupps unika ”mailkorg” som du kan ange till leverantörer. Kontroll om det kommit in nya leverantörsfakturor körs var femte minut.
Sök leverantörsfakturor
Under filtersymbolen kan du välja om du vill se tolkade och makulerade fakturor.
Ladda upp leverantörsfakturor
Klicka på uppladdningssymbolen för att ladda upp fakturor (pdf-filer). Välj fil från din dator.
Fakturan läses av och sådant som fakturanummer (namn), datum, artiklar, valuta mm skrivs in.
Pdf:en du laddat upp finns bifogad under Dokument med information när den laddades upp och av vem.
Beroende på dina rättigheter kan du Ändra, Attestera, Tilldela, Lägga till på order och i lager samt Skicka leverantörsfaktura till bokföringsprogram.
Angående artiklarna
Har artikeln inget artikelnummer angivet eller om inläsningen inte kan tolka artikelnumret skrivs ett streck istället för artikelnummer – (streck) på ordern.
Alla rader som skrivs i fältet för artiklar kommer att läsas in. Har leverantören skrivit en textrad kommer denna att läsas in också. I skärmbilden ovan ser du t ex ett Nej i raden för en artikel – här innehöll fakturan rubriken Grönt avdrag? med svaret Nej.
Artiklar från leverantörsfakturan läggs inte till i ditt artikelregister.
Behöver du ändra informationen på en artiklar klickar du på Ändra.
Om en artikel på en order är tillagd av en leverantörsfaktura ser du numret på artikelraden under “Tillagd av” och kan klicka på länken för att komma tillbaka till leverantörsfakturan.
Om ni har Artikelinställningen ”Uppdatera netto/brutto från EDI”
Om ni i Artikelinställningarna valt att uppdatera priser från EDI (netto eller brutto) påverkar det även artiklar från leverantörsfakturan. I historiken på artikeln ser du numret på leverantörsfakturan och kan kontrollera från vilken leverantörsfaktura priset uppdaterats.
Koppla till order
Vill du koppla leverantörsfakturan till en order klickar du på Lägg till på order. Sök och välj order i popupen.
Alla artiklar listas på ordern och ”Namn” (oftast ett ordernummer från fakturan) anges under ”Tillagd av”. Möjligheten att kunna välja vilka artiklar som ska läggas på en order är under utveckling.
Information om och länk till ordern visas i huvudet.
Har du kopplat till en order och behöver ändra detta kan du återställa ordern. Klicka på Återställ.
Lager
Vill du lägga till artiklarna i ert lager klickar du på Lägg till i lager. Välj lager i popupen.
Länk till lagret läggs till under Leverans:.Klicka på lagret för att slutföra inleveransen och eventuellt ta bort artiklar som inte ska läggas på lagret.
Skicka till bokföring
Klicka på knappen Skicka till bokföringsprogram för att skicka in leverantörsfakturan till bokföringsprogrammet.
Angående leverantörsfakturor och Fortnox
När en ny leverantörsfaktura kommit in letar serviceprotokoll upp leverantören i Fortnox. Leverantören måste redan finnas i Fortnox och matchas först på leverantörsnummer därefter på exakt namn. Samtidigt kontrolleras på fakturanummer/OCR och systemet kopplar raderna till arbetsorder, försäljningsorder, service eller inköpsorder.
När du klickar på knappen ”Skicka leverantörsfaktura” skapas eventuellt saknade artiklar.
Finns en PDF laddas den upp och kopplas till fakturan i Fortnox.
Numret som leverantörsfakturan får i Fortnox sparas som integrationsreferens i Serviceprotokoll.
Kreditfakturor får negativa totaler, moms och kvantiteter.
Inställningen i Fortnox-integrationen under Skicka order/faktura – ”Ta med artikelrader på leverantörsfakturor” styr om artikelrader skickas. Annars skickas totalbelopp, moms.
Rättigheter för Leverantörsfakturor
Visa, Återställ, Uppladdning (av fakturor), Attestera, Attestera tilldelade, Tilldela, Generera faktura
För att ge rättigheter till en användare krävs admin-rättigheter. Läs mer om att hantera rättigheter.
Leverantörsfakturainställningar
Gå till Gruppinställningar – Leverantörsfakturainställningar (kräver admin-rättighet).
Attestbehörighet
Här anger du vilka användare som har attestbehörighet samt ett maxbelopp.
Ställa in standardpåslag
Fyll i en ekvation i fältet EXPRESSION om ni önskar ställa in villkor (uttryck) för pris på artiklar på leverantörsfakturor. Ekvationen kan t ex användas för att ge olika påslag för olika prisnivåer (påslagssteg)
En EDI-ekvation ”står över” generella påslag. Decimaler skrivs med punkt, ex: 2.1
Här några exempel:
1. (5*Pow(x,-0.25)*x)+x (Detta är en logaritmisk formel som gör att påslaget blir mindre ju högre priset är)
2. x*1.6 (Alla priser ökas med 1.6)
3. x*2+200 (100% påslag + 200kr)
Som stöd finns instruktioner och verktyg för att skapa en ekvation. Dessa ser du när du sätter markören i fältet EXPRESSION.
Klicka på en variabel för att välja den och den läggs in i Expression.
Under ? finns instruktioner.
Här ett exempel:
Denna funktion finns även under varje integration med leverantör.
Vyinställningar
Välj om leverantörsfakturorna ska använda nettopriser.
