Offert-funktionen hjälper dig att snabbt skriva ihop en offert med alla nödvändiga uppgifter. Du hittar funktionen under Utför.
Offerten kan skrivas ut t ex som pdf eller e-postas direkt till kunden. Har ni aktiverat digital signering får kunden en länk för att acceptera och signera offerten.
När kunden godkänt offerten genererar du med ett enda klick en arbetsorder, försäljningsorder eller, om det gäller ett serviceobjekt, en service.
Sök offerter
I sökfältet söker du på kundens namn eller kundnummer.
Klicka på denna symbol om du vill öppna sökfiltret. Då kan du ange datumintervall på offerten du söker.
Så här ser listan med dina skapade offerter ut. Klicka på ”kugghjulet” om du vill ändra, visa eller ta bort offerten. Du kan förstås också öppna offerten genom att klicka varsomhelst i fältet för respektive offert.
Färger och symboler
Färger och symboler är desamma som i systemets ordrar med tillägget att man ser om en offerten är skickad till kunden för godkännande.
Grön = Offerten är skapad men och ej skickad till kunden (Ej hanterad).
Orange = Offerten är skickad till kunden för godkännande och signering (om ni aktiverat extern signering – se mer om det här).
Lila = Offerten är godkänd och signerad av kunden och en order är skapad.
När en order är genererad från offerten ändras symbolen till att visa vilken sorts order som är skapad.
- Arbetsorder/verktyg
- Serviceorder/klocka
- Försäljningsorder/pengar,
- Inköpsorder/shoppingväska
Är offerten inte skickad ännu eller om det från offerten genererats flera typer av ordrar visas telefon-symbolen.
Blå = Ordern är påbörjad/Klar för fakturering eller Fakturerad
Skapa ny offert
Klicka på plustecknet för att skapa en ny offert. Fyll i de uppgifter ni vill ha med.
Kund
Sök bland era kunder. Finns inte kunden fyller du i namnet och systemet lägger automatiskt till kunden i Kundregistret. Ange eventuell Referens och ”vår referens”.
Uppgifterna om betalningsvillkor och dröjsmålsränta hämtas från inställningarna ni gjort i Offertinställningarna. Se mer nedan under Inställningar för offert.
Anläggning
Välj anläggning om så önskas. Har du valt Kund redan listas endast kundens anläggningar.
Er referens och Vår referens
Fyll i om så önskas.
Giltighetstid
30 dagar är inställt som standard, har ni andra tidsgränser ändrar du här.
Leveransdatum
Fyll i om så önskas.
Om ni valt Offertinställningen ”Föreslå dagens datum som leveransdatum vid skapande av offert” läggs dagens datum alltid till på nya offerter. Datumet kan ändras.
Egendefinierat fält
Har ni skapat egendefinierade fält visas det här.
Fälten skapar du inloggad som admin i Gruppinställningar – Offert. Läs mer om hur du skapar egendefinierade fält.
Serviceobjekt
Gäller offerten ett serviceobjekt listas kundens serviceobjekt när du sätter markören i rutan. Fyll i artiklar, tid och beskrivning. Artiklar på objektet hämtas inte.
Vill du lägga till ytterligare ett av kundens serviceobjekt klickar du på + Lägg till ett serviceobjekt under det blå fältet.
Finns inte objektet kan du lägga till det genom att klicka på + Lägg till ett nytt serviceobjekt . En ruta öppnas där du fyller i uppgifter om objektet. Kundens namn fylls i automatiskt.
Leveransadress
Fyll eventuellt i leveransadress.
Beskrivning och artiklar
Beskriv innehållet i offerten. Lägg till de artiklar som ska ingå i offerten. Artiklarna hämtas från artikelregistret.
En standardbeskrivning som automatiskt fylls i när du skapar en offert kan anges i Modulinställningar – Offertinställningar. Se mer under Information till admin. Denna beskrivning kan ändras på offerten utan att det påverkar den i Offertinställningar angivna beskrivningen.
Texten i offertens beskrivningsfält visas så här:
- På en arbets- eller serviceorder som uppdragets beskrivning.
- I ett skapat avtal blir det avtalets namn.
- På en försäljningsorder ligger texten som en kommentar i kommentarsfältet ihop med beskrivning för ett eventuellt objekt.
Spara
Glöm inte att spara offerten.
Övrigt
När du har sparat den skapade offerten kan du göra följande:
Kommentarsfält
Här kan du lägga till kommentarer. Välj om dessa ska visas för kund eller inte. Klicka på Spara. Vill du ändra din kommentar klickar du på pennan.
Signera
Om du signerar offerten kan den sedan inte signeras av kunden. Läs mer om digital kundsignering.
Generera restorder
Generera offert ger också en kopia men får nummer efter den kopierade offerten: Ex: 170-1, 170-2 osv. Detta innebär att du kan spara olika versioner av en offert.
Tilldela
När du tilldelar en tekniker får hen en notifikation och om teknikern valt det, meddelande via epost/SMS.
Duplicera
Alla ifylld information kopieras till en ny offert.
Ladda upp dokument
Du kan också ladda upp dokument kopplade till offerten, t ex villkorsbilagor, ritningar, foldrar …
Godkända filformat är .pdf, .jpg, .jpeg, .png, .xlsx, .doc, .docx.
Skriva ut och skicka offerten
Du kan e-posta pdf direkt genom att klicka på Skicka e-post eller så väljer du Skriva ut alt. Skriv ut prisförslag.
Offerten döps till OF. och numret på offerten. Detta kan du ändra när du skickar offerten.
Har du laddat upp filer på offerten får du frågan om de ska skickas med i e-postmeddelandet till kunden. Du kan välja alla eller enstaka filer.
Om ni lagt in en logga och valt att använda en sidfot kommer dessa med på den utskrivna offerten. Inställningar för detta gör du under Gruppinställningar – Modulinställningar – Utskriftsinställningar.
Du kan skapa egna utskriftsmallar för offerter. Läs mer här.
Godkänna och signera offerten digitalt (extern signering)
Använder ni digital signering (Offertinställning – Använd extern signering – se mer under Info till admin – Gruppinställningar) skickas en länk med i e-postmeddelandet som kunden klickar på för att signera och därmed godkänna offerten. När kunden signerat ser du det genom att offerten byter färg till lila. Signaturen, namnförtydligande, datum samt en unik nyckel för signaturen läggs till på offerten.
Du kan också välja att få en notifikation när kunden signerat. Detta ställer du in på dina kontoinställningar genom att markera: Offert signerad via öppen-accesslänk.
Generera arbetsorder, serviceorder eller försäljningsorder
Klicka på generera arbetsorder, serviceorder eller försäljningsorder för att skapa en order utifrån offerten.
Generera avtal
Klicka på generera avtal för att skapa ett avtal utifrån offerten. Alla uppgifter inkl uppladdade filer följer med till avtalet. Avtalet kan editeras.
Följesedel
När du genererar en försäljningsorder skapas samtidigt en följesedel att skriva ut eller e-posta. På följesedeln anges också de eventuella villkor som skrivits in i offerten.
Information till administratörer – Inställningar för offert
Logga in med admin-rättigheter.
Egendefinierat fält
Skapa egendefinierade fält för att anpassa informationen i offerten till era specifika behov. Läs mer om egendefinierade fält.
Gruppinställningar
- Använd extern signering.
Denna funktion gör att du kan skicka offert med e-post för signering digitalt direkt av kunden. Signeringen görs via en extern krypterad tjänst och varje signering har en unik ”nyckel” som sparas på offerten. När kunden godkänt och signerat offerten visas det genom att offerten byter färg till lila. - Föreslå dagens datum som leveransdatum vid skapande av offert.
Dagens datum läggs alltid till på nya offerter. Datumet kan ändras på offerten.
Betalningsinställningar
- Använd betalningsvillkor
Du kan ställa in en standard i fältet Standardbetalningsvillkor (dagar) - Använd dröjsmålsränta
Du kan ställa in en standardränta (%) i fältet Dröjsmålsränta. - Visa moms
Markera om moms ska visas på offerten.
Standardbetalningsvillkor (dagar)
Ange antal dagar. Antalet läggs till automatiskt på alla nyskapade offerter.
Standarddröjsmålsränta
Ange en siffra (inget procenttecken efter alltså). Siffran läggs till automatiskt på alla nyskapade offerter.
Standardbeskrivning
Här skriver du in den text som du vill ska läggas till på en offert automatiskt. Texten kan ändras på den enskilda offerten utan att det påverkar denna text.
Mallar
Har du skapat en mall för era offerter laddar du upp den här. Här finns instruktioner för att skapa egna offertmallar.
Ändring i offertinställningarna påverkar inte redan skrivna och sparade offerter.
Rättigheter för användarinställningar som berör offert
Skapa, Visa, Ändra, Ta bort, Ta bort uppladdade filer kopplade till offert, Skicka, Makulera
