Offert

Offert-funktionen hjälper dig att snabbt skriva ihop en offert med alla nödvändiga uppgifter. Du hittar funktionen under Utför.

Offerten kan skrivas ut t ex som pdf eller e-postas direkt till kunden. Har ni aktiverat digital signering får kunden en länk för att acceptera och signera offerten.

När kunden godkänt offerten genererar du med ett enda klick en arbetsorder, försäljningsorder eller, om det gäller ett serviceobjekt, en service.

Sök offerter

I sökfältet söker du på kundens namn eller kundnummer.

Så här ser listan med dina skapade offerter ut. Klicka på ”kugghjulet” om du vill ändra, tilldela, visa eller ta bort (makulera) offerten. Du kan förstås också öppna offerten genom att klicka varsomhelst i fältet för respektive offert.

Klicka på ”pratbubblan” om du vill skriva en kommentar på offerten. Kommentaren kan vara intern eller visas för kunden.

Färger och symboler

Skapa ny offert

Kund

Sök bland era kunder. Finns inte kunden fyller du i namnet och systemet lägger automatiskt till kunden i Kundregistret. Ange eventuell Referens och ”vår referens”.

Uppgifterna om betalningsvillkor och dröjsmålsränta hämtas från inställningarna ni gjort i Offertinställningarna. Se mer nedan under Inställningar för offert.

Anläggning

Välj anläggning om så önskas. Har du valt Kund redan listas endast kundens anläggningar.

Er referens och Vår referens

Fyll i om så önskas.

Giltighetstid

30 dagar är inställt som standard, har ni andra tidsgränser ändrar du här.

Leveransdatum

Fyll i om så önskas.

Om ni valt Offertinställningen ”Föreslå dagens datum som leveransdatum vid skapande av offert” läggs dagens datum alltid till på nya offerter. Datumet kan ändras.

Egendefinierat fält

Har ni skapat egendefinierade fält visas det här.
Fälten skapar du inloggad som admin i Gruppinställningar – Offert. Läs mer om hur du skapar egendefinierade fält.

Serviceobjekt

Gäller offerten ett serviceobjekt listas kundens serviceobjekt när du sätter markören i rutan. Fyll i artiklar, tid och beskrivning. Artiklar på objektet hämtas inte.

Vill du lägga till ytterligare ett av kundens serviceobjekt klickar du på + Lägg till ett serviceobjekt under det blå fältet.

Finns inte objektet kan du lägga till det genom att klicka på + Lägg till ett nytt serviceobjekt . En ruta öppnas där du fyller i uppgifter om objektet. Kundens namn fylls i automatiskt.

Leveransadress

Fyll eventuellt i leveransadress.

Beskrivning och artiklar

Beskriv innehållet i offerten. Lägg till de artiklar som ska ingå i offerten. Artiklarna hämtas från artikelregistret. Om moms är angivet på artikelposten visas moms också här.

En standardbeskrivning som automatiskt fylls i när du skapar en offert kan anges i Modulinställningar – Offertinställningar. Se mer under Information till admin. Denna beskrivning kan ändras på offerten utan att det påverkar den i Offertinställningar angivna beskrivningen.

Texten i offertens beskrivningsfält visas så här:

• På en arbets- eller serviceorder som uppdragets beskrivning.
• I ett skapat avtal blir det avtalets namn.
• På en försäljningsorder ligger texten som en kommentar i kommentarsfältet ihop med beskrivning för ett eventuellt objekt.

Spara

Glöm inte att spara offerten.

Övrigt

När du har sparat den skapade offerten kan du göra följande:

Kommentarsfält

Här kan du lägga till kommentarer. Välj om dessa ska visas för kund eller inte. Klicka på Spara. Vill du ändra din kommentar klickar du på pennan.

Kommentarer kan också läggas på offerten via listvyns ”pratbubbla”.

Signera

Om du signerar offerten kan den sedan inte signeras av kunden. Läs mer om digital kundsignering.

Generera restorder

Generera offert ger också en kopia men får nummer efter den kopierade offerten: Ex: 170-1, 170-2 osv. Detta innebär att du kan spara olika versioner av en offert.

Tilldela

När du tilldelar en tekniker får hen en notifikation och om teknikern valt det, meddelande via epost/SMS.

Duplicera

Alla ifylld information kopieras till en ny offert.

Ladda upp dokument

Du kan också ladda upp dokument kopplade till offerten, t ex villkorsbilagor, ritningar, foldrar …
Här finns en lista på godkända filformat.

Skriva ut och skicka offerten

Du kan e-posta pdf direkt genom att klicka på Skicka e-post eller så väljer du Skriva ut alt. Skriv ut prisförslag.

Offerten döps till OF. och numret på offerten. Detta kan du ändra när du skickar offerten.

Har du laddat upp filer på offerten får du frågan om de ska skickas med i e-postmeddelandet till kunden. Du kan välja alla eller enstaka filer.

Om ni lagt in en logga och valt att använda en sidfot kommer dessa med på den utskrivna offerten. Inställningar för detta gör du under Gruppinställningar – Modulinställningar – Utskriftsinställningar.

Du kan skapa egna utskriftsmallar för offerter. Läs mer här.

Generera arbetsorder, serviceorder, försäljningsorder eller avtal

Klicka på Generera längst ner på offerten för att skapa en order eller avtal utifrån offerten – arbetsorder, serviceorder, försäljningsorder, inköpsorder.

Alla uppgifter inkl uppladdade filer följer med. Avtalet och ordrarna kan editeras.

Ang arbetsorder

När du genererar en arbetsorder får du frågan om du vill skicka orderbekräftelse på den nyligen genererade ordern via e-post.

Ang. försäljningsorder

När du genererar en försäljningsorder skapas samtidigt en följesedel att skriva ut eller e-posta. På följesedeln anges också de eventuella villkor som skrivits in i offerten.

Godkänna och signera offerten digitalt (extern signering)

Använder ni digital signering (Offertinställning – Använd extern signering – se mer under Info till admin – Gruppinställningar) skickas en länk med i e-postmeddelandet som kunden klickar på för att signera och därmed godkänna offerten. När kunden signerat ser du det genom att offerten byter färg till lila. Signaturen, namnförtydligande, datum samt en unik nyckel för signaturen läggs till på offerten.

Du kan också välja att få en notifikation när kunden signerat. Detta ställer du in på dina kontoinställningar genom att markera: Offert signerad via öppen-accesslänk.

Skapa offert från Serviceorder

Vill du skapa en offert från en befintlig, Ej hanterad, serviceorder klickar du på Skapa offert längst ner på serviceordern.

I offerten läggs alla artiklar och objekt som finns på ordern. Ändrar du pris på artiklar eller innehållet i offerten kan du uppdatera ordern genom att klicka på Uppdatera genererade ordrar längst ner på offerten.

Skapa offert från Arbetsorder

Vill du skapa en offert från en arbetsorder klickar du på Skapa offert längst ner på arbetsordern.

I offerten läggs alla artiklar och objekt som finns på ordern. Ändrar du pris på artiklar eller innehållet i offerten kan du uppdatera ordern genom att klicka på Uppdatera genererade ordrar längst ner på offerten.

Information till administratörer 

Inställningar för offert

Admin-rättigheter krävs för att ändra inställningar.

Egendefinierat fält

Skapa egendefinierade fält för att anpassa informationen i offerten till era specifika behov. Läs mer om egendefinierade fält.

Gruppinställningar

• Använd extern signering.
  Denna funktion gör att du kan skicka offert med e-post för signering digitalt direkt av kunden. Signeringen görs via en extern krypterad tjänst och varje signering har en unik ”nyckel” som sparas på offerten. När kunden godkänt och signerat offerten visas det genom att offerten byter färg till lila.
• Föreslå dagens datum som leveransdatum vid skapande av offert.
  Dagens datum läggs alltid till på nya offerter. Datumet kan ändras på offerten.

Betalningsinställningar

• Använd betalningsvillkor 
  Du kan ställa in en standard i fältet Standardbetalningsvillkor (dagar)
• Använd dröjsmålsränta
  Du kan ställa in en standardränta (%) i fältet Dröjsmålsränta.

Standardbetalningsvillkor (dagar)

Ange antal dagar. Antalet läggs till automatiskt på alla nyskapade offerter.

Standarddröjsmålsränta

Ange en siffra (inget procenttecken efter alltså). Siffran läggs till automatiskt på alla nyskapade offerter.

Standardbeskrivning

Här skriver du in den text som du vill ska läggas till på en offert automatiskt. Texten kan ändras på den enskilda offerten utan att det påverkar denna text.

Mallar

Har du skapat en mall för era offerter laddar du upp den här. Här finns instruktioner för att skapa egna offertmallar.

Ändring i offertinställningarna påverkar inte redan skrivna och sparade offerter.

Rättigheter för användarinställningar som berör offert

Skapa, Visa, Ändra, Ta bort, Ta bort uppladdade filer kopplade till offert, Skicka, Makulera

*För dig som undrar hur offerterna sorteras

• Ej makulerade offerter utan genererade ordar/servicar, med tidigt datum och nyligen skapade, kommer högst upp.
• Makulerade offerter med genererade ordar/servicar, med senare datum och äldre skapelsedatum, hamnar längre ner.