Kundregister

En kund är det som knyter samman servicesystemet och innehåller allt från anläggningar och serviceobjekt till samtliga ordrar och serviceprotokoll.

Kunden innehåller ett namn och ett kundnummer. Kundnumret används för koppling med bokföringsprogram och för att enkelt kunna särskilja kunderna åt. Det är ert interna kundnummer ni skall använda här. Ett kundnummer kan bara ändras i efterhand av administratören. Se mer under Information till administratörer.

För att ladda upp ett befintligt kundregister se sidan Ladda upp register.

Så här gör du för att lägga till kund:

1. Logga in på ditt konto.
2. Gå till Register > Kund.
3. Tryck på knappen med +tecknet till höger om sökrutan.
4. Fyll i de nödvändiga fälten.
   • Under organisationsnummer, fyll i org.nr. Klicka på söksymbolen (förstoringsglaset) så hämtas namn och adress.
     Ang moms:
     Om här fylls i ett organisationsnummer visas inte moms på ordrar.
     Om inget organisationsnummer fylls i visas moms.
     Förutsättning: att artikeln har angiven moms.
   • Sök och välj eventuella rabattbrev. Sätt markören i fältet så listas alla era rabattbrev.
   • Har ni valt Kundinställningen – Visa språk kan du välja vilket språk kunden får SMS och e-postmeddelanden på. Här ser du vilka språk som erbjuds. Se mer under Information till admin.
   • Under rubrikerna Serviceartiklar och Arbetsordersartiklar läggs artiklar till som ska läggas till automatiskt när kunden valts i service- respektive arbetsorder. T.ex. kan en fast kostnad för resa läggas till enligt överenskommelse med kunden. Tekniker på plats behöver på så sätt inte hålla ordning på vad som skall skrivas in för den specifika kunden.
     När du skapar en order visas en fråga om du vill ladda in artiklarna på ordern.
     Visning av fälten ställs in i Kundinställingar.
   • Kunden har stöd för tre olika adresser; Besöksadress, Faktureringsadress och Postadress. För att lägga till de två sistnämnda använd knapparna ”+ Lägg till faktureringsadress”, respektive ”+ Lägg till postadress”.
   • Kunden kan ha flera kontaktpersoner och dessa lägger du till genom att tryck på knappen ”+ Lägg till kontaktperson”. När en kontaktperson läggs till kan även valet för ”Skicka serviceprotokoll” göras. Om denna knapp är ikryssad så skickas serviceprotokoll till kontaktpersonens mailadress när knappen ”Skicka protokoll” används på ett serviceprotokoll.
   • Du kan också ange information för skattereduktion för bostadsrättsförening.
   • Kommentarer du skriver i kommentarsfältet visas inte för en inloggad kund.
   • Längst ner finns ett antal inställningar att välja mellan.
     
     • Anläggningar är inaktiverade för den här kunden
       Det går inte att lägga till anläggningar på kunden.
     • En anläggning är obligatorisk när ordrar skapas för den här kunden.
       När du lägger till en order på kunden kommer systemet att kräva att du väljer en anläggning.
     • Ett kostnadsställe är obligatoriskt när ordrar skapas för den här kunden.
     • Skicka alltid som faktura till bokföringssystem.
       Istället för att skicka en order till bokföringssystemet skickas en faktura direkt. Detta skriver över de inställningar du har valt för integrationen av ert ekonomisystem.
5. När du är klar trycker du på knappen ”Spara” längst ned på sidan för att spara den nya kunden.

Så här gör du för att ändra i uppgifterna om en kund:

1. Logga in på ditt konto.
2. Gå till Register > Kund.
3. Leta upp den kund du vill ändra i listan, antingen genom sökfunktionen eller genom att scrolla ned.
4. Tryck på kunden.
5. Gå längst ned på sidan och tryck på knappen ”Ändra”.
6. Gör din ändringar.
7. När du är klar trycker du på knappen ”Spara ändringar” längst ned på sidan för att spara de nya uppgifterna.

Söka efter kund

Lägga till en order, felanmälan mm på kunden

Gör så här:

• Leta reda på kunden.
• Scrollar längst ner.
• Klicka på knappen Lägg till.

Alla ordrar, felanmälningar, offerter mm listas på kunden. Du kan sortera i listorna genom att klicka på rubrikerna i listorna. Har du fler än 10 i en lista klickar du på Visa alla för att kunna sortera i listan.

Historik

Här listas alla ändringar som görs på kunden.

Inaktivera

Inaktivera kund innebär att kunden inte kan väljas för nya ordrar men alla utförda ordrar finns kvar och kan spåras.

Tilldela tekniker till kunden

Genom att Tilldela en tekniker en kund kommer alla ordrar automatiskt att läggas på denna tekniker. Klicka på Tilldela så listas alla tekniker i grupper.

Med rättigheten Tilldela kan du välja ut en användare (tekniker e dyl) som ansvarig för kunden. Det gör du antingen genom att gå in på kunden, scrollar längst ner och klicka på Tilldela eller genom att välja listvy (knappen med tre vita streck) i kundregistret, klicka på kugghjulet och välja Tilldela i listan.
En meny med alla användare i gruppen öppnas. Välj användare och klicka på Klar. En notifikation skickas till användaren med informationen att hen tilldelats en kund.

Användaren kommer nu automatiskt att tilldelas och få notifikation om alla ordrar och felanmälningar som berör kunden. Kunden meddelas dock inte.

För att ta bort teknikern från en kund gör du på samma sätt men klickar ur bocken i listan över användare. En notifikation skickas till användaren om att hen inte längre är tilldelad kunden.

Information till administratören

Inloggning med ert administratörskonto krävs.

Ändra kundnummer

Ett kundnummer kan bara ändras i efterhand av administratören. Leta reda på kunden i registret och klicka på knappen Ändra längst ner.

Modulinställningar

Det finns en hel del inställningar som kan göras för kundregistret. Ni kan bl a sätta min och max-längd på kundnumret.

• Generera automatiskt nästa kundnummer 
  Systemet lägger automatiskt till ett kundnummer när du lägger till en ny kund.
• Inkludera kundnummer i visningsnamnet.
  Kundnumret syns över kundnamnet i listvyer, t ex i registret över kunder och innan kundnumret i listvyer för ordrar.
• Visa anläggningsnamnet istället för kunden i listvyer.
• Visa fält för kostnadsställe (gäller även ordrar) 
  Fältet läggs till på kundkortet och ordrar kopplade till kunden.
• Visa ordernummer (gäller även ordrar) 
  Visar kundens ordernummer.
• Kräv kundens ordernummer på ordrar.
  Ordrar kan inte sparas utan att kundens ordernummer anges.
• Visa språk.
  Denna inställning gör det möjligt att välja på vilket språk kunden ska få meddelanden och e-post från systemet. Detta gäller systemets texter och inte de som ni själva skapat, såsom servicepunkter.
  Spåken som erbjuds är de språk som systemet finns på. Se lista här.

Vyinställningar

• Visa serviceartiklar
  Visar de serviceartiklar du lagt in på kunden – se punkt 4 ovan.
• Visa arbetsordersartiklar
  Visar de arbetsorderartiklar du lagt in på kunden – se punkt 4 ovan.

Egendefinierade fält

Du kan skapa egna fält för information om kunder. Läs mer om egendefinierad fält.

Rättigheter för användare som berör kund 

Visa, Visa (endast) tilldelade, Ändra, Ändra (endast) tilldelade, Skapa, Ta bort, Uppladdning, Skapa kundanvändare, Ändra kundanvändares rättigheter, Ta bort kundanvändare, Tilldela, Ta bort uppladdade filer.

Gäller Visma

För att ytterligare koppla ihop en kund och en tekniker kan ni gå till integrationsinställningarna för Visma, för er som använder det systemet.

Logga in med ert admin-login, klicka på Lägg till integrationer under Gruppinställningar.
Klicka i ”Lägg tilldelad i vår referens.”