En kund är det som knyter samman servicesystemet och innehåller allt från anläggningar och serviceobjekt till samtliga ordrar och serviceprotokoll.
Kunden innehåller ett namn och ett kundnummer. Kundnumret används för koppling med bokföringsprogram och för att enkelt kunna särskilja kunderna åt. Det är ert interna kundnummer ni skall använda här. Ett kundnummer kan bara ändras i efterhand av administratören. Se mer under Information till administratörer.
För att ladda upp ett befintligt kundregister se sidan Ladda upp register.
Så här gör du för att lägga till kund:
- Logga in på ditt konto.
- Gå till Register > Kund.
- Tryck på knappen med +tecknet till höger om sökrutan.
- Fyll i de nödvändiga fälten.
- Under organisationsnummer, fyll i org.nr.
- Sök och välj eventuella rabattbrev. Sätt markören i fältet så listas alla era rabattbrev.
- Har ni valt Kundinställningen – Visa språk kan du välja vilket språk kunden får SMS och e-postmeddelanden på. Här ser du vilka språk som erbjuds. Se mer under Information till admin.
- Under rubrikerna Serviceartiklar och Arbetsordersartiklar läggs artiklar till som ska läggas till automatiskt när kunden valts i service- respektive arbetsorder. T.ex. kan en fast kostnad för resa läggas till enligt överenskommelse med kunden. Tekniker på plats behöver på så sätt inte hålla ordning på vad som skall skrivas in för den specifika kunden.
När du skapar en order visas en fråga om du vill ladda in artiklarna på ordern.
Visning av fälten ställs in i Kundinställingar. - Kunden har stöd för tre olika adresser; Besöksadress, Faktureringsadress och Postadress. För att lägga till de två sistnämnda använd knapparna ”+ Lägg till faktureringsadress”, respektive ”+ Lägg till postadress”.
- Kunden kan ha flera kontaktpersoner och dessa lägger du till genom att tryck på knappen ”+ Lägg till kontaktperson”. När en kontaktperson läggs till kan även valet för ”Skicka serviceprotokoll” göras. Om denna knapp är ikryssad så skickas serviceprotokoll till kontaktpersonens mailadress när knappen ”Skicka protokoll” används på ett serviceprotokoll.
- Du kan också ange information för skattereduktion för bostadsrättsförening.
- Kommentarer du skriver i kommentarsfältet visas inte för en inloggad kund.
- Längst ner finns ett antal inställningar att välja mellan.
- Anläggningar är inaktiverade för den här kunden
Det går inte att lägga till anläggningar på kunden. - En anläggning är obligatorisk när ordrar skapas för den här kunden.
När du lägger till en order på kunden kommer systemet att kräva att du väljer en anläggning. - Ett kostnadsställe är obligatoriskt när ordrar skapas för den här kunden.
- Skicka alltid som faktura till bokföringssystem.
Istället för att skicka en order till bokföringssystemet skickas en faktura direkt. Detta skriver över de inställningar du har valt för integrationen av ert ekonomisystem.
- Anläggningar är inaktiverade för den här kunden
- När du är klar trycker du på knappen ”Spara” längst ned på sidan för att spara den nya kunden.
Så här gör du för att ändra i uppgifterna om en kund:
- Logga in på ditt konto.
- Gå till Register > Kund.
- Leta upp den kund du vill ändra i listan, antingen genom sökfunktionen eller genom att scrolla ned.
- Tryck på kunden.
- Gå längst ned på sidan och tryck på knappen ”Ändra”.
- Gör din ändringar.
- När du är klar trycker du på knappen ”Spara ändringar” längst ned på sidan för att spara de nya uppgifterna.
Arbetstid som arbetsorderartikel
Genom att lägga till tidsartiklar på kundkortet och sätta antalet timmar till 0 räcker det att, när du är klar med jobbet, ändrar till det faktiska antalet arbetade timmar. Datumet för arbetet kommer då automatiskt att sättas till den dagen du lägger in timmarna.
Observera att om du senare går in och ändrar på raden så ändras också datumet på den arbetade tiden och behöver återställas manuellt.
Söka efter kund
I sökfältet kan du söka efter kunder på namn, kontaktperson och epostadress. Genom att klicka på ”bocken” efter sökfältet kan du ställa in olika sökfilter.
Dina inställningar här används också om du vill ta ut en lista över kunder. Klicka på symbolen med de tre ”reglagen”.
Genom att välja detaljerad listvy (de tre strecken), kan du välja hur listan ska sorteras. Klicka på och välj vilka Kategorier du vill ha i din lista.
Lägga till en order, felanmälan mm på kunden
Gör så här:
- Leta reda på kunden.
- Scrollar längst ner.
- Klicka på knappen Lägg till.
Alla ordrar, felanmälningar, offerter mm listas på kunden. Du kan sortera i listorna genom att klicka på rubrikerna i listorna. Har du fler än 10 i en lista klickar du på Visa alla för att kunna sortera i listan.
Historik
Här listas alla ändringar som görs på kunden.
Inaktivera
Inaktivera kund innebär att kunden inte kan väljas för nya ordrar men alla utförda ordrar finns kvar och kan spåras.
Tilldela tekniker till kunden
Genom att Tilldela en tekniker en kund kommer alla ordrar automatiskt att läggas på denna tekniker. Klicka på Tilldela så listas alla tekniker i grupper.
Med rättigheten Tilldela kan du välja ut en användare (tekniker e dyl) som ansvarig för kunden. Det gör du antingen genom att gå in på kunden, scrollar längst ner och klicka på Tilldela eller genom att välja listvy (knappen med tre vita streck) i kundregistret, klicka på kugghjulet och välja Tilldela i listan.
En meny med alla användare i gruppen öppnas. Välj användare och klicka på Klar. En notifikation skickas till användaren med informationen att hen tilldelats en kund.
Användaren kommer nu automatiskt att tilldelas och få notifikation om alla ordrar och felanmälningar som berör kunden. Kunden meddelas dock inte.
För att ta bort teknikern från en kund gör du på samma sätt men klickar ur bocken i listan över användare. En notifikation skickas till användaren om att hen inte längre är tilldelad kunden.
Information till administratören
Inloggning med ert administratörskonto krävs.
Ändra kundnummer
Ett kundnummer kan bara ändras i efterhand av administratören. Leta reda på kunden i registret och klicka på knappen Ändra längst ner.
Modulinställningar
Det finns en hel del inställningar som kan göras för kundregistret. Ni kan bl a sätta min och max-längd på kundnumret.
- Generera automatiskt nästa kundnummer
Systemet lägger automatiskt till ett kundnummer när du lägger till en ny kund. - Inkludera kundnummer i visningsnamnet.
Kundnumret syns över kundnamnet i listvyer, t ex i registret över kunder och innan kundnumret i listvyer för ordrar. - Visa anläggningsnamnet istället för kunden i listvyer.
- Visa fält för kostnadsställe (gäller även ordrar)
Fältet läggs till på kundkortet och ordrar kopplade till kunden. - Visa ordernummer (gäller även ordrar)
Visar kundens ordernummer. - Kräv kundens ordernummer på ordrar.
Ordrar kan inte sparas utan att kundens ordernummer anges. - Visa språk.
Denna inställning gör det möjligt att välja på vilket språk kunden ska få meddelanden och e-post från systemet. Detta gäller systemets texter och inte de som ni själva skapat, såsom servicepunkter.
Spåken som erbjuds är de språk som systemet finns på. Se lista här.
Vyinställningar
- Visa serviceartiklar
Visar de serviceartiklar du lagt in på kunden – se punkt 4 ovan. - Visa arbetsordersartiklar
Visar de arbetsorderartiklar du lagt in på kunden – se punkt 4 ovan.
Egendefinierade fält
Du kan skapa egna fält för information om kunder. Läs mer om egendefinierad fält.
Rättigheter för användare som berör kund
Visa, Visa (endast) tilldelade, Ändra, Ändra (endast) tilldelade, Skapa, Ta bort, Uppladdning, Skapa kundanvändare, Ändra kundanvändares rättigheter, Ta bort kundanvändare, Tilldela, Ta bort uppladdade filer.
Gäller Visma
För att ytterligare koppla ihop en kund och en tekniker kan ni gå till integrationsinställningarna för Visma, för er som använder det systemet.
Logga in med ert admin-login, klicka på Lägg till integrationer under Gruppinställningar.
Klicka i ”Lägg tilldelad i vår referens.”
