Med integration till Fortnox får ni automatiskt synkat kundregister och artikelregister. Ändras uppgifter i antingen serviceprotokoll.se eller Fortnox så skjuts de ändringarna automatiskt över.
När en service, order eller försäljning är gjort i serviceprotokoll.se så kan ni enkelt skicka över den till Fortnox via integrationen, antingen som en order eller direkt som faktura i Fortnox. Inställningen gör ni inne i Fortnox. När fakturan sedan blir fakturerad i Fortnox så rapporteras detta tillbaka och servicen, order eller försäljningen blir automatiskt markerad som fakturerad.
Så här lägger du till integrationen med Fortnox:
- Logga in med ert admin-konto.
- Klicka på Lägg till integration längst ner på sidan Gruppinställningar.
- Välj Fortnox.
- Ställ in vilken Undergrupp integrationen gäller. Om du inte väljer en undergrupp gäller integrationen samtliga grupper. Fältet syns inte om ni inte använder funktionen Undergrupper.
- Du skickas automatiskt vidare till Fortnox efter att du tryckt på spara och ombes att logga in samt godkänna integrationen där.
- Gruppen är nu ihopkopplad med Fortnox och er integrationsnyckeln har lagts till automatiskt men kommer inte att synas, fältet Nyckel kommer fortsatt att vara blank. Synkning av kund- och artikelregister görs i bakgrunden och du kan fortsätta jobba med annat :).
Ordertext
Här skriver du in den ordertext som ska följa med på samtliga ordrar som skapas i systemet.
Internfakturerad kund
Detta fält använder du om ni har flera bolag som har olika undergrupper och ni ska fakturera mellan dessa bolag. Du kan bara ange en kund/bolag. Fältet synas inte om ni inte använder funktionen Undergrupper.
Hur ofta synkas det?
Synkning körs var 24:e timma. När senaste synkningen gjordes ser du genom att klicka på Fortnox under Integrationer på Gruppinställningar.
Fakturor skapade i Serviceprotokoll synkas direkt.
Välj vad som synkas
Vad som ska synkas och vad du vill få med kan du själva ställa in i integrationsinställningarna. Se lista på inställningar. Klicka på Fortnox under Integrationer på Gruppinställningar och sedan Ändra. Markera dina val och klicka på Spara.
inaktiva artiklar synkas inte. Ta bort dessa via artikelregistret om det inte är så många. Notera att de kan läggas tillbaka i artikelregistret igen om de ligger kvar på någon order som inte är färdig/fakturerad än. Systemet lägger automatiskt in artiklar som inte finns i artikelregistret om användaren har rättighet att skapa artiklar.
Integrationsreferens
När en order är skickad till Fortnox läggs en integrationsreferens till på aktuell order. Klicka på numret för att öppna orderbekräftelsen.
Se faktura utan att logga in i Fortnox?
Gå längst ner på en order och klicka på Visa faktura om ni vill slippa logga in på Fortnox för att se fakturan.
Koppla fält ”Er referens”
Fältet Er referens i Fortnox kan kopplas till Serviceprotokoll genom att skapa ett egendefinierat fält med namnet ”Er referens” alt ”referens”. Du måste namnge fältet EXAKT så. Det som skrivs i fältet skickas alltså till Er referens i Fortnox.
Fältet ”Referens” är överordnat ”Er referens”. Har ni båda fälten kommer ”Referens” att skriva över ”Er referens”, även om den bara finns på kund/anläggning.
Er referens kan finnas på anläggning, kund och arbetsorder. Du behöver därför skapa egendefinierade fält för varje funktion du vill ska kopplas till Fortnox på detta sätt.
Er referens hämtas från ordern, anläggningen eller kunden – i den ordningen. Alltså: finns det en på arbetsordern skickas den med till Fortnox, om inte söker systemet om det finns en referens på anläggningen, finns ingen på anläggningen så tas den på kunden.
Läs mer om hur du skapar egendefinierade fält.
Uppdatera integrationen
I början av 2023 ändrade Fortnox hur integrationen fungerar. Har du inte uppdaterat integrationen bör du göra det.
Gör så här:
- Logga in på både Serviceprotokoll och Fortnox som admin
- Gå hit: https://app.serviceprotokoll.se/Integration/Edit/32
- Ta bort det som står i fältet ”NYCKEL”.
- Klicka på spara längst ner.
- Du skickas då till Fortnox och får godkänna kopplingen.
Integrationsinställningar
En mängd inställningar kan göras för integrationen. Logga in som admin, på till Gruppinställningar, Klicka på Integrationer – Fortnox och Ändra. Klicka i de inställningar ni vill ha och Spara.
- Sortera på åtgärder.
När ordern skickas till bokföringsprogrammet så sorteras orderraderna på åtgärder och datum. Varje datum får en summering av åtgärder och artiklar som är använda på den dagen. - Ta med datum på åtgärd.
- Ta med beskrivning och fel/orsak.
- Ta med serviceobjekt på orderrad.
- Ta med serviceobjektets maskinnummer.
- Lägg ordertexten överst.
Placerar ordertexten som är specificerad längst upp på ordern som orderrader istället för rutan för ordertext.
Väljer ni detta alternativ tänk på att radbrytningar och styckeformatering inte skickas med till Fortnox. Har ni behov av att kunna göra sådana använd de två följande inställningarna ”Lägg en sammanfattning i ordertextrutan” och/eller ”Lägg till beskrivning och fel/orsak i ordertextrutan”. - Lägg en sammanfattning i ordertextrutan.
Även ordernumret läggs i denna ruta. - Lägg till beskrivning och fel/orsak i ordertextrutan.
- Skicka inte ordernummer.
Gäller era ordernummer. Kundens ordernummer kommer fortsatt med. - Flytta AO/SO:nr från Vår referens till Ert ordernummer.
- Sätt priser på orderrader.
Använder priset från servicesystemet på varje orderrad som skapas, istället för att använda standardpriset som är satt i bokföringssystemet. - Ta med teknikerns namn på orderrader.
- Sortera artiklar på datum.
- Skapa faktura direkt.
Om ej ibockad skapas en order i Fortnox. - Ta ej med gömda artiklar på order.
Artiklar som satts till ”Dölj för inloggad kund och vid utskrift” i artikelregistret tas inte med på ordern. - Ta med status på försäljningsorder.
- Ta med anläggningsnamn.
- Sätt som fakturerad vid sändning.
Om ej ibockad skickar Fortnox tillbaka status ”fakturerad” först när fakturan är skickad från Fortnox.
Om ibockad sätter systemet status ”Fakturerad” när du skickar ordern till Fortnox. - Möjliggör sändning av order innan den är klar för fakturering.
En order kan skickas på nytt till Fortnox för att komplettera ändringar utförda på ordern. - Ta med användarens kostnadsställe på rader.
- Lägg till kostnadsställe.
- Synka uppdaterade artiklar.
- Synka priser.
När du uppdaterar ett pris i Fortnox läggs det automatiskt in i Serviceprotokoll. Ändringar gjorda i serviceprotokoll skickas upp till Fortnox när du valt denna inställning. - Synka uppdaterade kunder.
- Summera artikelrader.
Finns fler artiklar med samma artikelnummer på en order läggs dessa ihop till en artikelrad. - Ta med serviceobjektskommentar.
- Ta med kommentarer
Kommentarer i ordrar skickas med till Fortnox. Fortnox har som standard max 1024 tecken.
- Inaktivera artikelskapande.
Om du valt denna inställning uppdateras inte informationen om artiklar inlagda eller ändrade i serviceprotokoll till Fortnox. - Lägg tilldelad i vår referens.
Namnet på den som är tilldelad ordern läggs in som Vår referens. - Sätt signerad som vår referens.
Namnet på den som signerat ordern läggs in som Vår referens. - Maximalt antal tecken vid visning av serviceobjektets serienummer.
Ange som noll eller lämna fältet tomt för att visa hela serienumret. - Ta med ordernummer i kommentar vid överföring till Fortnox.
- Skicka tidsrapport.
Kräver att ni lägger in koder från Fortnox samt har lagt in anställningsnummer på era anställda i användarinställningarna. - Serviceobjektsprefix.
Här kan du ställa in en text som läggs till före namnet på serviceobjektet och som följer med över till Fortnox och fakturan. Exempel: serviceobjektet med namn ATLAS COPCO GA 10 + prefixet: ”Maskin :” blir ”Maskin :ATLAS COPCO GA 10” - Skapa order från referens.
Ger möjlighet att skapa en order genom att ange ordernummer i Fortnox. - Skicka fakturan direkt efter sändning.
Fakturan går direkt från Fortnox när du skickat över ett serviceprotokoll eller en försäljningsorder. - Ta med serviceobjektens drifttid i ordertext
- Ta med kontaktpersons telefonnummer på er referens
- Sätt kundnamn i leveransnamn
- Använd kundens adress som leveransadress
- Ta med teknikerns namn på åtgärdersummeringen (se bild nedan)
- Sätt undergrupp vid synkning
Har ni en undergrupp som har en Fortnox-integration så ska även kunderna i Fortnox få den undergruppen per automatik vid synkning
IGNORERA SUMMERING AV ARTIKELRADER FÖR…
Här specificerar du vilka artiklar som ni vill inte skall summeras om ni valt inställningen Summera artikelrader. Separera artiklarna med ; (semikolon). Exempel: 12;13;14
IGNORERA KOSTNADSSTÄLLEN VID AUTOIFYLLNING PÅ ARTIKELRADER
SÄTT INTE PRIS FÖR ARTIKELNUMMER
Här anger du artiklar där priser endast sätts i Fortnox.
