Integration med Fortnox

Med integration till Fortnox får ni automatiskt synkat kundregister och artikelregister. Beroende på vilka inställningar ni väljer ändras uppgifter i antingen serviceprotokoll.se eller Fortnox automatiskt.

När en service, order eller försäljning är gjort i serviceprotokoll.se så kan ni enkelt skicka över den till Fortnox via integrationen, antingen som en order eller direkt som faktura i Fortnox. När fakturan sedan blir fakturerad i Fortnox så rapporteras detta tillbaka och servicen, order eller försäljningen blir automatiskt markerad som fakturerad.

Serviceprotokoll stödjer också periodisering i Fortnox.

Så här lägger du till integrationen med Fortnox:

1. Logga in. Admin-rättigheter krävs.
2. Klicka på Lägg till integration längst ner på sidan Gruppinställningar.
3. Välj Fortnox.
4. Ställ in vilken Undergrupp integrationen gäller. Fältet syns inte om ni inte använder funktionen Undergrupper. Om du inte väljer en undergrupp gäller integrationen samtliga grupper.
5. Du skickas automatiskt vidare till Fortnox efter att du tryckt på spara och ombes att logga in samt godkänna integrationen där.
6. Gruppen är nu ihopkopplad med Fortnox och er integrationsnyckeln har lagts till automatiskt men kommer inte att synas, fältet Nyckel kommer fortsatt att vara blank. Synkning av kund- och artikelregister görs i bakgrunden och du kan fortsätta jobba med annat :).
7. Nu är det dags att göra de inställningar du vill ha. Hela listan med inställningar och förklaringar hittar du under Integrationsinställningar.

Behöver du senare göra ändringar i inställningarna klickar du på Fortnox under Integrationer på sidan Gruppinställningar.

Inställningar

Ordertext

Här skriver du in den ordertext som ska följa med på samtliga ordrar som skapas i systemet. Ordertexten hamnar i fältet ”Fakturatext/Ordertext” i Fortnox. Du kan i inställningarna välja om ordertexten ska läggas överst.

Internfakturerad kund

Detta fält använder du om ni har flera bolag som har olika undergrupper och ni ska internfakturera mellan dessa bolag. Du kan bara ange en kund/bolag. Fältet syns inte om ni inte använder funktionen Undergrupper.

Angående synkning

Hur ofta synkas det?

Fakturor skapade i Serviceprotokoll synkas direkt. Ytterligare inställningar kan göras för omedelbar synkning. Se listan på integrationsinställningar.

Synkning körs varje timma. När senaste synkningen gjordes ser du genom att klicka på Fortnox under Integrationer på Gruppinställningar. Klicka på Synk om vill synka systemet en extra gång.

Välj vad som synkas

Vad som ska synkas och vad du vill få med kan du själva ställa in i integrationsinställningarna. Se lista på inställningar. Klicka på Fortnox under Integrationer på Gruppinställningar och sedan Ändra. Markera dina val och klicka på Spara.

Inaktiva artiklar synkas inte. Ta gärna bort dessa via artikelregistret om det inte är så många, det gör du snabbt genom att använda samlingsfunktionen. Ligger det inaktiva artiklar kvar på någon order som inte är färdig/fakturerad än bör du vänta med att ta bort artiklarna tills fakturan är skickad.

Angående ”Synka uppdaterade kunder”

När du väljer denna inställning händer detta när:

• du uppdaterar en kund i Fortnox. Då synkas allt från Fortnox över till Serviceprotokoll och skriver över alla fält på den uppdaterade kunden.
• du uppdaterar en kund i Serviceprotokoll. Då synkas allt från Serviceprotokoll över till Fortnox och skriver över alla fält på den uppdaterade kunden.
• du klickar på ”synka” längst ner på integrationssidan. Då synkas allt från Fortnox över till Serviceprotokoll och skriver över alla fält.

Angående företag / privatkund

När du lägger in ett personnummer på en kund kommer Fortnox att uppdateras med informationen att kunden är Privat.

Kunder där du angivit personnummer och satt till Privat i Fortnox kommer automatiskt att korrigeras till Privat om ni valt att synka uppdaterade kunder i integrationsinställningarna för Fortnox.

Moms

När det gäller moms – tänk på att i Fortnox välja inställningen Visa priser inkl moms = NEJ.

Angåenden synka artiklar

När du väljer Synka artiklar kommer Fortnox skicka över sina priser till Serviceprotokoll vid första synkningen. Efter det kommer artiklarna att uppdateras åt båda hållen. Du kan dock stoppa ändringar att skickas från Fortnox till Serviceprotokoll.se genom att välja inställningen ”Ignorera uppdateringar som sker i Fortnox”.

Fältet Kundens ordernummer

Har du information i fältet ”Kundens ordernummer” skickas det till fältet ”Ert ordernummer”.

Ang Försäljningsorder

När du skapar en försäljningsorder från avtal och ska fakturera denna i Fortnox så behöver du ha aktiverat ”Periodisering” i Fortnox för att detta ska gå. Detta gäller om man har en fakturaperiod på mer än 1 månad.

Här finns instruktioner kring hur du använder periodisering i Fortnox: https://support.fortnox.se/produkthjalp/bokforing/periodiseringar#installningar-periodiseringar

Fortnox och adresser

Fältet Fakturaadress i Serviceprotokoll skickas till Fortnox som besöksadress.

Fältet Besöksadress skickas till Fortnox som leveransadress.

När du uppdaterar en fakturaadress i Fortnox krävs det att det finns en adress i Serviceprotokoll, annars sker ingen uppdatering i Serviceprotokoll.

Verkar kopplingen till Fortnox inte fungera?

Vid större uppdateringar av Fortnox kan man behöva autenticera integrationen igen. Det är snabbt gjort – läs instruktioner i artikeln Felmeddelanden i Fortnox.

Extern länk: status.Fortnox.se
På denna sida ser du aktuella driftsstörningar och planerade underhåll. Du kan prenumera på uppdatering.

Integrationsreferens

När en order är skickad till Fortnox läggs en integrationsreferens till på aktuell order. Klicka på numret för att öppna orderbekräftelsen.

Skapar ni ordrar i Fortnox kan ni välja inställningen Skapa order från referens. Läs mer om funktionen under Integrationsinställningar.

Se faktura utan att logga in i Fortnox?

Gå längst ner på en arbets- eller serviceorder och klicka på Visa faktura om du vill slippa logga in i Fortnox för att se fakturan.

Koppla egna fält till Fortnox

Koppla ”Er referens” eller ”Referens”

Fältet Er referens i Fortnox kan kopplas till Serviceprotokoll genom att skapa ett egendefinierat fält med namnet ”Er referens” alt ”referens”. Du måste namnge fältet EXAKT så. Det som skrivs i fältet skickas alltså till Er referens i Fortnox.

Fältet ”Referens” är överordnat ”Er referens”. Har ni båda fälten kommer ”Referens” att skriva över ”Er referens”, även om den bara finns på kund/anläggning.

Er referens kan finnas på anläggning, kund, serviceorder, arbetsorder och försäljningsorder. Du behöver därför skapa egendefinierade fält för varje funktion du vill ska kopplas till Fortnox på detta sätt.

Er referens hämtas från ordern, anläggningen eller kunden – i den ordningen. Alltså: finns det en på ordern skickas den med till Fortnox, om inte söker systemet om det finns en referens på anläggningen, finns ingen på anläggningen så tas den från kunden.

Finns ingen Er referens på kunden hämtas beställare på ordern i första hand och i sista hand kontaktperson.

Läs mer om hur du skapar egendefinierade fält.

Gäller om du har inställningen ”Sätt beställare som er referens”

Har du inställningen ”Sätt beställare som er referens” och det finns en beställare på ordern hämtar systemet det namnet först, saknas namn på beställare blir det kontaktpersonens namn på ordern.

Sen efter det, om systemet hittar en match på ”Er Referens” hämtas det namnet istället, i den angivna ordningen dvs ordern, anläggningen eller kunden.

Koppla fält ang leveransinformation på försäljningsorder, arbetsorder och serviceorder

Leveransdatum förs över till Fortnox, detta gäller oavsett om ni använder order eller faktura i Fortnox.

Har du skapat egendefinierade fält på försäljningsorder, arbetsorder och/eller serviceorder för Leveransvillkor och Leveranssätt förs innehållet i dessa också över.

Notera att förslagen i fälten Leveransvillkor och Leveranssätt behöver skrivas exakt som koderna du har angivit i Fortnox, dvs det som ligger i fältet Kod i Inställningar – Fakturering – Leveranssätt och Leveransvillkor i Fortnox. Koderna i Fortnox är alltid med VERSALER och får inte innehålla mellanslag.

Koppla fält för lägenhetsnummer på leveransadress

Om du skapar ett egendefinierat fält kallat “Lgh” läggs det till på adressrad 1 när du skickar till Fortnox.

• Exempel: Har du angivit 112 i fältet Lgh och den befintliga leveransadressen är Katrinedalsgatan 53 skrivs det ut som: Katrinedalsgatan 53, Lgh 112.

Villkor: Du måste ha skrivit in en leveransadress i adressrad 1. Du kan alltså inte endast fylla i fältet Lgh och få med det till Fortnox.

Angående leverantörsfaktura från Crown

När en EDI-filen kommer in från Crown kommer det samtidigt en PDF-fil. Denna PDF läggs till leverantörsfakturan som en bifogad fil i mappen ”pdf” i Fortnox.

Läs mer ang leveransinställningar på Fortnox Support: https://support.fortnox.se/produkthjalp/fakturering/installningar-leveranssatt-och-leveransvillkor

Integrationsinställningar

En mängd inställningar kan göras för integrationen. Inställningarna kräver att du har adminrättighet. Gå till Gruppinställningar, Klicka på Integrationer – Fortnox och sedan Ändra. Klicka i de inställningar ni vill ha och Spara.

• Sortera på åtgärder.
  När ordern skickas till bokföringsprogrammet så sorteras orderraderna på åtgärder och datum. Varje datum får en summering av åtgärder och artiklar som är använda på den dagen. Utan denna inställning får skickas artiklar utan någon särskild åtgärds-/datumstruktur.
• Ta med datum på åtgärd.
  Visar datum som rubrik när åtgärder grupperas. Kräver att du valt ”Sortera på åtgärder”.
• Ta med beskrivning och fel/orsak.
  Lägger arbetsorderns beskrivning och felorsak som egna textrader på order/faktura i Fortnox.
• Ta med serviceobjekt på orderrad.
  Gör att serviceobjekten syns som en egen textrad på order/faktura i Fortnox. Bra när kunden behöver se vilken maskin, utrustning eller objekt arbetet gäller.
• Ta med serviceobjektets maskinnummer.
  Lägger maskinnummer och serienummer som en egen rad. Kan ge dubblettinformation om serviceobjektsraden redan innehåller samma uppgifter.
• Lägg ordertexten överst.
  Placerar ordertexten som är specificerad längst upp på ordern som orderrader istället för i rutan för faktura/ordertext.
  Väljer ni detta alternativ tänk på att radbrytningar och styckeformatering inte skickas med till Fortnox. Har ni behov av att kunna göra sådana använd de två följande inställningarna ”Lägg en sammanfattning i ordertextrutan” och/eller ”Lägg till beskrivning och fel/orsak i ordertextrutan”.
• Lägg en sammanfattning i ordertextrutan.
  Lägger till en sammanfattning i dokumentets anmärkningstext. För arbetsorder tas bland annat ordernummer, serviceobjekt, beskrivning, felorsak och åtgärdstexter med. För serviceprotokoll tas serviceobjekt med, och eventuellt drifttid/kommentar beroende på andra inställningar. Även ordernumret läggs i denna ruta.
• Lägg till beskrivning och fel/orsak i ordertextrutan.
  Lägger extra information i sammanfattningen. För arbetsorder läggs serviceobjekt, beskrivning och felorsak med. För serviceprotokoll lägger inställningen till serviceobjektsinformation.
• Skicka inte ordernummer.
  Om vald skickas inte ordernumret som Vår referens i Fortnox. Gäller era ordernummer. Kundens ordernummer kommer fortsatt med. Gäller främst när ”Flytta AO/SO:nr från Vår referens till Ert ordernummer” är avstängd.
• Flytta AO/SO:nr från Vår referens till Ert ordernummer.
  Säljaren läggs som ”Vår referens” istället för ordernumret. Ordernumret läggs till i fältet Ert ordernummer i Fortnox. Om denna inställning inte är vald skickas kundens ordernummer separat och systemets ordernummer läggs normalt i Vår referens.
  

• Sätt priser på orderrader.
  Använder priset från servicesystemet på varje orderrad som skapas, istället för att använda standardpriset som är satt i bokföringssystemet.
• Ta med teknikerns namn på orderrader.
  Lägger tekniker/användare på artikelraden. I Fortnox beskrivning hamnar teknikern inom parentes efter artikelbeskrivningen. Vid summerade artiklar kombineras flera tekniker.
• Sortera artiklar på datum.
  Grupperar artiklar efter datum när de inte matchar en åtgärdsrad. Fungerar bara när ”Sortera på åtgärder” är på.
• Skapa faktura direkt.
  Skapar en faktura direkt i Fortnox i stället för att först skapa en order. Slå på om ni inte vill hantera ordersteget i Fortnox. Slå av om ni vill skapa order i Fortnox och fakturera därifrån.
• Ta ej med gömda artiklar på order.
  Artiklar som satts till ”Dölj för inloggad kund och vid utskrift” på en artikel i artikelregistret tas inte med på ordern. Se bild 5.

• Ta med status på försäljningsorder.
  Lägger försäljningsorderns status som en textrad på fakturan när en försäljningsordern faktureras.
• Ta med anläggningsnamn.
  Lägger anläggningen som en synlig textrad på order/faktura. Leveransadress skickas ändå separat; denna inställning gör anläggningen tydlig bland raderna.
• Sätt som fakturerad vid sändning.
  Om ej ibockad skickar Fortnox tillbaka status ”fakturerad” först när fakturan är skickad från Fortnox.
  Om ibockad sätter systemet status ”Fakturerad” direkt när du skickar ordern till Fortnox utan att vänta på att fakturan faktiskt skickas eller slutförs i Fortnox.
• Möjliggör sändning av order innan den är klar för fakturering.
  En order kan skickas på nytt till Fortnox för att komplettera ändringar utförda på ordern.
• Ta med användarens kostnadsställe på rader.
  Sätter kostnadsställe på artikelrader utifrån användaren som lagt till artikeln. Kostnadsstället hämtas från användarens användarinställningar.
• Lägg till kostnadsställe.
  
  OBS! Kostnadsstället du skickar med en order måste finnas i Fortnox.
  Gör så här för att lägga till kostnadsställe:
  Logga in i Fortnox
  Klicka på Register
  Välj Kostnadsställe
  Klicka på Skapa kostnadsställe (ligger upp till höger på sidan)

• Synka uppdaterade artiklar.
  När du uppdaterar en artikeluppgift i Fortnox eller Serviceprotokoll.se synkas detta omedelbart så det står samma på båda ställena.
  Utan detta val skickas inga uppgifter om artiklar åt något håll.
• Synka priser.
  När du uppdaterar ett pris i Fortnox läggs det automatiskt in i Serviceprotokoll. Ändringar gjorda i serviceprotokoll skickas upp till Fortnox. När du väljer Synka artiklar kommer Fortnox att skicka över sina priser till Serviceprotokoll vid första synkningen. Efter det kommer det att uppdateras åt båda hållen. När artiklar hämtas från Fortnox uppdateras priser i artikelregistret i Serviceprotokoll.se. När artiklar skickas till Fortnox uppdateras inköpspris och pris i Fortnox standardprislista.
  
  VIKTIGT! Ta gärna ut en export av ditt artikelregister i Serviceprotokoll som backup INNAN du klickar i ”synka priser”. Har du t ex en artikel i Fortnox utan pris kommer den att skriva över priset i Serviceprotokoll.
  Gör så här:
  Gå till Artikelregistret och klicka på ladda ner-symbolen så skapas en lista över alla era artiklar. Skulle något gå fel kan du sedan använda denna för att ladda upp filen via Gruppinställningar – Ladda upp register (längst ner på sidan).
• Synka uppdaterade kunder.
  Se mer information under avsnittet Synka uppdaterade kunder.
• Synka uppdaterade leverantörer
  Aktiverar leverantörssynk. Leverantörer kan skapas/uppdateras i Fortnox från systemet, och hämtas från Fortnox vid synk. Synkning av leverantörer körs nattetid.
• Ignorera uppdateringar som sker i Fortnox
  Med denna inställning hämtas inte uppdateringar som görs i Fortnox till Serviceprotokoll för kunder, artiklar och leverantörer. Uppdateringar i Serviceprotokoll skickas till Fortnox.
  Statuskontroll för fakturerade/makulerade order hanteras fortfarande.
• Summera artikelrader.
  Rader med samma artikelnummer, beskrivning och kostnadsställe summeras till en rad med total mängd. Pris och rabatt räknas om som viktat snitt.
  Finns det artiklar som aldrig ska summeras/slås ihop listar du dem i fältet ”IGNORERA SUMMERING AV ARTIKELRADER FÖR…”.
• Ta med serviceobjektskommentar.
  Lägger med kommentar från utfört serviceobjekt i sammanfattningen för serviceprotokoll. Kräver att sammanfattning skickas.
• Ta med kommentarer
  Kommentarer i ordrar skickas med till Fortnox. Fortnox har som standard max 1024 tecken. Kommentarerna hamnar under Kommentars-fliken. Skickar med kommentarer till Fortnox. Om den är avstängd skickas vanliga kommentarer inte med för arbetsorder, försäljningsorder och service. För serviceprotokoll verkar kommentarsfältet ändå skickas enligt koden.

• Inaktivera artikelskapande.
  Inställningen stoppar systemet från att automatiskt skapa saknade artiklar i Fortnox. Order-/fakturarader kan fortfarande skickas med artikelnummer, men om Fortnox kräver att artikeln finns kan det ge fel.
• Lägg tilldelad i vår referens.
  Namnet på den som är tilldelad ordern läggs in som Vår referens. Gäller arbetsorder.
• Sätt signerad som vår referens.
  Namnet på den som signerat ordern läggs in som Vår referens. Lägger till personen som senast signerade som Vår referens. Används bara om ”Lägg tilldelad i Vår referens” inte redan har lagt till användare.
• Maximalt antal tecken vid visning av serviceobjektets serienummer.
  Styr maxlängd på serienummer/serviceobjektsinformation i vissa sammanfattningar. Ange som noll eller lämna fältet tomt för att visa hela serienumret.
• Ta med ordernummer i kommentar vid överföring till Fortnox.
  Lägger ordernumret i Fortnox-fältet Kommentar i stället för vanliga kommentarer. Denna inställning går i praktiken före Ta med kommentarer.
• Skicka tidsrapport.
  Skickar tidrapporter till Fortnox Lön. När den är på skickas närvaro, frånvaro och utlägg/lönerader. Redan skickade rader skickas inte igen. Inställningen kräver att ni har lagt in anställningsnummer från Fortnox på era anställda i användarinställningarna.
• Serviceobjektsprefix.
  Här kan du ställa in en text som läggs till före namnet på serviceobjektet och som följer med över till Fortnox och fakturan. Exempel: serviceobjektet med namn ATLAS COPCO GA 10 + prefixet: ”Maskin :” blir ”Maskin :ATLAS COPCO GA 10”
• Skapa order från referens.
  Med denna inställning kan du hämta en order skapad i Fortnox. När du skapar ordern i Serviceprotokoll finns ett fält för Integrationsreferens. Fyll i ordernumret från Fortnox och klicka sedan på “Hämta order”.

• Skicka fakturan direkt efter sändning.
  Fakturan går direkt från Fortnox med kundens fakturaleveranssätt i Fortnox, till exempel e-post eller e-faktura.när du skickat över ett serviceprotokoll eller en försäljningsorder. Som standard skickar du själv fakturan från Fortnox.
• Ta med serviceobjektens drifttid i ordertext.
  Lägger med drifttid/arbetstid från serviceobjektet i sammanfattningen för serviceprotokoll.
• Ta med kontaktpersons telefonnummer på er referens.
  Lägger till kontaktpersonens telefonnummer eller mobilnummer efter namnet i Er referens. Det skickas alltså som text i referensfältet, inte som ett separat telefonfält.
•  Sätt kundnamn i leveransnamn.
  Sätter leveransnamnet till kundnamn plus kostnadsställe.
• Använd kundens adress som leveransadress.
  Använder kundens adress som leveransadress i stället för anläggningens adress när order/faktura skickas.
• Ta med teknikerns namn på åtgärdersummeringen. (se exempelbild nedan)

• Sätt beställare som er referens.
  Markera om informationen i fältet Beställare ska skickas som Er referens istället för Kontaktperson. Är fältet Beställare tomt skickas kontaktpersonen. Se också kommentar ang Er referens som egendefinierat fält.
• Verifikationsserie
  Här anger du det verifikatsnummer som serien ska börja med, beroende på vad ni har för inställningar i Fortnox. Måste vara ifylld för att verifikationer ska kunna skapas. Se mer på Fortnox supportsida.
• Sätt undergrupp vid synkning.
  Sätter undergrupp på kunder och artiklar som synkas in från Fortnox. Slå på om synkade registerposter ska hamna i samma undergrupp som integrationen.
• Filtrera artiklar när order skickas
  Med denna inställning öppnas en popup där du kan välja vilka artiklar som ska skickas med till ordern. Standard är att alla är markerade och du bockar ur de artiklar som inte ska skickas. Klicka sedan på Skicka.
  Inställningen påverkar även utskrifter (när du klickat på Skriv ut på en order) så att du kan välja vilka artiklar som ska följa med på utskriften.

• Ta med ”Beskrivning: ”
  Lägger till etiketten Beskrivning: framför beskrivningstexten från arbetsordern. Fungerar tillsammans med ”Ta med beskrivning och fel/orsak”.
  Se bilderna 8 och 10 nedan.
• Ta med ”Åtgärder: ”
  Lägger till texten Åtgärder: framför åtgärderna från arbetsordern.
  Se bilderna 8 och 10 nedan.
• Ta med PDF vid skapande av order/faktura
  Utskriften av en order eller protokoll skickas med när du skickar den till Fortnox. Inga bifogade filer skickas med. Gäller endast vid ny order, inte om du uppdaterar en redan befintlig order.
• Lägg till projektsummering på försäljningsordrar
  Lägger in en projektsammanfattning på fakturan från försäljningsorder. Den innehåller projektinformation, budget/anbudssumma, fakturerat och kvar att fakturera. Gäller när försäljningsordern har projekt.

IGNORERA SUMMERING AV ARTIKELRADER FÖR…
Här specificerar du vilka artiklar som ni vill inte skall summeras om ni valt inställningen Summera artikelrader. Separera artiklarna med ; (semikolon). Exempel: 12;13;14

IGNORERA KOSTNADSSTÄLLEN VID AUTOIFYLLNING PÅ ARTIKELRADER
Här anger du kostnadställen som inte ska skickas med på artikelrader. Separera numrena med ; (semikolon). Exempel: 3101;3200;3301

SÄTT INTE PRIS FÖR ARTIKELNUMMER
Här anger du artiklar där priser endast sätts i Fortnox. Separera artiklarna med ; (semikolon). Exempel: 12;13;14

Inställningar för periodisering

Aktiverar periodisering när en försäljningsorder faktureras och ordern har periodstart. Systemet skapar då en periodisering i Fortnox. Vill ni inte att fakturor ska periodiseras i Fortnox klickar du ur valet ”Aktivera periodisering”.

Periodiseringskonto är förvalt till konto 2990 och Intäktskonto till 3990. Ändra dessa om ni använder andra kontonummer i Fortnox.