Integration med Fortnox

Med integration till Fortnox får ni automatiskt synkat kundregister och artikelregister. Beroende på vilka inställningar ni väljer ändras uppgifter i antingen serviceprotokoll.se eller Fortnox automatiskt.

När en service, order eller försäljning är gjort i serviceprotokoll.se så kan ni enkelt skicka över den till Fortnox via integrationen, antingen som en order eller direkt som faktura i Fortnox. När fakturan sedan blir fakturerad i Fortnox så rapporteras detta tillbaka och servicen, order eller försäljningen blir automatiskt markerad som fakturerad.

Serviceprotokoll stödjer också periodisering i Fortnox.

Så här lägger du till integrationen med Fortnox:

1. Logga in. Admin-rättigheter krävs.
2. Klicka på Lägg till integration längst ner på sidan Gruppinställningar.
3. Välj Fortnox.
4. Ställ in vilken Undergrupp integrationen gäller. Fältet syns inte om ni inte använder funktionen Undergrupper. Om du inte väljer en undergrupp gäller integrationen samtliga grupper.
5. Du skickas automatiskt vidare till Fortnox efter att du tryckt på spara och ombes att logga in samt godkänna integrationen där.
6. Gruppen är nu ihopkopplad med Fortnox och er integrationsnyckeln har lagts till automatiskt men kommer inte att synas, fältet Nyckel kommer fortsatt att vara blank. Synkning av kund- och artikelregister görs i bakgrunden och du kan fortsätta jobba med annat :).
7. Nu är det dags att göra de inställningar du vill ha. Hela listan med inställningar och förklaringar hittar du under Integrationsinställningar.

Behöver du senare göra ändringar i inställningarna klickar du på Fortnox under Integrationer på sidan Gruppinställningar.

Verkar kopplingen till Fortnox inte fungera?

Vid större uppdateringar av Fortnox kan man behöva autenticera integrationen igen. Det är snabbt gjort – läs instruktioner i artikeln Felmeddelanden i Fortnox.

Extern länk: status.Fortnox.se
På denna sida ser du aktuella driftsstörningar och planerade underhåll. Du kan prenumera på uppdatering.

Inställningar

Förklaringar för samtliga integrationsinställningar hittar du här

Ordertext

Här skriver du in den ordertext som ska följa med på samtliga ordrar som skapas i systemet. Ordertexten hamnar i fältet ”Fakturatext/Ordertext” i Fortnox. Du kan i inställningarna välja om ordertexten ska läggas överst.

Internfakturerad kund

Detta fält använder du om ni har flera bolag som har olika undergrupper och ni ska internfakturera mellan dessa bolag. Du kan bara ange en kund/bolag. Fältet syns inte om ni inte använder funktionen Undergrupper.

Angående synkning

Hur ofta synkas det?

Fakturor skapade i Serviceprotokoll synkas direkt. Ytterligare inställningar kan göras för omedelbar synkning. Se listan på integrationsinställningar.

Synkning körs varje timma. När senaste synkningen gjordes ser du genom att klicka på Fortnox under Integrationer på Gruppinställningar. Klicka på Synk om vill synka systemet en extra gång.

Välj vad som synkas

Vad som ska synkas och vad du vill få med kan du själva ställa in i integrationsinställningarna. Se lista på inställningar. Klicka på Fortnox under Integrationer på Gruppinställningar och sedan Ändra. Markera dina val och klicka på Spara.

Inaktiva artiklar synkas inte. Ta gärna bort dessa via artikelregistret om det inte är så många, det gör du snabbt genom att använda samlingsfunktionen. Ligger det inaktiva artiklar kvar på någon order som inte är färdig/fakturerad än bör du vänta med att ta bort artiklarna tills fakturan är skickad.

Angående ”Synka uppdaterade kunder”

När du väljer denna inställning händer detta när:

• du uppdaterar en kund i Fortnox. Då synkas allt från Fortnox över till Serviceprotokoll och skriver över alla fält på den uppdaterade kunden.
• du uppdaterar en kund i Serviceprotokoll. Då synkas allt från Serviceprotokoll över till Fortnox och skriver över alla fält på den uppdaterade kunden.
• du klickar på ”synka” längst ner på integrationssidan. Då synkas allt från Fortnox över till Serviceprotokoll och skriver över alla fält.

Angående företag / privatkund

När du lägger in ett personnummer på en kund kommer Fortnox att uppdateras med informationen att kunden är Privat.

Kunder där du angivit personnummer och satt till Privat i Fortnox kommer automatiskt att korrigeras till Privat om ni valt att synka uppdaterade kunder i integrationsinställningarna för Fortnox.

Moms

När det gäller moms – tänk på att i Fortnox välja inställningen Visa priser inkl moms = NEJ.

Angåenden synka artiklar

När du väljer Synka artiklar kommer Fortnox skicka över sina priser till Serviceprotokoll vid första synkningen. Efter det kommer artiklarna att uppdateras åt båda hållen. Du kan dock stoppa ändringar att skickas från Fortnox till Serviceprotokoll.se genom att välja inställningen ”Ignorera uppdateringar som sker i Fortnox”.

Fältet Kundens ordernummer

Har du information i fältet ”Kundens ordernummer” skickas det till fältet ”Ert ordernummer”.

Ang Försäljningsorder

När du skapar en försäljningsorder från avtal och ska fakturera denna i Fortnox så behöver du ha aktiverat ”Periodisering” i Fortnox för att detta ska gå. Detta gäller om man har en fakturaperiod på mer än 1 månad.

Här finns instruktioner kring hur du använder periodisering i Fortnox: https://support.fortnox.se/produkthjalp/bokforing/periodiseringar#installningar-periodiseringar

Fortnox och adresser

Fältet Fakturaadress i Serviceprotokoll skickas till Fortnox som besöksadress.

Fältet Besöksadress skickas till Fortnox som leveransadress.

När du uppdaterar en fakturaadress i Fortnox krävs det att det finns en adress i Serviceprotokoll, annars sker ingen uppdatering i Serviceprotokoll.

Integrationsreferens

När en order är skickad till Fortnox läggs en integrationsreferens till på aktuell order. Klicka på numret för att öppna orderbekräftelsen.

Skapar ni ordrar i Fortnox kan ni välja inställningen Skapa order från referens. Läs mer om funktionen under Integrationsinställningar.

Se faktura utan att logga in i Fortnox?

Gå längst ner på en arbets- eller serviceorder och klicka på Visa faktura om du vill slippa logga in i Fortnox för att se fakturan.

Koppla egna fält till Fortnox

Koppla ”Er referens” eller ”Referens”

Fältet Er referens i Fortnox kan kopplas till Serviceprotokoll genom att skapa ett egendefinierat fält med namnet ”Er referens” alt ”referens”. Du måste namnge fältet EXAKT så. Det som skrivs i fältet skickas alltså till Er referens i Fortnox.

Fältet ”Referens” är överordnat ”Er referens”. Har ni båda fälten kommer ”Referens” att skriva över ”Er referens”, även om den bara finns på kund/anläggning.

Er referens kan finnas på anläggning, kund, serviceorder, arbetsorder och försäljningsorder. Du behöver därför skapa egendefinierade fält för varje funktion du vill ska kopplas till Fortnox på detta sätt.

Er referens hämtas från ordern, anläggningen eller kunden – i den ordningen. Alltså: finns det en på ordern skickas den med till Fortnox, om inte söker systemet om det finns en referens på anläggningen, finns ingen på anläggningen så tas den från kunden.

Finns ingen Er referens på kunden hämtas beställare på ordern i första hand och i sista hand kontaktperson.

Läs mer om hur du skapar egendefinierade fält.

Gäller om du har inställningen ”Sätt beställare som er referens”

Har du inställningen ”Sätt beställare som er referens” och det finns en beställare på ordern hämtar systemet det namnet först, saknas namn på beställare blir det kontaktpersonens namn på ordern.

Sen efter det, om systemet hittar en match på ”Er Referens” hämtas det namnet istället, i den angivna ordningen dvs ordern, anläggningen eller kunden.

Koppla fält ang leveransinformation på försäljningsorder, arbetsorder och serviceorder

Leveransdatum förs över till Fortnox, detta gäller oavsett om ni använder order eller faktura i Fortnox.

Har du skapat egendefinierade fält på försäljningsorder, arbetsorder och/eller serviceorder för Leveransvillkor och Leveranssätt förs innehållet i dessa också över.

Notera att förslagen i fälten Leveransvillkor och Leveranssätt behöver skrivas exakt som koderna du har angivit i Fortnox, dvs det som ligger i fältet Kod i Inställningar – Fakturering – Leveranssätt och Leveransvillkor i Fortnox. Koderna i Fortnox är alltid med VERSALER och får inte innehålla mellanslag.

Koppla fält för lägenhetsnummer på leveransadress

Om du skapar ett egendefinierat fält kallat “Lgh” läggs det till på adressrad 1 när du skickar till Fortnox.

• Exempel: Har du angivit 112 i fältet Lgh och den befintliga leveransadressen är Katrinedalsgatan 53 skrivs det ut som: Katrinedalsgatan 53, Lgh 112.

Villkor: Du måste ha skrivit in en leveransadress i adressrad 1. Du kan alltså inte endast fylla i fältet Lgh och få med det till Fortnox.

Angående leverantörsfaktura från Crown

När en EDI-filen kommer in från Crown kommer det samtidigt en PDF-fil. Denna PDF läggs till leverantörsfakturan som en bifogad fil i mappen ”pdf” i Fortnox.

Läs mer ang leveransinställningar på Fortnox Support: https://support.fortnox.se/produkthjalp/fakturering/installningar-leveranssatt-och-leveransvillkor

Integrationsinställningar

Förklaringar för samtliga integrationsinställningar hittar du här