Under menyn Service hittar du Avtal. Här skapar du era avtal, genererar försäljningsordrar, ställer in om fakturor ska autogenereras, laddar upp dokument kopplade till avtalet mm.
Avtal kan också genereras direkt från en Offert eller skapas genom att duplicera ett befintligt avtal. Länk för det hittar du längst ner på avtalet du vill kopiera.
Avtal kan användas om du vill ge en kund rabatt i procent eller ett fast pris på en enskild artikel under en längre tid.
Vill du ge rabatt på en artikelgrupp använder du Rabattbrev istället. Rabattbrev kan också kopplas till ett avtal.
På startsidan för Avtal kan du skapa nya avtal, se lista över befintliga avtal och editera dessa samt exportera/ladda hem en lista över avtalen.
Innan du börjar använda avtal
Börja med att lägga upp era avtalsvarianter som artiklar i Artikelregistret. Alla ordrar, serviceprotokoll, serviceobjekt och modeller kopplade till avtalet listas då under den artikeln.
Här några exempel på hur våra kunder namnger sina avtalsartiklar: Kvartalsserviceavtal, Hyresavtal lägenhet, Standardavtal, L-1020, A-01 …
Vill du använda avtalstyper lägger du till dessa. Instruktioner finns längre ner på denna sida.
När det finns avtal med fakturadatum som närmar sig ser du det genom ett rött ! i menyn, så du inte missar att skicka fakturan/generera försäljningsorder.
Här går vi igenom de olika fälten för ett nytt avtal
Namn
Välj ett namn på avtalet. Förslagsvis något som beskriver vilken typ av avtal det är. Detta är ett obligatoriskt fält.
Välj kund
Skriv kundens namn i rutan eller klicka på förstoringsglaset i sökrutan för att söka mer detaljerat. Bra om du har många kunder med lika namn!
Sökfunktionen hjälper dig att leta rätt på befintliga kunder.
Finns inte kunden med i listan skriver du kundens namn, så läggs kunden automatiskt till i Kundregistret.
Anläggning
Sökfunktionen hjälper dig att leta rätt på kundens befintliga anläggningar. Finns inte anläggningen med i listan skriver du anläggningens namn, så läggs anläggningen automatiskt till.
Kundens ordernummer
Här kan du ange kundens ordernummer.
Start
Här skriver du in datum för avtalets start.
Slut
Här skriver du in datum för avtalets slutdatum.
Fakturaperiod
Ange faktureringsintervall, t ex 3-månader. Kan ställas in för automatisk hämtning under Artikelinställningar inloggad som admin.
Ev. egendefinierade fält
Skapade egna fält visas här. Välj alternativ/förslag i dropdown-listan eller skriv in ny text. Egendefinierade fält skapar du under Avtalsinställningar inloggad som admin.
Kostnadsställe
Fylls i om så önskas.
Rabattbrev
Om du vill koppla ett rabattbrev till avtalet anger du namnet på rabattbrevet här. Sätt markören i fältet som listas alla befintliga rabattbrev.
Ett avtal övertrumfar alltid ett rabattbrev. Dvs. finns samma artikel på båda ställena är det avtalets pris som hämtas.
Beskrivning
Fält för beskrivning av avtalet, villkor mm.
Om avtalet inte gäller ett serviceobjekt kan du fylla i de tre kommande fälten.
När du lägger till artiklar på en order som finns med på ett avtal med kunden listas artiklarna i ett eget val – ”Med avtal”.
Rabatterade artiklar
Här anger du rabatterade artiklar för avtalet. Dessa ersätter priserna på artiklarna när de används i ordrar.
Ändrar du avtalade priser på artiklarna slår det igenom på ordrar direkt under förutsättning att:
- Det inte ligger en bokning på ordern.
- Serviceordern inte är påbörjad.
- Avtalstiden inte har passerat när nästa service skapas för ett serviceobjekt.
Faktureras
Här anger du artiklar som ska faktureras varje tidsperiod. Vanligtvis en fast summa i form av en artikeln benämnd supportavtal, hyresavtal eller liknande.
Inkluderas
Artiklar som är inkluderade i avtalet. Dessa kan t.ex. vara supporttid. Exempel: 5 timmar av artikeln supporttid. När avtalet genererar en försäljningsorder så kontrolleras detta antal automatiskt och eventuellt överskridande antal blir fakturerat.
Lägg till ett Serviceobjekt
Här kopplar du det eller de serviceobjekt som eventuellt ska ingå i avtalet. För varje serviceobjekt anger du artiklar, sådana som ska rabatteras, inkluderas och/eller faktureras.
Du får upp listan på era serviceobjekt. Finns inte serviceobjektet i listan klickar du på +Lägg till serviceobjekt och fyller i uppgifter om det nya serviceobjektet.
Inkluderat per räkneverk
För Serviceobjekt finns också möjlighet att lägga till villkor för ett räkneverk i avtalet. Här anger du artiklar som ingår per räkneverk.
Exempel: ett avtal för en kopiator inkluderar 1000 sidor färgat och 1000 sidor svartvitt.
Spara
När du sparat avtalet kan du välja att:
- Generera en försäljningsorder. Du skickas vidare till Försäljningsordern och kan därifrån skicka till ert bokföringsprogram.
- Ladda upp dokument
- Aktivera automatisk fakturagenerering. Om du vill att det skapas en försäljningsorder automatiskt med de intervall du angett under Fakturaperiod klickar du på denna knapp efter att första försäljningsordern skapats.
- Se historik för avtalet
Aktivera automatisk fakturagenerering
Denna funktion genererar en försäljningsorder med det intervall som du angivit för avtalet. Vad som kommer med på försäljningsordern är det som står under ”faktureras” på avtalet. Observera att fakturan inte skickas automatiskt utan du måste fortfarande gå in på försäljningsordern och välja att skicka till ert bokföringsprogram.
På försäljningsordern ser du från vilket avtal ordern genererats och avtalstid (status).
För att aktivera funktionen krävs organisationsnummer och faktureringsepost på kunden.
Exempel:
Serviceprotokoll.se faktureras varje kvartal, alltså var 3:e månad. Då faktureras avgift 500kr/mån för 3 månader framåt. Då har vi alltså:
Licensavgift 500:- x 3 = 1500:- för en (1) användare.
Nästa fakturadatum ser du dels på avtalet (se bild 2) dels i listvyn. Om datumet för nästa faktura passerat blir datumet rödmarkerat (se bild 4). Försäljningsordern skapas på natten till fakturadatum.
Funktionen kan stängas av genom att på in på avtalet och välja Inaktivera automatisk fakturagenerering.
Dessutom listas på avtalet:
- Uppladdade dokument
- Genererade försäljningsordrar
- Arbetsorder utförda under avtalstiden
- Service utförd under avtalstiden
Exportera lista över avtal
Klicka på Export/Ladda ner-symbolen så skapas en csv-lista över alla aktuella avtal som innehåller artiklar.
Önskar ni få med annan eller ytterligare information i exporten – kontakta oss!
Information till administratören
Rättigheter för användare som berör avtal
Visa, Ändra, Skapa, Ta bort, Generera försäljningsorder, Ta bort uppladdade filer
Avtalsinställningar
Ställ in standardfakturaperiod (antal månader)
Skapa egendefinierade fält. Ge fältet en rubrik och skapa eventuellt förslag.
Du kan också ställa in om det ska krävas organisationsnummer och faktureringsepost för autogenerering.
Avtalstyper
OBS! Funktionen är under utveckling så alla delar är ännu inte på plats. När allt är klart kommer du att se avtalstypen du valt förutom på serviceobjekt också på order och kundposten.
Skapa egna avtalstyper för att lättare kunna se vilken typ av avtal som berör ett serviceobjekt.
För att skapa avtalstyper krävs admin-rättighet.
Gör så här:
- Gå till Gruppinställningar – Avtalsinställningar för att ange avtalstyperna ni vill använda.
- Ange ett namn.
- Välj en färg. Systemet ger förslag på färg. Klicka på färgfältet om du vill ändra färgen. Färgen visas som en prick efter namnet på typen.
På avtalet finns nu ett nytt fält med en dropdown-lista med dina avtalstyper.
