Kontakta våra säljare och utbildare om du vill ha råd och hjälp.
1. Skapa ett konto
Gå in på vår hemsida och skapa ett gratis testkonto. Det gäller i 30 dagar. Väljer du att fortsätta med serviceprotokoll.se hjälper våra säljare dig att starta ett aktivt konto och komma igång.
Du kan självklart också kontakta våra säljare så säter de upp ett konto åt dig.
Den som skapar kontot för ett företag (en grupp kallar vi det) får automatiskt admin-rättigheter. Med admin-rättigheter kan du anpassa serviceprotokoll.se, integrera med affärssystem, lägga till (aktivera) användare, göra inställningar för användaren ska kunna göra och se i systemet, ladda upp olika register mm. En admin kan också ge admin-rättigheter till andra i sin grupp.
2. Kolla runt i systemet
Finns de funktioner du behöver? I test-kontot finns vissa redan gjorda inställningar, ibland passar de direkt, för andra behövs en rad inställningar göras. Alla funktioner är inte aktiverade i gratis-månaden. Många funktioner aktiveras genom att ställa in användarrättigheter.
Ställ in rättigheter för era användare.
3. Koppla till ert ekonomi-system
Vanligtvis hjälper vi till med detta i samband med er uppstart. När det gäller vissa affärssystem är det helt nödvändigt. Gäller t ex vissa varianter av Visma och PE-accounting.
Det finns för de flesta ekonomisystem en rad inställningarsmöjligheter för kopplingen mellan serviceprotokoll och ert affärssystem.
Så här gör du för att integrera med och ställa in Fortnox.
Integration med Visma E-ekonomi
Lista på alla affärs- och ekonomisystem vi erbjuder integration med
4. Ladda upp era register
Vill. du göra det själv börja med att ladda ner de xlsx-fil du behöver på sidan Ladda upp register. Länk till sidan hittar ni längst ner på sidan Gruppinställningar.
Viktigt! Läs mer om att Ladda upp register.
4.1 Kundregistret först!
Börja alltid med kundregister om ni har ett sådant. När du är klar med kundregistret kan du ladda upp register över deras Anläggningar och Kontaktpersoner och sedan mata på md övrigt.
4.2. Ladda upp eller skapa servicemallar
Har du serviceprotokoll sedan tidigare kan du utgå från en sådan när du skapar servicemallar.
För att göra det snyggt och om ni har många servicepunkter skapar ni först en header där ni beskriver vilken del av servicen punkterna omfattar.
Mallen kan ändras på det enskilda serviceobjektet.
Vill ni ha hjälp att skapa servicemallarna? Kontakta oss eller varför inte fråga ett företag ni samarbetar med och som redan skapat servicemallar som passar er. De kanske kan tänka sig att exportera sina mallar och erbjuda er.
4.3 Lägg till era serviceobjekt
Är era serviceobjekt ofta samma modell/fabrikat? Använd då gruppens modeller. Har du redan kopplat era serviceobjekt till Modeller börjar du med att ladda upp filen med modellerna. Börja med själva modellerna och om ni har delar på modellerna tar du dem i steg 2.
Använder ni en modelldatabas kallas modeller för Gruppens modeller för att särskilja det från modeller som finns i Modelldatabasen.
Lägg till eller ladda upp filen med serviceobjekt och eventuella delar på serviceobjekt. Börja alltid med själva objekten.
Så här lägger du till serviceobjekt.
4.3.1 Arbetsgång om ni använder modeller
- Skapa en modell för att återanvända på serviceobjekt. Ange om dessa är drifttidsbaserade. Finns det mätare?
- Lägg till serviceintervall. Finns det delar som alltid följer med när du gör en service? Lägg till dessa på intervallet.
- Lägg till ev. servicepunkter. Välj en färdig servicemall i dropdown-listan eller skapa en ny. Servicepunkterna kan ändras här utan att det påverkar själva mallen.
- Ladda eventuellt upp dokument, pdf:er, mobilfoton …
- Spara.
- Gå till kunden – gå längst ner och klicka på Lägg till serviceobjekt
Rekommendation: använd guiden för att underlätta uppläggningen av serviceobjektet.
4.3 Lägg till ert Artikelregister
Skapa eller ladda upp ert artikelregister och därefter priser på artiklarna.
Ange vilka artiklar som är era Tidsartiklar (om ni använder funktionen Tidsrapport) och skapa ev. artikelgrupper. Artikelgrupper gör att du kan skapa Rabattbrev.
Ställ in Tidsartiklar (punkt 9)
5. Leverantörer
Ange vilka EDI-kopplingar du vill använda. De olika leverantörerna har lite olika krav men oftast är det kundnummer som ska anges samt att du tar kontakt mer er säljare hos leverantören för att meddela att ni vill koppla till leverantören. Lägg till leverantörerna i leverantörsregistret och ge dem id-nummer.
Här finns lista på leverantörer samt instruktioner.
6. Lägg till användare
6.1 Skapa rättighetsmallar
Skapa en mall för användarrättigheter, dvs vad era medarbetare ska kunna se och göra i systemet. Du kan skapa flera mallar, t ex en för teknikerna som bara utför arbetsordrar, en för serviceteknikerna, en för den administrativa personalen, en för verktyg som ska kunna bokas …
Så här ställer du in arbetstider, anställningsnummer mm
Så här lägger du till användare
Hantera rättigheter och skapa mallar
Alla användare kan ställa in sådant som språk, ange mobilnummer, välja vilka notifikationer hen vill ha mm.
7. Utskrifter
Lägg in er adress, logga, org nr mm som behövs för era utskrifter (pdf). Det är också möjligt att skapa egna utskriftsmallar om våra standardmallar inte passar era behov. Kräver kunskap i word/docx.
Läs mer om hur du ställer in era Utskrifter
Lär hur du skapar egna utskriftsmallar
8. Anpassa systemet till era behov
Gå igenom modulinställningarna, ni hittar dem på sidan Gruppinställningar, och välj vilka som ska aktiveras. Information för administratörer om modulinställningar finns längst ner på alla sidor som beskriver ordrar och funktioner men det finns också en länklista under Grupp- och modulinställningar.
Nu kan du börja skapa ordrar! Under menyn Utför – Att göra samlas alla ordrar ni skapar. Att göra är startpunkten för din arbetsdag.
Planera upp arbetet i Planeraren
9. Extra funktioner som vi aktiverar
Några få funktioner behöver du kontakta oss för att aktivera.
Det gäller:
Statistik
Klink
Läcksökning
Service (om du valt att endast teckna avtal om Arbetsorder).
Nä vi aktiverat funktionen behöver du (eller annan admin) gå in på de användare som ska kunna använda funktionen och sätta rättigheter på funktionerna.
