1. Hem
  2. Kom igång
  3. Uppstartshjälp

Uppstartshjälp

1. Skapa ett konto

Ett Admin-konto ingår i systemet. Det läggs automatiskt på den som skapar ert konto. Lägg bara till admin. före användarnamnet. Samma lösenord används för att logga in på både användar- och admin-konto.

Använd admin-kontot för att anpassa serviceprotokoll.se, integrera med affärssystem, lägga till (aktivera) eller inaktivera användare, göra inställningar för användare, lägga till leverantörer, ladda upp olika register mm.

2. Koppla till ert ekonomi-system

Välj vilka inställningar ni vill ha för kopplingen mellan serviceprotokoll och ert affärssystem.

Så här gör du för att integrera med och ställa in Fortnox.

Inställningsmöjligheter för Visma – länk kommer

Lista på alla affärs- och ekonomisystem vi erbjuder integration med.

3. Ladda upp era register

Börja med att ladda ner de xlsx-fil ni behöver på sidan Ladda uppregister. Länk till sidan hittar ni längst ner på startsidan när ni loggat in med admin-kontot.

Läs mer om att Ladda upp register.

3.1. Lägg in era kunder

Har ni redan ett kundregister kan ni ladda upp detta. När du är klar med kundregistret kan du ladda upp register över deras Anläggningar och Kontaktpersoner.

Läs mer om Kundregistret

3.2. Ladda upp eller skapa servicemallar

Har ni serviceprotokoll att tillgå kan ni utgå från en sådan när du skapar servicemall.

För att göra det snyggt och om ni har många servicepunkter skapar ni först en header där ni beskriver vilken del av servicen punkterna omfattar.

Mallen kan ändras på det enskilda serviceobjektet.

Vill ni ha hjälp att skapa servicemallarna? Kontakta oss eller varför inte fråga ett företag ni samarbetar med och som redan skapat servicemallar som passar er. Då kan de exportera sina mallar och erbjuda er.

Läs mer om servicemallar

3.3 Lägg till era serviceobjekt

Är era serviceobjekt ofta samma modell/fabrikat? Använd då gruppens modeller. Har ni redan kopplat era serviceobjekt till Modeller börjar ni med att ladda upp filen med modellerna. Börja med själva modellerna och om ni har delar på modellerna tar ni dem i steg 2.

Använder ni en modelldatabas kallas modeller för Gruppens modeller för att särskilja det från modeller som finns i Modelldatabasen.

Läs om Modeller.

Lägg till eller ladda upp filen med serviceobjekt och eventuella delar på serviceobjekt. Börja alltid med själva objekten.

Så här lägger du till serviceobjekt.

3.3.1 Arbetsgång om ni använder modeller
  • Skapa en modell för att återanvända på serviceobjekt. Ange om dessa är drifttidsbaserade. Finns det mätare?
  • Lägg till serviceintervall. Finns det delar som alltid följer med när du gör en service? Lägg till dessa på intervallet.
  • Lägg till ev. servicepunkter. Välj en färdig servicemall i dropdown-listan eller skapa en ny. Servicepunkterna kan ändras här utan att det påverkar själva mallen.
  • Ladda eventuellt upp dokument, pdf:er, mobilfoton …
  • Spara.
  • Gå till kunden – gå längst ner och klicka på Lägg till serviceobjekt

Rekommendation: använd guiden för att underlätta uppläggningen av serviceobjektet.

3.3 Lägg till ert Artikelregister

Skapa eller ladda upp ert artikelregister och därefter priser på artiklarna.

Ange vilka artiklar som är era Tidsartiklar (om ni använder funktionen Tidsrapport) och skapa ev. artikelgrupper. Artikelgrupper gör att ni kan skapa Rabattbrev.

Ställ in Tidsartiklar (punkt 9)

Skapa ett Rabattbrev.

4. Leverantörer

Ange vilka EDI-kopplingar ni vill använda. De olika leverantörerna har lite olika krav men oftast är det kundnummer som ska anges samt att ni tar kontakt mer er säljare hos leverantören för att meddela att ni vill koppla till leverantören.

Här finns lista på leverantörer samt instruktioner.

5. Lägg till användare

5.1 Skapa rättighetsmallar

Skapa en mall för användarrättigheter, dvs vad era medarbetare ska kunna se och göra i systemet. Ni kan skapa flera mallar, t ex en för teknikerna som bara utför arbetsordrar, en för serviceteknikerna, en för den administrativa personalen, en för verktyg som ska kunna bokas …

Så här ställer du in arbetstider, anställningsnummer mm
Så här lägger du till användare
Hantera rättigheter och skapa mallar

Alla användare kan ställa in sådant som språk, ange mobilnummer, välja vilka notifikationer hen vill ha mm.

Läs om Kontoinställningar

6. Utskrifter

Lägg in er adress, logga, org nr mm som behövs för era utskrifter (pdf).

Läs mer om hur du ställer in era Utskrifter

7. Anpassa systemet till era behov

Gå igenom modulinställningarna, ni hittar dem på sidan Gruppinställningar, och välj vilka som ska aktiveras. Information för administratörer om modulinställningar finns längst ner på alla sidor som beskriver ordrar och funktioner men det finns också en länklista under Grupp- och modulinställningar.

Nu kan du börja skapa ordrar! Under menyn Utför – Att göra samlas alla ordrar ni skapar. Att göra startpunkten för din arbetsdag.

Skapa Arbetsorder

Skapa Serviceorder

Planera upp arbetet i Planeraren

Senast uppdaterad 23 mars 2023

Hittade du vad du sökte i artikeln?

Fler artiklar i ämnet

Behöver du hjälp?
Vi hjälper dig.
Kontakta supporten